Kiểm soát quy trình bán hàng

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Nội dung kiểm tra

– Các chức năng cơ bản trong quy trình
– Mục tiêu của quy trình
– Rủi ro của quy trình
– Cơ chế kiểm soát áp dụng
– Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng
– Hệ thống chứng từ trong quy trình
– Quy chế nghiệp vụ bán hàng

Mô hình công ty nghiên cứu
– Công ty sản xuất
– Quy mô vừa
– Sản xuất hàng công nghệ
– Cơ cấu tổ chức công ty :
+ HĐTV
+ Ban kiểm soát
+ Tổng Giám Đốc
+ Kiểm toán nội bộ
+ BP Tiếp thị & bán hàng
+ BP Tài chính – Kế toán & IT
+ BP hành chánh – Nhân sự
+ BP sản xuất
+ BP Vật tư – mua hàng
+ BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng…)
+ Đội xe tải
+ Và 3 BP : Kho, quỹ, bảo vệ

Các chức năng cơ bản

– Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng
– Thu tiền
– Ghi nhận – báo cáo

Mục tiêu của quy trình

– Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời
– Thu tiền : thu bằng nộp trước
– Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu

Mục tiêu của việc bán hàng :
– Bán đúng :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng
– Bán đủ : đủ số lượng đã thỏa thuận
– Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết

Mục tiêu của việc thu tiền :
– Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
– Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu
– Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo
– Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu
(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng

Rủi ro của quy trình

– Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời
– Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời
– Ghi nhận & báo cáo : không….

Các cơ chế kiểm soát

– Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản

– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

Một số rủi ro

– Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)
+ Đánh giá uy tín
+ Duyệt hạn mức tín dụng
+ Phân tích tuổi nợ
+ Nếu bán hàng lần đầu

– Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu
+ Phê duyệt giá bán
+ Cập nhật giá mới

– Giao hàng trể
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng
+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng

– Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
+ Khách hàng ký duyệt mẩu hàng
+ Đối chiếu đơn đặt hàng
+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

– Phát hành hoá đơn sai
+ Phê duyệt hoá đơn
+ Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho

– Tiền bán hàng bị lạm dụng :
+ Định kỳ đối chiếu công nợ
+ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

– Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép
+ Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro

– Các báo cáo về :
+ Các đơn hàng chưa thực hiện
+ Các số dư phải thu quá hạn
+ Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho
– Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng
– Phân tích tỷ lệ lãi gộp
– Phân tích vòng quay hàng tồn kho
– Giám sát số ngày thu tiền bình quân

Hệ thống chứng từ căn bản

– Đơn đặt hàng
– Phiếu xuất kho
– Hoá đơn
– Phiếu thu/Báo có ngân hàng

Quy trình nghiệp vụ Thể hiện qua chứng từ

– Chứng từ là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp,vụ đã phát sinh và đã hoàn thành
– Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau :
+ Thông qua các chữ ký
+ Thông qua số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quan

Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

– Thể hiện qua chứng từ :
+ Chứng từ có mấy chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào
+ Ký để làm gì

– Thể hiện qua số liên :
+ Phát hành mấy liên
+ Cho những ai ở đâu
+ Để làm gì

Đơn đặt hàng

– Ai phát hành : Khách hàng phát hành
– Chữ ký :
+ Chứng từ có mấy chữ ký : Ít nhất là 2 chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền
+ Ký để làm gì :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán
– Số liên :
+ Mấy liên : 2 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng
-> 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho

– Phiếu xuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành
– Chữ ký
+ Chứng từ có mấy chữ ký : 5 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)
-> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)
-> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
– Số liên :
+ Phát hành mấy liên : 4 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì
-> 1 liên gốc lưu tại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu
-> 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho
-> 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
-> 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

Hoá đơn của Bộ tài chính

– Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán
– Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 3
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)
-> Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)
-> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)
– Số liên :
+ Mấy lên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)
-> 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng
-> 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu

Phiếu thu

– Ai phát hành : Bộ phận kế toán
– Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 4 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì
-> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng
– Số liên :
+ Mấy liên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu
-> 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền
-> 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền

Tóm tắt

– Xác định các chức năng quy trình
– Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát
– Xác định rủi ro có thể có
– Đưa ra cơ chế kiểm soát thích hợp
– Quy trình được thể hiện qua chứng từ
– Trên cơ sở đó soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm những nội dung trên để những bộ phận và cá nhân có liên quan cùng thực hiện

Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.

Thiết lập cơ chế kiểm soát

Cơ chế kiểm soát là gì?– Là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro.
– Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.

Một số thủ tục kiểm soát căn bản

– Phê duyệt
– Định dạng trước
– Báo cáo bất thường
– Bảo vệ tài sản
– Bất kiêm nhiệm
– Sử dụng chỉ tiêu
– Đối chiếu
– Kiểm tra & theo dõi

1. Thủ tục phê duyệt
– Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh
– Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty

Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định :
– Quy định về cấp phê duyệt
– Quy định về cơ sở của phê duyệt
– Quy định về dấu hiệu của phê duyệt
– Quy định về cấp ủy quyền

Đối với thủ tục này cần lưu ý :
– Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.
– Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
– Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

2. Thủ tục định dạng trước

– Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý.
– Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ.
– Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
-> Ai được phép thay đổi các định dạng này?

Một số ví dụ :
– Chỉ khi tất cả các thông tin hiển thị trên màn hình được trả lời, máy tính mới xử lý tiếp
– Mã hóa tất cả các loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản cố định,…
– Xét duyệt trên máy tính
– Máy tính tiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch)….

3. Thủ tục báo cáo bất thường

– Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp…(“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)
– Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc
– Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp

– Thế nào là “bất thường”, cụ thể :
+ Các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định
+ Các nghiệp vụ ngoại lệ
+ Những bất hợp lý
+ Những vấn đề chưa từng xảy ra , đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn
+ Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống….
– Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện. Nhưng phần lớn do con người thực hiện

– Nhiều công ty xem những báo cáo bất thường này là những đóng góp có giá trị cho công ty và họ đã đề ra những chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc…cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc.
– Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của công ty

Cần lưu ý :
– Báo cáo kịp lúc
– Cụ thể hoá thế nào là bất thường, thế nào là bát hợp lý, thế nào là đáng lưu ý
– Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các bất thường này
– Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

4. Thủ tục bảo vệ tài sản

Là tập hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị :
– Mất mát
– Lãng phí
– Lạm dụng
– Hư hỏng
– Phá hoại

Ví dụ :
– Hạn chế tiếp cận tài sản : hệ thống kho bãi, password máy tính…
– Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty
– Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security
– Kiểm kê tài sản
– Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn …

5. Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

– Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective)
– Lượng hoá tất cả những objective mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành ………. và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này
– Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn
– Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)

– Chỉ tiêu phải có tính khả thi
– Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu
– Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu
– Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập
– Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Một số ví dụ :
– Salesmen & Doanh số
– Khoán chi phí ĐTDĐ
– Khoán vhi phí thủ tục hải quan …

6. Thủ tục bất kiêm nhiệm

Đây là việc tách biệt giữa 4 chức năng :
– Phê duyệt
– Thực hiện
– Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…)
– Ghi nhận (kế toán,…)
Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận

– Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu
– Phải chỉ ra được các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ

-> Các nhân viên cấu kết với nhau

7. Thủ tục đối chiếu

– Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng/ban/bộ phận trong doanh ngiệp
– Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ
– Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ

Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong tực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ
Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo

Cần lưu ý :
– Đối chiếu kịp thời
– Cần điều tra rõ nếu có khác biệt
– Phải có người theo dõi việc đối chiếu
– Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn

8. Thủ tục kiểm tra & theo dõi

– Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”
– Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi
– BGĐ giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra & theo dõi (thường là kiểm toán nội bộ)
– Giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng
– Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá “

Cần lưu ý :
– Bạn không thể xem xét mọi thứ -> Thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro Ban giám đốc quan tâm
– Phát hiện các dấu hiệu bất thường -> Cần điều tra và đưa trách nhiệm rõ ràng
– Định ký & đột xuất xem xét -> Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng quý hay bất kỳ?

Tính ngăn ngừa & tính phát hiện của thủ tục kiểm soát

– Tính ngăn ngừa
+ Thực hiện trước, trong khi nghiệp vụ phát sinh
+ Thường do các phần hành thực hiện
+ Tác dụng ngăn ngừa không cho rủi ro xảy ra
– Tính phát hiện
+ Thực hiện sau khi các nghiệp vụ phát sinh
+ Tổng thể cho mọi ngiệp vụ, thường do các nhân viên ở vị trí có tầm nhìn tổng hợp hoặc các cấp lãnh đạo thực hiện
+ Tác dụng phát hiện rủi ro khi chúng xảy ra
+ Công cụ chủ yếu : kế hoạch, báo cáo, chỉ số tổng hợp

Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát

– Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp
– Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)
– Có thể sử dụng một cơ chế hay phối hợp một số cơ chế để kiểm soát một rủi ro
– Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro

Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.