Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

4.3.1 Hướng dẫn thiết lập và quản lý đại lý

Posted by nqcentre on July 4, 2011

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

 

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ ĐẠI LÝ

1. Tại sao phải xây dựng hệ thống đại lý?

Có nhiều cách bán hàng như bán hàng trực tiếp, bán qua kênh đại lý…tuy nhiên hiện nay đại lý là một trong những kênh bán hàng quan trọng vì:

–         Đại lý đã có sẵn các mối quan hệ với khách hàng.

–         Công ty không phải mất chi phí để thiết lập các kênh bán hàng trực tiếp.

–         Doanh số bán hàng sẽ tăng nhanh hơn là công ty tự  tổ chức qua việc bán hàng và/hoặc thành lập các chí nhánh (vì năng lực của công ty chỉ có hạn).

2. Đại lý của chúng ta là những ai?

Thông thường chúng ta phải biết được đại lý của chúng ta là những người như thế nào, điều này giúp chúng ta:

–         Tiết kiệm thời gian tìm đại lý.

–         Đánh giá kết quả là đại lý có phù hợp hay không?

Nếu nay từ đầu chúng ta chưa chắc tiêu chuẩn nhu thế nào, chúng ta hãy đưa ra một số tiêu chuẩn sơ bộ, sau đó chọn mẫu khoảng 05 đại lý điển hình, khảo sát trực tiếp họ và sau đó chúng ta cùng kết luận: Đại lý của chúng ta phải có tiêu chuẩn gì?

 

Tiêu chuẩn đại lý:

–         Về ngành nghề.

–         Quy mô.

–         Phong cách làm việc.

–         Chất lượng sản phẩm.

–         Khả năng quản lý…

3. Làm thế nào để tìm danh sách các đại lý?

–         Tìm danh sách qua 1080.

–         Qua danh bạ các doanh nghiệp.

–         Khảo sát thị trường trực tiếp…

Sau  khi có danh sách đại lý sơ bô’, chúng ta phải lập lại danh sách các đại lý trên file Excel, và lưu ý là đánh fonts trữ theo chuẩn VNI – Times. Sau đó chúng ta gọi điện lại để xem thông tin có chính xác hay chưa? Xin tên người phụ trách công việc, xin lịch hẹn tiếp xúc.

–  Danh sách đại lý sơ bộ được lập theo danh sách nhà cung ứng được chọn trong thủ tục đánh giá và kiềm soát nhà cung ứng.

4. Chúng ta chuẩn bị những gì trước khi tiếp xúc đại lý?

Các tài liệu chúng ta phải chuẩn bị là:

–         Thư ngỏ: Thư ngỏ phải đề tên người được nhận trong phần kính gởi, để làm được điều này chúng ta dùng công cụ Mail&Letter trong mục Tools.

–         Giới thiệu sản phẩm của công ty.

–         Bảng báo giá.

–         Phong bì thư (viết tay).

–         Name card của công ty được bấm vào thư ngỏ.

–         Mẫu sản phẩm.

–         Chuẩn bị name card của công ty, ghi tay tên nhân viên tiếp xúc.

Tuỳ theo các loại đại lý khác nhau, trong các tình huống khác nhau, công ty có chủ trường gởi những loại tài liệu nào phù hợp nhất trong tình huống đó.

5. Chúng ta phải làm những gì khi tiếp xúc với đại lý?

Đối với các đại lý hoặc khách hàng ở tỉnh, chúng ta sẽ gởi thư ngỏ trực tiếp cho họ, đốivới khách hàng tại Tp HCM, chúng ta sẽ xin lịch hẹn của họ để tiếp xúc.

Khi tiếp xúc với đại lý, chúng ta phải làm những gì?

–         Ngắm cửa hàng, đánh giá quy mô và mức độ của cửa hàng, đánh giá sơ bộ những sản phẩm và dịch vụ do cửa hàng cung cấp.

–         Khi vào cửa hàng, xem lại các sản phẩm xem có đúng với bảng quảng cáo ngoài cửa hàng hay không? Sản phẩm nào là sản phẩm chính?

–         Xin phép hỏi tên người đã hẹn gặp, nếu trường hợp người hẹn gặp không có mặt thì hỏi ai là người có thể thay thế để có thể làm việc. Trong bất cứ trường hợp nào, xin làm việc với người phụ trách hoặc quản lý cửa hàng mới có hiệu quả.

–         Giới thiệu về sàn phẩm, thông tin cho khách hàng theo yêu cầu của khách.

–         Giới thiệu các chương trình khuyến mãi của công ty, các chương trình này: chỉ có nhân viên kinh doanh mới được biết, không cho nhân viên các bộ phận khác biết.

–         Đối với các ý kiến của khách hàng về kỹ thuật, hoặc chúng ta chưa chắc về điều đó, chúng ta ghi lại và hẹn khách hàng sẽ trả lời sau.

–         Hỏi khách hàng về các loại sản phẩm tương tự mà khách hàng đang bán? Về giá, số lượng bán, các yêu cầu khác…

–         Hỏi khách hàng về các mặt hàng mà khách đang bán tương tự với sản phẩm của công ty, nhập từ đâu, giá mua vào, giá bán ra, chất lượng, bao bì, và hỏi họ xem chúng ta có thể xem trực tiếp sản phẩm đó được không?

–         Hỏi khách về các yêu cầu đối với Cty, khách có muốn đặt mẫu không?….về đáng giá của khách với sản phẩm của công ty…

–         Khi khách có thái độ không tích cực đối với Cty, bạn sẽ làm như thế nào?

+  Hãy “tạm thời” đồng ý với ý kiến của khách hàng.

+  Chăm chú lắng nghe họ nói.

+  Khuyến khích họ nói.

+  Hãy hõi họ sản phẩm của họ có ưu điểm gì? giá, chất lượng..

+  Hãy hỏi họ về những nhược điểm sản phẩm, cách thứ c phục vụ của công ty?

Mục đích là bạn tránh được khách hàng không thiện chí với bạn, qua đó cũng thu thập được nhiều thông tin về khách.

6. Đánh giá đại lý đại tiếp xúc

Trước hết, bạn hãy lập báo cáo tổng hợp tiếp cận đại lý theo mẫu gồm các nội dung: người tiếp xúc, thờigian tiếp xúc, phần nội dung điều tra đại lý gồm: tên đại lý – người liên hệ, địa chỉ – điện thoại, các loại sản phẩm chính, sản phẩm cùng loại với Cty, ý kiến của khách hàng, ý kiến của người tiếp xúc.

Sau đó dựa vào bảng đánh gia đại lý để đánh giá theo từng tiêu chí như sau:

STT

TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ

ĐIỂM

TRỌNG SỐ

0,5-1

1,5-2

2,5-3

I Mặt bằng kinh doanh

1.1 Vị trí địa lý thuận lợi Không thuận lợi Bình thường Thuận lợi

3

1.2 Kích thước <5*10m Từ 5*10m-

5*15m

Trên 5*15m

2

1.3 Quy mô Nhỏ Trung bình Lớn

2

1.4 Giao thông thuận lợi cho vận chuyển Không thuận lợi Bình thường Thuận lợi

2

II Thanh toán

2.1 Doanh thu tháng <=10 triệu Trên 10tr-100 triệu Trên 100 tr

3

2.2 Uy tín cửa hàng, khả năng thanh toán công nợ Nợ khó đòi Trả ngay khi có giấy báo nợ Đúng hạn

3

III Chất lượng cửa hàng

3.1 Kinh nghiệm bán hàng Từ 1-2 năm 2 – 5 năm Trên 5 năm

2

3.2 Dịch vụ tại cửa hàng Kém Trung bình Tốt

3

Việc đánh giá áp dụng tương tự theo thủ tục đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng. Sau khi danh sách đại lý được chọn, nhân viên kinh doanh lập danh sách đại lý tương tự như danh sách nhà cung ứng chính thức.

7. Quản lý hệ thống đại lý?

–         Công ty sẽ lập danh sách hệ thống đại lý của công ty gồm: các thông tin về đại lý, loại sản phẩm, thời gian thiết lập….

–         Hàng tháng, nhân viên tiếp xúc theo lịch phân công sẽ đi thăm các đại lý, hỏi thăm về tình hình kinh doanh, kiểm tra mẫu và poster.

–         Hàng tháng theo dõi doanh thu và số lần đặt hàng của các đại lý để đề xuất phương án hợp tác thích hợp.

–         Đánh giá hiệu quả của từng đại lý.

–         Đánh giá hiệu quả của nhóm các đại lý trong mỗi khu vực.

–         Kết luận cần hỗ trợ thêm đại lý điều gì không?

–         Có cần huỷ bỏ quan hệ đại lý không?

–         Cần thiết lập thêm đại lý tại những khu vực nào?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: