F8.Quản lý Hệ thống và Quy trình

 

 

 

 

 

 

 

1.Quản lý hệ thống và quy trình là gì?

ü            Có khả năng đưa ra những quyết định hiệu quả và đúng lúc dựa  trên việc kết hợp những phân tích,”sự khôn ngoan trong kinh doanh”, kinh nghiệm và những đánh giá.

ü            Ra những quyết định khó một cách đúng lúc, thậm chí đôi khi những quyết định được đưa vào thời hạn chặt chẽ.

ü            Cố gắng hiểu người khác và các dữ liệu trước khi đưa ra đánh giá và hành động.

ü            Tạo dựng sự tự tin về khả năng ra quyết định của nhân viên.

 

 

 

 

 

 

 

Bảng phân cấp Năng lực

“Quản lý hệ thống và quy trình”

Cấp 1	Kiến thức/ kỹ năng cơ bản/ nền tảng
– Giám sát các hệ thống và quy trình đơn giản, đảm bảo rằng kết quả đạt được như mong muốn và công việc được phối hợp tốt.- Quản lý một cách hiệu quả những hoạt động tương đối đơn giản và có những điều chỉnh để cải thiện chức năng hoạt động.
Cấp 2	Kiến thức/ Kỹ năng làm việc
– Quản lý một cách chu đáo và có tính hệ thống những quy trình, hệ thống tương đối phức tạp.- Xác định được những thước đo chủ chốt cho hiệu quả và hiệu suất của các hệ thống và quy trình làm việc. – Sử dụng những dữ liệu để rà soát, chỉnh sửa những nguyên tắc làm việc và tối ưu hóa chức năng của hệ thống.
Cấp 3	Kiến thức/ kỹ năng làm việc tốt
– Thiết kế và quản lý các hệ thống và quy trình phức tạp một cách hiệu quả.- Nhạy bén trong việc tìm ra những thước đo (liệu pháp) có thể mang lại những dữ liệu hữu ích nhất cho việc quản lý các hệ thống và sử dụng những thước đo đó để cải tiến hiệu quả và hiệu suất của dự án. – Phát triển và thực hiện những chiến lược, hoạt động và thủ tục cho phép người nhân viên đó có thể quản lý các quy trình với ít sự can thiệp cá nhân nhất.
Cấp 4	Một chuyên viên giỏi
– Thiết kế, quản lý, giám sát, cải tiến và đơn giản hóa những hệ thống và quá trình phức tạp nhất, bao gồm những đơn vị kinh doanh và những chức năng chính một cách thành thạo, chuyên nghiệp.- Dự đoán và cân nhắc những vấn đề liên quan đến quy mô và tác động qua lại khi đánh giá hệ thống hiện tại và phát triển một hệ thống mới. – Làm việc nhóm một cách có hiệu quả. – Chứng tỏ mức độ cam kết cao đối với việc cải thiện kết quả và đạt được thành công thông qua việc uỷ quyền và quản lý bằng thông tin.

 

Tuy nhiên, mặt tiêu cực của việc quá chú trọng đến quản lý các hệ thống và quy trình là bạn có thể bị xem là quá cứng nhắc hoặc kiểm soát quá chặt; có thể không cập nhật thông tin về công việc hoặc chậm thay đổi và bị bất ngờ trước những biến cố có ảnh hưởng xấu; có thể không thân thiện với cấp dưới và bị xem là khó gần, khó nói chuyện.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm  và thực hiện

ü      Chúng tôi có thể làm việc mà không cần đến hệ thống nào trong số những hệ thống hiện tại của chúng tôi không?

ü      Liệu các quy trình làm việc của chúng tôi có đảm bảo chất lượng cho công việc và kết quả không?

ü      Liệu các nhóm của tôi có những cách tiếp cận các quy trình của riêng họ để hướng tới mục tiêu hay không?

ü      Nếu một nhân viên nào đó ở bên ngoài nhóm của chúng tôi đánh giá kết quả làm việc của chúng tôi, liệu họ có biết được mục tiêu của chúng tôi là gì không?

ü      Tôi mất bao nhiêu thời gian để phát hiện ra những vấn đề nảy sinh trong hệ thống làm việc của chúng tôi?

ü      Hiện tại có những vấn đề gì liên quan đến cơ cấu tổ chức của chúng tôi?

ü      Nghiên cứu tình hình hiệu quả nhất (VD: các hệ thống và quy trình làm việc) ở các công ty khác. Suy nghĩ xem bạn đã học được những gì, đâu  là nguyên tắc quan trọng. Phân tích xem những hệ thống, nguyên tắc quy trình này sẽ áp dụng như thế nào nếu áp dụng vào công ty của bạn. Xác định những phương thức mà bạn sẽ kết hợp những quy trình hệ thống vào phòng ban, đơn vị kinh doanh của bạn.

ü      Trao đổi với đồng nghiệp và các nhà quản lý của nhóm khác. Tìm hiểu xem họ cải tiến được quy trình và hệ thống của họ như thế nào. Lập danh sách những việc làm cụ thể mà bạn có thể áp dụng để cải tiến được quy trình và hệ thống của nhóm ban. Thu thập thông tin phản hồi về mức độ hiểu rõ những hệ thống phức tạp và sự đóng góp ý tưởng của bạn vào sự cải tiến liên tục đó. Thảo luận ý tưởng của bạn với cấp trên của bạn.

ü      Tham dự các cuộc họp về những vấn đề công nghệ trong phòng ban của bạn. Quan sát việc đưa ra các giải pháp và đề nghị. Ghi lại những phương pháp được sử dụng ở công ty để đo lường và giám sát các quy trình.

ü      Đọc bản tóm tắt của các báo cáo kỹ thuật trước đó. Xem lại quy trình sản xuất sản phẩm từ ngày báo cáo cho đến nay. Ghi lại cách giám sát và đo lường những quá trình đó. Suy nghĩ xem bạn có thể áp dụng những ý tưởng đo lường giám sát đó như thế nào.

ü      Xác định một vấn đề đã từng xảy ra trong nhóm của bạn. Xây dựng một quy trình, chiến lược và cấu trúc làm việc mới để giải quyết vấn đề đó. Đồng thời xây dựng một hệ thống đo lường để giám sát hoạt động của nhóm bạn về vấn đề đó. Tập hợp những thông tin độc lập về chất lượng của giải pháp và hệ thống đo lường để giám sát quá trình. Thu thập thông tin phản hồi về hiệu quả và giá trị của quy trình mới. Điều chỉnh lại hệ thống giám sát và quy trình đó dựa trên những thông tin phản hồi thu được.

ü      Tham gia vào một nhóm làm việc đa chức năng hoặc gồm các thành viên từ nhiều đơn vị kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm về một phần của dự án bao gồm việc phối hợp và tổ chức công việc ở những chi nhánh, phòng ban khác nhau. Thu thập thông tin phản hồi từ cấp trên và đồngnghiệp của bạn về những chiến lược bạn xây dựng để giám sát và quản lý từ xa các quy trình đó.

3. Chương trình đào tạo

3.1 Đào tạo trên lớp:

No	Khóa đào tạo
1	Project Management: Planning, Scheduling and Control

3.2 Đào tạo trực tuyến:

No	Khóa đào tạo
1	Building a Quality Management System
2	Systems-thinking Models and Thinking Skills
3	Managing Process Improvements
4	Understanding Processes

4. Tự nghiên cứu

Đầu sách quan trọng cần nghiên cứu:

ü      PDI’s Successful Manager’s Handbook ( Bản năm 1992 hoặc 1996)

http://www.personneldecisions.com/publications/smh_seventhedition.asp

Các tài liệu tham khảo khác:

ü      Total quality management: guiding principles for application / Jack P. Pekar .

ü      Quality Circles Master Guide, Increasing Productivity with People Power / Sud Ingle.

ü      Productivity and Quality, Measurement As a Basic for Improvement / Everett E. Adam, James C. Hershauer, William A. Ruch

ü      Productivity Strategies, Enhamcing Employee Job Performance / R. Bruce McAfee, William Poffenberger

ü      Company Productivity, Measurement for Improvement / Irving H. Siegel

ü      Increasing Employee Productivity / Robert E. Sibson

ü      Paying for productivity: A look at the evidence / Edi.:A.S. Blinder

ü      Supervision, Key Link to Productivity / Leslie W. Rue, Lloyd L.

ü      Planners on planning: Leading planners offer real-life lessons on what works, what doesn’t, and why/ Ed.: Bruce W. McClendon, Anthony James Catanese

ü      Organization Planning and Development / William F. Glueck

ü      Manufacturing Planning and Control Systems / Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D. Clay Whyback

ü      Understanding management / Richard L. Daft, Dorothy Marcic

ü      Operations management : multimedia version / Roberta S. Russell, Bernard W. Taylor III

ü      Strategic management : formulation, implementation, and control / John A. Pearce II, Richard B. Robinson, Jr

ü      Operations management : contemporary concepts / Roger G. Schroeder

ü      Operations management for competitive advantage / Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, F. Robert Jacobs

5. Chú ý

Nếu bạn quá chú trọng vào kỹ năng trên, có thể:

ü      Bị xem là quá cứng nhắc và kiểm soát quá chặt chẽ.

ü      Không gần gũi, thân thiện với nhân viên.

Để tránh quá chú trọng vào kỹ năng trên, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

ü      Liệu tôi có quá say mê với việc xây dựng các quá trình hoạt động hiệu quả đến mức bỏ qua các mối quan hệ cá nhân trong công việc không?

ü      Liệu nhân viên của tôi có cảm thấy bị gò bó bởi các hệ thống của chúng tôi không?

ü      Liệu có sự dư thừa nhân công trong các quá trình và hệ thống làm việc của tôi không?