Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

4.1.1 Quy trình xem xét và ký kết hợp đồng

Posted by nqcentre on June 27, 2011

 

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY TRÌNH XEM XÉT VÀ KÝ KẾT HỢP HỢP ĐỒNG

1.      Mục đích: Thủ tục này quy định lập kế hoạch và xem xét việc đáp ứng các nhu cầu hiện tại và tương lai nhằm thoả mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như các bên quan tâm khác.

 

2.      Phạm vi:Áp dụng cho việc xem xét mọi hợp đồng mà Công ty tham gia ký kết.

 

3.      Nội dung:

Xem chi tiết lưu đồ và diễn giải dưới đây:

 

Người thực hiện

Trình tự công việc

Tài liệu cần dùng

 

–  Khách hàng

 

 

– Nhân viên KD

 

– Trưởng phòng

 

– GĐ

 

– Bộ phận làm mẫu

 

– Nhân viên KHKD

 

– Trưởng phòng

– TGĐ

 

– Phòng KHKD

 

– Trưởng phòng, TGĐ

 

 

 

 

– TGĐ

 

– Phòng KHKD

– Xí nghiệp sản xuất

– Cơ sở gia công bên ngoài

 

– Phòng KHKD

 

– Nhân viên kiểm soát hồ sơ

 

 

 

 

 

        O.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– Dự thảo hợp đồng

Chiết tính giá thành, Báo giá

 

 

 

 

Hợp đồng đã ký

 

– Bảng triển khai hợp đồng

 

 

 

 

– Bản thanh lý

 

 Thuyết minh nội dung:

 

a>   Cập nhật yêu cầu của khách hàng: Các thông tin khách hàng cung cấp bao gồm thông tin kỹ thuật về sản phẩm và nguyên phụ liệu, số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, số lượng hàng hoá, yêu cầu báo giá.

b>  Kiểm tra năng lực:

Ø     Xác định năng lực sản xuất bao gồm thời gian sản xuất, bộ phận sản xuất. Việc xác định năng lực chủ yếu là dựa trên những hợp đồng đã ký, mặt hàng mà khách hàng yêu cầu Công ty có sản xuất được không v.v.

Ø     Tính định mức của các loại nguyên phụ liệu tạo nên sản phẩm.

Ø     Xác định đơn vị cung cấp nguyên phụ liệu là đơn vị trong nước, nước ngoài; yêu cầu của khách hàng về đơn vị cung cấp.

Ø     Xác định thời gian giao hàng bao gồm thời gian có nguyên phụ liệu, thời gian sản xuất các sản phẩm.

Ø     Chiết tính giá thành: Bảng chiết tính giá thành được nhân viên xem xét về nguyên liệu, phụ liệu, giá gia công, mức lãi suất và phải được Giám Đốc duyệt.

 

c>    Triển khai mẫu:

Ø     Trên cơ sở nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp hoặc nguyên phụ liệu mà khách hàng yêu cầu, Công ty tiến hành làm mẫu theo yêu cầu của khách.

Ø     Phân tích mẫu bao gồm thành phần các loại nguyên phụ liệu, yêu cầu về kỹ thuật, qui cách … nguyên phụ liệu, các yêu cầu kỹ thuật, loại sản phẩm.

Ø     Mẫu đối được Bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng trước khi giao cho khách hàng.

Ø     Sau khi chuyển giao mẫu, trường hợp khách hàng không đồng ý với mẫu đã làm thì Bộ phận kỹ thuật tiến hành làm lại mẫu.

d>    Báo giá:

–         Việc báo giá có thể bằng Điện thoại, Fax, Mail các yếu tố mà Công ty không đáp ứng được theo yêu cầu của khách hàng cũng phải được liệt kê rõ trong phiếu báo giá.

–         Trường hợp theo yêu cầu của khách hàng mà Công ty phải báo giá trước khi triển khai mẫu thì thực hiện theo yêu cầu của khách.

e>  Dự thảo hợp đồng:

–         Dự thảo hợp đồng do một trong hai bên lập và chuyển cho bên kia.

–         Trong cả hai trường hợp thì Dự thảo hợp đồng phải được chuyển cho Trưởng phòng bán hàng xem xét trình Giám Đốc cho ý kiến.

f>    Đàm phán hợp đồng:

Ø     Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứng được thời gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh toán thì Trưởng phòng xem xét lại và chuyển Ban Giám Đốc xem xét và phê duyệt.

Ø     Nếu khách hàng chấp nhận, Phòng bán hàng rà soát lại toàn bộ kế hoạch từ khâu mua nguyên phụ liệu đến kế hoạch sản xuất.

g>   Ký hợp đồng: Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mời khách hàng ký hợp đồng trực tiếp tại Công ty.

h>  Thông báo và thực hiện hợp đồng:

Ø     Căn cứ nội dung hợp đồng đã ký kết Phòng bán hàng triển khai hợp đồng theo kế hoạch được Ban Giám Đốc duyệt theo thứ tự sản xuất đến khi xuất hàng.

Ø     Việc sản xuất có thể thực hiện tại công ty hoặc do các công ty khác thực hiện.

Ø     Trường hợp phát sinh sự thay đổi thì hai bên sẽ thảo luận và làm phụ kiện hợp đồng điều chỉnh nội dung hợp đồng.

i>      Thanh lý hợp đồng:

Ø       Ngay sau khi xuất hàng, hai bên tiến hành làm bản thanh lý nguyên phụ liệu (trong trường hợp khách hàng cung cấp nguyên phụ liệu cho Công ty sản xuất.

Ø       Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên gồm các phần: nội dung hợp đồng mà hai bên đã thực hiện, phần phát sinh ngoài hợp đồng, phần kết luận. Các vấn đề chính của bản thanh lý gồm: số lượng hàng xuất, chất lượng hàng, phần thanh lý nguyên phụ liệu, phần quyết toán v.v.

j>       Lưu hồ sơ:Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện đơn hàng phải đựơc lưu giữ trong một file sạch sẽ, ngoài bìa ghi chú rõ ràng tên khách hàng, mã hàng, mặt hàng, số lượng thời gian sản xuất

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: