Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

Hướng dẫn kiểm soát tài liệu kỹ thuật

Posted by daviadmin on March 16, 2012

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU KỸ THUẬT MAY THÊU

 

I/ MỤC ĐÍCH:

Kiểm soát tài liệukỹ thuật may thêu (tài liệu kỹ thuật do khách hàng chuyển giao, rập, sơ đồ, tác nghiệp cắt, quy trình kỹ thuật, bảng màu) từ các khâu ban hành, phân phối, thay đổi, thu hồi và quản lý tài liệu.

 

II/ PHẠM VI:

 

Ap dụng cho các dạng tài liệu kỹ thuật liên quan đến sản phẩm may và sản phẩm thêu.

 

III/ NỘI DUNG:

 

1. Tài liệu kỹ thuật may thêu được hiểu dưới đây bao gồm: tài liệu kỹ thuật do khách hàng chuyển giao, rập, sơ đồ, tác nghiệp cắt, quy trình kỹ thuật, bảng màu.

2. Phát sinh tài liệu kỹ thuật mới:

 

a> Khi nhận được tài liệu kỹ thuật mới do khách hàng chuyển giao, Phòng KHKD tiến hành ghi: tên khách hàng/tên mã hàng/sổ trang trên tổng số trang ở tất cả các trang của tài liệu, tiến hành photo, sau đó đóng dấu trang đầu của các bản photo và chuyển cho Phòng KTCN, Phòng QLCL, Xưởng thêu (nếu có hàng thêu) theo quy định phần 3 dưới đây.

b> Bản gốc tài liệu kỹ thuật do Phòng KTCN lưu giữ gồm: tài liệu kỹ thuật do khách hàng chuyển giao, rập, sơ đồ, bảng màu…

c> Đối với các tài liệu là bản gốc thì không cần phải đóng dấu để khi cần thiết có thể photo lại.

d> Khi nhận đơn hàng mới, Phòng Kỹ thuật công nghệ tiến hành lập các tài liệu kỹ thuật như rập, sơ đồ, tác nghiệp cắt, quy trình kỹ thuật, bảng màu theo bản phân công nhiệm vu, theo hướng dẫn công việc của Phòng và theo yêu cầu của khách hàng.

e> Các tài liệu kỹ thuật sau khi kiểm tra xong phải được Trưởng bộ phận kỹ thuật công nghệ hoặc người được Trưởng bộ phận kỹ thuật uỷ quyền xác nhận vào tài liệu kỹ thuật. Việc xác nhận phải thể hiện rõ ngày xác nhận, tên người xác nhận, tên mã hàng ngoài ra các tài liệu sau cần thêm việc xác nhận như sau:

· Đối với bảng màu, tác nghiệp cắt, quy trình kỹ thuật phải có tên khách hàng.

· Đối với rập phải có tên size, tổng số chi tiết

f> Tất cả các bản sao tài liệu kỹ thuật phải được xác nhận đầy đủ như trên, trong trường hợp photo lại phải đóng dấu để kiểm soát.

3. Phân phối tài liệu:

· Khi có nhu cầu sao tài liệu cho các bộ phận sản xuất, Phó quản đốc kỹ thuật phân xưởng may, quản đốc xưởng cắt, quản đốc X hoàn thành, Tổ trưởng tổ ủi, Giám đốc chất lượng (hoặc người được uỷ quyền), Tổ trưởng KCS cắt (hoặc người khác được những người này uỷ quyền) được quyền sao các tài liệu kỹ thuật do Phòng KTCN, Phòng KHKD (tài liệu kỹ thuật do khách hàng chuyển giao) chuyển đến. Tài liệu sao ra phải ghi rõ ngày sao, phải được xác nhận bằng chữ ký của những người có thẩm quyền ở trên. Đối với các bản copy thì phải ký tên lại hoặc đóng dấu để kiểm soát. Trường hợp tài liệu được chuyển cho nhân viên dưới quyền thì phải có sổ giao công văn như dưới đây để kiểm soát.

· Trường hợp tài liệu kỹ thuật có nhiều trang nhưng do đối với bộ phận sản xuất chỉ cần những trang nhất định thì Trưởng bộ phận (KTCN, QLCL) quyết định số lượng trang chuyển cho bộ phận sản xuất, ghi thêm số của trang trên tổng trang bên dưới mỗi trang của tài liệu, tiền hành photo tài liệu, đóng dấu ở trang đầu và phân phối cho các bộ phận liên quan. Trưởng bộ phận phát hành phải giữ lại một bản giống như các bản đã phân phối kèm theo chữ ký của Trưởng bộ phận đã phát hành tài liệu để kiểm soát.

· Việc kiểm soát phân phối tài liệu được ghi nhận vào sổ giao công văn. Sổ giao công văn gồm các cột như: ngày giao, người giao, người nhận, loại tài liệu/công văn (ghi tên tài liệu hoặc công văn và ghi số lượng tài liệu hoặc công văn được chuyển giao, ghi chú (trong trường hợp có thay đổi tài liệu hoặc thu hồi tài liệu thì ghi vào cột này).

· Phòng KTCN phải lập danh sách tài liệu kỹ thuật khách hàng chuyển giao theo biểu mẫu danh sách tài liệu của Thủ tục kiểm soát tài liệu.

4. Thay đổi / thu hồi tài liệu:

 

Khi tài liệu kỹ thuật thay đổi do yêu cầu khách hàng, do yêu cầu của Công ty hoặc do thiết kế sai…thì bộ phận phát hành tài liệu thực hiện như sau:

· Tài liệu thay đổi cũng phải được xác nhận theo đúng phần 2 ở trên (lưu ý đến ngày tài liệu bị thay đổi).

· Trường hợp chỉ thay đổi nhỏ thì chỉ cần phân phối phần tài liệu bị thay đổi, thu hồi phần tài liệu bị lỗi thời, ghi chú vào sổ giao công văn là đã thu hồi/thay đổi (vào phần ghi chú đã giao tài liệu lần 1).

· Trường hợp thay đổi lớn thì thu hồi toàn bộ tài liệu đã phân phối và phân phối tài liệu mới đồng thời ghi chú vào sổ giao công văn (vào phần ghi chú đã giao tài liệu lần 1).

· Việc quyết định thay đổi nhỏ hay lớn theo quyết định của Phòng KTCN để thuận tiện cho công việc của Phòng.

5. Quản lý và sử dụng tài liệu:

 

· Tất cả các tài liệu không theo quy định trong việc lập tài liệu mới như không ghi ngày thiết kế, người thiết kế, bản photo không có dấu kiểm soát thì phải chuyển lại cho bộ phận thiết kế thực hiện đúng theo hướng dẫn phần 2, những tài liệu loại này không có hiệu lực do vậy không được sử dụng.

· Đối với các mã hàng lập lại thì việc sử dụng các tài liệu kỹ thuật cũ cũng phải theo các quy định như trên và theo thông báo cụ thể của Phòng KTCN.

· Tài liệu kỹ thuật được lưu giữ như sau:

– Tài liệu kỹ thuật do khách hàng chuyển giao của Phòng KHKD, Phòng QLCL lưu giữ trong thời gian 1 năm tính từ ngày giao hàng cuối cùng cho khách hàng.

– Tài liệu kỹ thuật của Phòng KTCN được lưu giữ trong 1 năm, đối với rập là 6 tháng tính từ ngày giao hàng cuối cùng cho khách hàng.

– Đối với bộ phận sản xuất thì rập được lưu giữ trong thời gian 3 ngày, tài liệu kỹ thuật khác lưu giữ trong thời gian 6 tháng kể từ ngày sản xuất xong.

Nguồn: NQ center

One Response to “Hướng dẫn kiểm soát tài liệu kỹ thuật”

  1. […] Xem tại đây  Hướng dẫn kiểm soát tài liệu kỹ thuật […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: