Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

C5.Cởi mở trong Giao tiếp

Posted by nqcentre on September 15, 2012

1.  “Cởi mở trong giao tiếp” là gì?

ü      Dễ tiếp cận và dễ nói chuyện.

ü      Không ngắt lời trong khi lắng nghe người khác.

ü      Tôn trọng quan điểm của người khác.

ü      Đón nhận những tin tức xấu một cách hiệu quả.

ü      Động viên những người khác bày tỏ quan điểm của họ.

Bảng phân cấp Năng lực

“Cởi mở trong giao tiếp”

Cấp 1

Năng lực cơ bản/ nền tảng

–         Dễ gần, dễ tiếp cận.

–         Chăm chú lắng nghe và xem xét vấn đề người khác trình bày.

–         Cởi mở bày tỏ quan điểm riêng của bản thân.

Cấp 2

Năng lực làm việc

–         Hỏi, lắng nghe và xem xét ý kiến, quan điểm của người khác.

–         Lắng nghe, tiếp thu ý kiến của người khác qua hành động cụ thể.

–         Cởi mở và thẳng thắn trong giao tiếp.

Cấp 3

Năng lực làm việc tốt

–         Tạo cảm giác thoải mái để người khác đưa ra quan điểm riêng của họ.

–         Bày tỏ sự tôn trọng ý kiến của người khác ngay cả khi không đồng ý

–         Khuyến khích sự trao đổi thông tin  một cách thường xuyên và hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.

–         Đón nhận những tin xấu mà không hề có thái độ nóng nảy, chỉ trích người đưa tin.

Cấp 4

Một chuyên viên giỏi

–         Khuyến khích người khác bày tỏ  ý kiến của họ.

–         Khuyến khíchnhững cuộc thảo luận thẳng thắng hoặc các cuộc giao tiếp mở giữa các thành viên trong tổ chức ngay cả đối với những chủ đề nhạy cảm.

–         Đi đầu trong việc xây dựng môi trường làm việc cho tổ chức mà trong đó đánh giá cao  và khuyến khích những cuộc đối thoại thẳng thắn, cởi mở.

–         Thường xuyên tạo cơ hội và phương pháp an toàn để mọi người giải quyết những vấn đề và những mối lo lắng.

Tuy nhiên, quá coi trọng kỹ năng này sẽ dẫn đến việc bạn dành quá nhiều thời gian để lắng nghe ý kiến của người khác, do đó làm chậm quá trình ra quyết định và hành động; tránh những can thiệp ngay cả khi cần thiết và có thể bị coi là không có ý kiến riêng của cá nhân.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm và thực hiện

Để đánh giá năng lực này, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

ü      Liệu những người xung quanh có miễn cưỡng khi nói rằng: Có thể mọi việc đúng là như thế?

ü      Đồng nghiệp của tôi có hay tin tưởng, bày tỏ quan điểm của họ với tôi không?

ü      Liệu tôi có khiến đồng nghiệp của tôi cảm thấy họ đang đi lạc đề không?

ü      Lần cuối cùng tôi không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc phải xoay sở, ứng biến vì tôi không chia sẻ những thông tin quan trọng với đồng nghiệp là khi nào?

ü      Nhóm của tôi tránh thảo luận về những vấn đề gì?

ü      Nhóm của tôi đang phải đối mặt với những vấn đề gì mà một nhóm trong công ty đó đã nhận diện được vấn đề đó?

ü      Nhóm của tôi đang có những thông tin gì mà các nhóm khác có thể cần đến?

ü      Tôi phản ứng như thế nào khi nhận được những tin tức xấu hoặc những lời chỉ trích ý kiến của tôi?

Hướng dẫn thực hành

ü      Nghiên cứu tình hình hiệu quả nhất (VD: các hệ thống và quy trình làm việc) ở các công ty khác. Suy nghĩ xem bạn đã học được những gì, đâu là nguyên tắc quan trọng. Phân tích xem những hệ thống, nguyên tắc quy trình này sẽ áp dụng như thế nào nếu áp dụng vào công ty của bạn. Xác định những phương thức mà bạn sẽ kết hợp những quy trình hệ thống vào phòng ban, đơn vị kinh doanh của bạn.

ü      Trao đổi với đồng nghiệp và các nhà quản lý của nhóm khác. Tìm hiểu xem họ cải tiến được quy trình và hệ thống của họ như thế nào. Lập danh sách những việc làm cụ thể mà bạn có thể áp dụng để cải tiến được quy trình và hệ thống của nhóm ban. Thu thập thông tin phản hồi về mức độ hiểu rõ những hệ thống phức tạp và sự đóng góp ý tưởng của bạn vào sự cải tiến liên tục đó. Thảo luận ý tưởng của bạn với cấp trên của bạn.

ü      Tham dự các cuộc họp về những vấn đề công nghệ trong phòng ban của bạn. Quan sát việc đưa ra các giải pháp và đề nghị. Ghi lại những phương pháp được sử dụng ở công ty để đo lường và giám sát các quy trình.

ü      Đọc bản tóm tắt của các báo cáo kỹ thuật trước đó. Xem lại quy trình sản xuất sản phẩm từ ngày báo cáo cho đến nay. Ghi lại cách giám sát và đo lường  những quá trình đó. Suy nghĩ xem bạn có thể áp dụng những ý tưởng đo lường giám sát đó như thế nào.

ü      Xác định một vấn đề đã từng xảy ra trong nhóm của bạn. Xây dựng một quy trình, chiến lược và cấu trúc làm việc mới để giải quyết vấn đề đó. Đồng thời xây dựng một hệ thống đo lường để giám sát hoạt động của nhóm bạn về vấn đề đó. Tập hợp những thông tin độc lập về chất lượng của giải pháp và hệ thống đo lường để giám sát quá trình. Thu thập thông tin phản hồi về hiệu quả và giá trị của quy trình mới. Điều chỉnh lại hệ thống giám sát và quy trình đó dựa trên những thông tin phản hồi thu được.

ü      Tham gia vào một nhóm làm việc đa chức năng hoặc gồm các thành viên từ nhiều đơn vị kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm về một phần của dự án bao gồm việc phối hợp và tổ chức công việc ở những chi nhánh, phòng ban khác nhau. Thu thập thông tin phản hồi từ cấp trên và đồng nghiệp của bạn về những chiến lược bạn xây dựng để giám sát và quản lý từ xa các quy trình đo.

3. Chương trình đào tạo

No Khóa đào tạo
1
  • Kỹ năng giao tiếp
2
  • Kỹ năng trình bày
3
  • Kỹ giải quyết xung đột/mâu thuẫn
4
  • Quản lý sự thay đổi
No Khóa đào tạo
1
  • Project Team Communication Skills
2
  • Enhancing Your Listening Skills
3
  • Presenting to Succeed
4
  • Presentation as a Management Tool
5
  • Successful Coaching Relationships
6
  • Building Relationships for Continuing Success

4.Tự nghiên cứu:

Đầu sách quan trọng cần nghiên cứu:

ü      PDI’s Successful Manager’s Handbook

http://www.personneldecisions.com/publications/smh_seventhedition.asp

Các tài liệu tham khảo khác:

ü      Group communication : process and analysis / Joann Keyton

ü      Working with Emotional Intelligence

ü      http://www.amazon.com/exec/obidos/tg/detail/-/0553378589/qid=1104292508/sr=1-3/ref=sr_1_3/103-1623413-9025439?v=glance&s=books

ü      Management Communication / Paul A. Argenti, Mary Munter

ü      Understanding Interpersonal Communication / Richard L. Weaver

ü      Intercultural Communication , An Introduction / Fred E. Jandt

ü      Instructor’s Manual/Tesh Bank to Accompany Understanding Human Communication / Ronald B. Adler, George Rodman

ü      Career, communication, and critical Thinking, A student guide / Les R. Slabay.

ü      Small Group Communication, Theory and Application / Arthur D. Jensen, Joseph C. Chilberg

ü      Understanding Human Communication / Ronald B. Adler, George Rodman

Các chương trình đào tạo khác:

ü      Communication Workshop: Learning by Doing – NTL Institute

ü      Writing, Speaking, and Listening for Successful Communication – American Management Association

5. Chú ý

Nếu quá chú trọng vào việc cởi mở trong giao tiếp, có thể:

ü      Dành quá nhiều thời gian để lắng nghe và thông báo tin tức cho mọi người chứ không phải vào việc suy nghĩ để hành động hoặc quyết định đúng lúc.

ü      Có thể bị xem là không có ý kiến hoặc không có đóng góp cá nhân.

ü      Có thể bị xem là hiểu vấn đề một cách không chính xác vì tuy đồng ý nhưng thực tế chỉ đơn giản là ngồi lắng nghe một cách chăm chú.

ü      Có thể tạo ra sự liên tưởng về sự yếu kém đối với bản thân.

Để né tránh các tác động tiêu cực trên, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

ü      Liệu tôi có quá say mê với việc tạo ra không khí cởi mở trong nhóm mà không chú trọng tới hoàn thành công việc không?

ü      Liệu tôi có khả năng khiến người khác bày tỏ ý kiến của họ ở mức độ mà đang làm nảy sinh lối suy nghĩ phê phán không?

ü      Liệu tôi có quá chú trọng vào việc lắng nghe người khác chứ không phải là chú trọng vào việc bày tỏ quan điểm của mình không?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: