Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

2.2.1 Thủ tục mua hàng

Posted by nqcentre on June 22, 2011

 

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

 

 

THỦ TỤC MUA HÀNG

 

1.      Mục đích: Thủ tục này được lập ra nhằm đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu quy định của công ty.

 

2.      Phạm vi: Thủ tục áp dụng cho việc mua nguyên vật liệu, phụ liệu, thiết bị máy móc, dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và không gây tác động đến môi trường.

 

3.      Nội dung:

 

 Xem lưu đồ và nội dung chi tiết kèm theo

 

Trách nhiệm

Lưu đồ

Tài liệu

 

 

 

 

Bộ phận có nhu cầu

 

 

Bộ phận có nhu cầu

 

 

Bộ phận vật tư

 

 

 

 

 

 

Bộ phận vật tư

 

 

Bộ phận vật tư

 

 

Ban Tổng Giám đốc

 

 

Bộ phận vật tư

 

Bộ phận vật tư có nhu cầu

 

 

 

 

 

Bộ phận vật tư có nhu cầu

 

Bộ phận vật tư

Bảng định mức tồn kho tối thiểu, Hợp đồng, Yêu cầu khách hàng, Kế hoạch sản xuất

Yêu cầu của khách hàng

 

 

 

 

Danh sách nhà cung ứng

 

Thủ tục đánh giá nhà cung ứng

 

Phiếu yêu cầu báo giá

 

Tiêu chuẩn nhà cung ứng

 

 

 

 

Đơn đặt hàng

 

 

Giám sát giao hàng

Thủ tục bảo quản tài sản khách hàng

 

 

 

 

 

 

 

 

Diển giải quy trình

 

a.            Xác định hàng cần mua:

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, Bộ phận có nhu cầu lập danh mục các loại hàng cần mua.

Ø        Trưởng Bộ phận phải kiểm tra về chất liệu hàng hoá, định mức, yêu cầu về màu sắc, định tính, định lượng trước khi trình danh mục hàng hoá cho Ban Giám Đốc duyệt.

Ø        Khi Danh mục hàng hoá cần mua đựơc duyệt thì Bộ phận có nhu cầu chuyển danh mục hàng hoá cho Bộ phận cung ứng mua hàng.

 

b.             Liên hệ nhà cung ứng: 

Ø           Bộ phận cung ứng chọn các nhà cung ứng đáp ứng được nhu cầu trong danh sách nhà cung ứng chính thức của Công ty.

Ø           Trong trường hợp không có nhà cung ứng trong danh sách thực hiện theo yêu cầu của Công ty thì công ty tiến hành lựa chọn thêm nhà cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung ứng được thực hiện theo Thủ tục đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng.

 

c.             Yêu cầu báo giá, gửi mẫu:

Ø           Yêu cầu báo giá, gởi mẫu có thể thực hiện bằng các hình thức như mail, fax, lời nói.. Nhân viên vật tư chuyển yêu cầu cho Trưởng phòng ký trước khi chuyển yêu cầu báo giá.

Ø           Sau khi nhận được bản báo giá, mẫu hàng người nhận tiến hành xác định mẫu hàng, đơn giá, kiểm tra chất lượng mẫu, thời gian giao hàng v.v. theo thủ tục xem xét hợp đồng.

 

d.       Lựa chọn nhà cung ứng: Dựa trên việc kiểm tra theo mục c, Bộ phận vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Trong trường hợp khó xác định Bộ phận vật tư kết hợp với Bộ phận có nhu cầu cùng thảo luận trình Ban Giám Đốc duyệt.

 

e.      Lập, duyệt đơn đặt hàng:

Sau khi xác định xong tất cả các yếu tố nhân viên phụ trách tiến hành lập đơn đặt hàng bao gồm các yếu tố: Đơn vị đặt hàng, ngày đặt hàng, tên hàng, số lượng, qui cách, phẩm chất, ngày giao hàng, thanh toán… và chuyển cho Trưởng phòng xem xét.

 

Khi thấy nội dung của đơn đặt hàng đạt yêu cầu thì chuyển Giám đốc duyệt và chuyển đơn đặt hàng được duyệt cho nhà cung ứng, bằng chứng về việc chuyển phải được lưu giữ. Nếu nhà cung ứng chấp nhận thì nhà cung ứng phải chuyển lại bằng văn bản sự chấp nhận đó.

 

f.              Theo dõi sản xuất, nhận hàng:

Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất nhà cung ứng như: kiểm tra ngay tại khu vực sản xuất về tiến độ sản xuất (ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng) và chất lượng sản phẩm (nếu thấy cần thiết).

Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm, chỉ những sản phẩm đạt chất lượng thì người kiểm tra mới xác nhận (theo biên bản kiểm tra và đồng ý nhận hàng, những lô không đạt yêu cầu thì tái chế hoặc giảm giá hoặc lấy nhưng yêu cầu nhà cung ứng cùng kiểm tra 100 % tại kho Công ty.

 

g.      Lưu kho:

Sau khi kiểm hàng xong, nhân viên phụ trách cho nhập kho hàng hoá, hàng hoá nhập kho được xử lý theo quy định nhập hàng của công ty.

Bảng định mức tồn kho tối thiểu (nếu có) do khách hàng yêu cầu, do Bộ phận bán hàng xác định và trình lên Giám đốc duyệt.

 

4.      Tài liệu tham khảo: không có.

 

5.      Phụ lục: Phiếu đề nghị mua hàng.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: