Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

A4.Kỹ năng Giao tiếp

Posted by nqcentre on September 6, 2012

1.Kỹ năng giao tiếp là gì?

Khả năng:

ü     Nói rõ ràng và ngắn gọn.

ü     Suy nghĩ nhanh và hiệu quả

ü     Truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và có tổ chức.

ü     Thuyết trình một cách có hiệu quả trong những trường hợp khác nhau: đối thoại1.1;  trước các nhóm có quy mô nhỏ hoặc lớn; với các đồng nghiệp; với nhân viên cấp dưới và cấp trên.

ü     Trình bày ý tưởng và những thông tin chính xác, đã được sắp xếp hợp lý trước những đối tượng người nghe nhất định.

Bảng phân cấp Năng lực

Kỹ năng giao tiếp”

Cấp 1

Kiến thức/ kỹ năng cơ bản/ nền tảng

–         Diễn đạt hiệu quả những thông tin cần thiết.

–         Diễn đạt mạch lạc ý tưởng của bản thân.

–         Trình bày vấn đề một cách hiệu quả trước những nhóm nhỏ.

Cấp 2

Kiến thức/ Kỹ năng làm việc

–         Đưa ra những thông tin phù hợp với người nghe.

–         Nêu quan điểm của bản thân một cách rõ ràng, xúc tích và nhanh chóng.

–         Giải thích các thông tin một cách dễ hiểu.

–         Tự tin khi trình bày ý tưởng trước những nhóm có quy mô nhỏ và trung bình.

Cấp 3

Kiến thức/ kỹ năng làm việc tốt

–         Đưa ra ý tưởng và các thông tin một cách phù hợp và được người nghe đón nhận.

–         Có câu trả lời khôn ngoan cho những câu hỏi thuộc những tình huống/ lĩnh vực khác nhau.

–         Diễn thuyết một cách trôi chảy và hiệu quả trước nhiều đối tượng người nghe bất kể số lượng nhiều hay ít, ở trong hay ngoài công ty.

–         Giao tiếp hiệu quả với những nhà quản trị cấp cao trong công ty, tận dụng tối đa thời gian họ có

Cấp 4

Một chuyên viên giỏi

–         Trình bày có hiệu quả những vấn đề phức tạp, lựa chọn được ngôn ngữ, ngữ điệu và phương pháp trình bày phù hợp với đối tượng người nghe.

–         Có những câu trả lời rõ ràng, xúc tích và đáng tin cậy trước những câu hỏi khó thuộc nhiều lĩnh vực, trong nhiều tình huống khác nhau.

–         Giao tiếp hiệu quả với nhiều cơ quan thông tấn báo chí khác nhau (trong các cuộc họp báo, cuộc gặp gỡ khách hàng, cuộc họp nội bộ…) ngay cả trong những tình huống khó khăn và gây tranh cãi.

–         Trình bày những bài diễn thuyết quan trọng một cách chuyên nghiệp trước những người nghe khó tính và tinh tế.

–         Đạt hiệu quả cao trong giao tiếp với những nhà quản trị cấp cao của ngành.

Tuy nhiên, nếu quá chú trọng đến kỹ năng này, bạn có thể chú ý quá nhiều đến phong cách trình bày mà không để ý đến nội dung và sự việc thực tế; đầu tư quá nhiều thời gian vào những kỹ thuật giao tiếp hoặc kiểu cách và do đó, quá tự tin rằng sẽ đạt được thành công mà không chú trọng đến việc chuẩn bị trước.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm và thực hiện

Để đánh giá năng lực này, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

ü      Tôi cần trao đổi những thông tin gì?

ü      Làm thế nào để trình bày vấn đề một cách ngắn gọn mà vẫn đầy đủ thông tin ?

ü       Phương pháp hiệu quả nhất để trao đổi thông tin là gì?

ü       Phong cách trình bày nào sẽ hiệu quả hơn?

ü       Tôi sẽ phải đối mặt với những câu hỏi chất vấn gì?

ü       Lập luận logic trong khi tranh luận của tôi liệu có thể biến tôi từ một nhà phê bình thành  người ủng hộ không?

ü       Tôi cần những thiết bị hỗ trợ nào để tăng hiệu quả bài nói của mình,làm nó trở nên dễ hiểu hơn?

ü      Khán giả cần gì ở tôi?

ü      Làm thế nào để thu hút người nghe bằng một câu chuyện thú vị và thích hợp?

ü      Làm thế nào để trao đổi thông tin một cách ngắn gọn, rõ ràng?

ü      Tôi có nhắc lại những thông tin quan trọng để chắc chắn mọi người nghe hiểu và nắm rõ không?

Hướng dẫn thực hành:

ü      Nghiên cứu một chủ đề mà nhóm của bạn quan tâm. Thu thập những thông tin cần thiết, phân tích và tổng hợp chúng, đưa ra kết luận của bạn về vấn đề đó trước các thành viên trong nhóm. Thu thập thông tin phản hồi từ các đồng nghiệp về mức độ rõ ràng và hiệu quả trong bài diễn thuyết của bạn.

ü      Thuyết trình tại các diễn đàn về nhiệm vụ của nhóm làm việc của bạn,về sản phẩm,dịch vụ, công nghệ mà các nhóm khác hoặc các đơn vị kinh doanh khác trong công ty quan tâm. Thu thập thông tin phản hồi từ người tham dự về mức độ hiệu quả trong việc đưa ra các thông tin và trả lời câu hỏi chất vấn.

ü      Tham gia vào một công việc có nhiều áp lực. Trình bày ý tưởng và các kế hoạch của bạn với cấp trên và thu thập thông tin phản hồi từ đồng nghiệp hoặc cấp trên của  bạn

ü      Xung phong giới thiệu một chương trình đào tạo kiến thức trong lĩnh vực của bạn trước nhóm làm việc. Đề nghị một người có khả năng trình bày tốt tham dự và cho ý kiến về hiệu quả bài nói của bạn.

ü      Nhận trách nhiệm làm đầu mối liên lạc giữa nhóm của bạn với nhóm khác mà bạn làm việc cùng. Chịu trách nhiệm truyền đạt và làm rõ những thông tin phản hồi từ cấp trên của bạn về mức độ hiệu quả trong vai trò này. Tiếp tục làm và thực hiện theo gợi ý đó.

3. Chương trình đào tạo

No Khóa đào tạo
1
  • Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
No Khóa đào tạo
1
  • Everyday Business Etiquette
2
  • Communication Etiquette
3
  • Communication Skills and Positive Attitude
4
  • The Foundations of Presentations
5
  • Essentials of Electronic Communication
6
  • E-mail as a Marketing Tool
6
  • Writing with Intention
7
  • Planning Your Presentation
8
  • Delivering Your Presentation
9
  • Presenting with Confidence and Impact
10
  • Communicating with Power and Confidence
11
  • Interpersonal Communication Skills for Business Blended Learning Toolkit
12
  • Essentials of External Consultancy
13
  • Working with Negative People and Procrastinators
14
  • Giving Feedback:  A Managers Guide
15
  • Contentious Tactics and Conflict Escalation
16
  • Manager’s Performance Guide – Team Conflict Skills
17
  • Virtual Team Communication

4.Tự nghiên cứu:

Đầu sách quan trọng cần nghiên cứu:

ü      PDI’s Successful Manager’s Handbook (Bản năm1992 hoặc 1996)

ü      Prepare Written Communication (Từ trang 170-186 bản năm 1992; từ trang 180-195 bản năm 1996)

ü      Speak Effectively (1992-tr 114-126;1996-tr122-135)

ü      Listen To Others (1992-tr140-155;1996-tr150-164)

ü      Deliver Presentation (1992-tr156-169;1996-tr172-179)

Các tài liệu tham khảo khác:

ü      Communication Skills in Organizations.Hunt, Gary T. (1980)

ü      The Elements of Style.Strunk, William, Jr and White, EB (1972)

ü      How to be an Outstanding Speaker: Eight Secrets to Speaking Success. Dutton, John L. (1986)

ü      How to Get Your Point Across in 30 Second or Less. Frank, M. (1986)

ü      Listening Your Way to Management Success. Galthorn. Allan A and Adams, Herbert R. (1983)

ü      Listening: The Forgotten Skill.Burley – Allen, Madelyn (1982)

ü      Messages: The Communication Skills Book. McKay, Matthew, Davis, Martha and Fanning, Patrick (1983)

ü      Persuassive Business Speaking. Snyder, Elayne (1990)

ü      Persuassive Writing: Communication Effectively in Business. Holtz, Herman.(1983)

ü      Simple Song. Piercey, Marge (1982)

ü      St.Maybe.Tyler, Anne (1991)

ü      Technical Reports Writing Today (Tái bản lần thứ 3). Pauley, Steven and Riorda, Daniel (1987).


5. Chú ý

Nếu bạn quá chú trọng vào kỹ năng bán hàng, bạn có thể:

ü      Đầu tư quá nhiều thời gian vào kỹ thuật trình bày

ü      Che đậy những vấn đề quan trọng

ü      Quá tin tưởng vào việc giao tiếp hơn là chú trọng tới những hành động cần thiết.

Để tránh quá chú trọng vào kỹ năng bán hàng, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

ü      Liệu tôi có quá chú trọng vào kiểu cách hơn là bản chất sự việc trong khi trình bày quan điểm của mình hay không?

ü      Liệu phong cách của tôi có cản trở người khác trong việc đưa ra ý kiến của họ không?

ü      Liệu tôi có quá coi trọng ý kiến của mình đến mức bỏ qua ý kiến của người khác không?

ü      Liệu tôi có thường trả lời trước khi câu hỏi được nêu ra đầy đủ không?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: