Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

3.4.A Quy trình xuất hàng

Posted by nqcentre on June 22, 2011

 

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY TRÌNH XUẤT HÀNG

 

 

1.      Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ – lưu kho – bao gói – bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát.

 

2.      Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp.

 

3.      Nội dung:

 

3.1 Chuẩn bị giao hàng:

Ø     Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách).

Ø     Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần. Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết.

–         Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán. Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại.

–         Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho.

–         Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không.

a.      Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản.

b.      Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị.

Ø     Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả.

Ø     Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn).

Ø     Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì xuất hoá đơn.

 

3.2 Giao hàng:

Ø     Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi..

Ø     Liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách.

Ø     Chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa.

Ø     Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn.

Ø     Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho. Người ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng.

Ø     Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về.

Ø     Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu.

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: