Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

1.1.2A Danh mục kiểm tra những nội dung của bản kế hoạch kinh doanh

Posted by nqcentre on June 21, 2011

 

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

DANH MỤC KIỂM TRA NHỮNG NỘI DUNG

CỦA BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH

 

 

Sử dụng bản danh mục như thế nào? Một cách tiện lợi để sử dụng tập tài liệu này là: trước hết phân phát cho những người sẽ tham gia vào việc chuẩn bị bản kế hoạch. Sau đó tiến hành gặp gỡ thông qua bản danh mục và phân công trách nhiệm thu thập số liệu cho từng đề mục.Một vài đề mục có thể không hoặc kém thích hợp với tình hình của doanh nghiệp bạn; bạn có thể cho điểm từ 0 đến 5 theo tầm quan trọng của đề mục trong cuộc họp về bản danh mục.Một người phải được giao nhiệm vụ ghi chép nguyên văn nội dung cuộc họp trên; biên bản này sẽ được dùng để phác thảo bản nháp đầu tiên của kế hoạch. Thông thường ở các công ty nhỏ hơn, chính giám đốc sẽ là người chịu trách nhiệm về việc ghi chép này. Cần ghi nhớ rằng thiết lập một kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào công tác thu thập và quản lý – xử lý thông tin; bạn phải thực hiện một cách toàn diện mọi mặt và nghiêm ngặt để giảm tới mức tối đa những yếu tố bất ổn.Những nỗ lực của bạn bỏ vào phần công việc này quyết định điểm mạnh của bản kế hoạch, cũng như mức độ thuyết phục người đọc rằng bạn đã kiểm tra toàn bộ các giả thiết được đặt ra.

 

DANH MỤC KIỂM TRA NHỮNG NỘI DUNG CỦA BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH DOANH NGHIỆP

 

Mục đích: Cung cấp thông tin về lịch sử phát triển của doanh nghiệp. Mô tả rõ ràng hiện trạng và mục đích của doanh nghiệp, đồng thời trình bày một tầm nhìn được xác định rõ ràng: doanh nghiệp sẽ đi đến đâu và làm thế nào để đạt tới đích.

 

Stt

Đề mục

Điểm

Thực hiện/diễn giải

A Lịch sử:

–         Do ai thành lập, khi nào, ở đâu, và như thế nào?

–         Sản phẩm ban đầu, những nguồn lực nào được sử dụng và lấy ở đâu

–         Tầm quan trọng của những mối quan hệ đặc biệt

–         Mức độ thành công : thị phần, kết quả tài chính

–         Những vấn đề gặp phải và đã vượt qua được

–         Những sự kiện/con người/cơ hội đặc biệt quan trọng đã ảnh hưởng tới vị trí của doanh nghiệp ngày nay.

   
B Hiện trạng và mục đích:

–      Sản phẩm chủ yếu hiện nay

–      Nếu khác sản phẩm trước đây thì tại sao

–      Tính độc đáo của sản phẩm

–      Tính độc đáo của công ty, VD : công nghệ hàng đầu, quan hệ với khách hàng, các yếu tố tổ chức, cán bộ chủ chốt1, chất lượng của cán bộ chủ chốt mới, những khó khăn cụ thể doanh nghiệp đang gặp phải

–      Mức độ thành công : thị phần và các kết quả tài chính

–      So sánh các kết quả này với dự kiến trong quá khứ

–      Những xu hướng hiện tại có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh, như: các xu hướng trên thị trường hay sự hoàn thiện của sản phẩm

–      Những điểm mạnh chủ yếu đóng vai trò quan trọng và cần phát huy trong tương lai

   
C Kế hoạch tương lai – tầm nhìn và định hướng:

–      Sản phẩm chính trong tương lai, tương quan với các yếu tố thị trường

–      Các mục tiêu ngắn và dài hạn về thị phần và tài chính
Những thế mạnh doanh nghiệp có thể dựa vào, những yếu kém cần khắc phục

–      Các phương tiện mới cần có; làm thế nào để vượt qua khó khăn hiện tại và bù đắp những thiếu hụt về nhân sự.

   

 

Thông thường sức mạnh của một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) phụ thuộc vào giám đốc/chủ doanh nghiệp; phần này phải trình bày được thế mạnh của giám đốc/chủ doanh nghiệp cũng như những thành tựu trong quá khứ . Trong một môi trường kinh doanh bất ổn, tài xoay sở và khả năng xoay sở của ông (bà) ta để đối phó với sự thay đổi đóng vai trò đặc biệt quan trọng.

 

 

SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ

 

Mục đích: Mô tả chính xác doanh nghiệp bán cái gì- làm cho người đọc không những hiểu về bản thân sản phẩm/dịch vụ mà còn hiểu được tại sao lại có nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ đó

 

 

Stt

Đề mục

Điểm

Thực hiện/diễn giải

A

Phân tích mô tả:

–         Mô tả chính xác sản phẩm là gì, chức năng và tác dụng của nó, sản phẩm của doanh nghiệp khác với các công ty như thế nào

–         Có nhiều dạng trong cùng một loại sản phẩm không·

–         Chu kỳ sống của sản phẩm kéo dài bao lâu·

–         Điều kiện vận hành thích hợp nhất của sản phẩm ·

–         Có cần tới các phụ tùng hay phụ liệu hay không; chúng có được cung cấp không

–         Cần tới chuyên môn kỹ thuật nào để có thể sử dụng sản phẩm cho hiệu quả (đưa các mô tả kỹ thuật vào phần phụ lục)

B

Phân tích ứng dụng:

–         Sản phẩm được sử dụng như thế nào? Ai dùng?·

–         Sản phẩm tiếp cận một khu vực thị trường mới hay cạnh tranh trực tiếp với các nhà sản xuất đã có mặt trên thương trường- trong trường hợp thứ hai, phần Phân tích lợi ích (C) trở thành phần quan trọng nhất·

–         Sản phẩm này bổ sung hay thay thế các sản phẩm khác ·

–         Sản phẩm phải mua liên tục hay chỉ phải mua một lần·

–         Người mua và người sử dụng cuối cùng có phải là một không, quan hệ giữa họ ra sao, quan điểm của họ khác nhau như thế nào·

–         Có yêu cầu lắp đặt hay sửa đổi sản phẩm theo nhu cầu không; nếu có thì thời gian và chi phí là bao nhiêu·

–         Nhu cầu lắp đặt/sửa đổi trên có ảnh hưởng tiêu cực tới doanh số không; nếu có thì có thể giảm những tác động đó không·

–         Việc lắp đặt có ảnh hưởng tới việc bảo hành các thiết bị khác không, có phải sử dụng các dịch vụ đặc biệt nào không

C

Phân tích lợi ích:

–      Sức hấp dẫn đối với thị trường-đánh giá giá trị thực của sản phẩm hoặc giá trị được nhận thức bởi người tiêu dùng để chứng minh lý do mua hàng của họ·

–      Xem xét một cách đặc biệt tính độc đáo của sản phẩm có liên quan với những gì người mua đang hiện nay đang quan tâm khi chưa có sản phẩm này·

–      Xem xét các khía cạnh: hình thức, hiệu suất, giá cả, tính đa dạng, độ bền, tốc độ, độ chính xác, tính dễ sử dụng, chi phí lắp đặt/sử dụng, khả năng giảm yêu cầu đào tạo, chất lượng nguyên liệu

D

Kế hoạch phát triển:

–         Sản phẩm đã sẵn sàng cho sản xuất/tiêu thụ chưa·

–         Nếu chưa, thời gian cần thiết là bao nhiêu·

–         Có những ai đang phát triển các sản phẩm cùng loại·

–         Liệt kê các hoạt động, ngày tháng và chi phí cần thiết để hoàn thành việc phát triển và thử nghiệm sản phẩm·

–         Tầm quan trọng của các kế hoạch phát triển sản phẩm trong tương lai·

–         Xem xét độ rủi ro dẫn tới thất bại/khó khăn…

 

 

Việc phân tích lợi ích có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách thiết lập một bảng có dạng như ở dưới đây. Hãy thiết kế một bảng phân tích lợi ích sản phẩm như vậy cho sản phẩm của bạn cũng như sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Hãy trình bày các bảng này trong kế hoạch của bạn.

 

BẢNG PHÂN TÍCH LỢI ÍCH SẢN PHẨM

 

Nhân tố

Mức độ quan trọng

Phân hạng trên thị trường

Quan
trọng
Tương
đối
Không
quan trọng
Dẫn đầu Tốt Trung bình Kém Không
phân hạng
Hình thức                
Hiệu suất                
Giá cả                
Độ bền                
……………………..                

 

Giá trị của các phần sau về phân tích thị trường và kế hoạch marketing/bán hàng sẽ được củng cố nếu toàn bộ công việc trong phần sản phẩm/dịch vụ này được thực hiện một cách kỹ lưỡng

 

PHÂN TÍCH THỊ TRƯỜNG

 

Mục đích: Cung cấp cho người đọc một bản phân tích về môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó có thể đánh giá các phần khác của bản kế hoạch trong một môi trường thực tiễn. Phần này mô tả ai là người có nhu cầu về sản phẩm, tại sao lại có nhu cầu đó, lượng cầu là bao nhiêu, và doanh nghiệp có thể đáp ứng bao nhiêu phần trăm trong tổng lượng cầu này

 

Stt

Đề mục

Điểm

Thực hiện/diễn giải

A

Phân tích thị trường mục tiêu (người mua) điển hình:

–            Có thể có nhiều loại người mua, nhưng chỉ cần một số ít loại người mua đã có thể tạo nên một thị phần lớn hay có lợi nhất; có 4 cách phân loại chính.

–            · Phân theo khu vực địa lý- khu vực của người mua, khu vực sản xuất, sở thích theo khu vực,dân số, nguồn tài nguyên thiên nhiên ·

–            Phân theo hoạt động chung của người mua cuối cùng-cá nhân hay tổ chức, chính phủ, kinh doanh hoặc sản xuất…·

–            Phân theo vị trí hay trách nhiệm của người mua-người mua là cá nhân, là chủ sở hữu doanh nghiệp, hay là nhân viên/cán bộ quản lý của họ…

–            Phân theo đặc điểm cá nhân của người mua – tuổi tác, các đặc điểm thể chất, giới tính, thu nhập, sở thích, các mối quan tâm chính trị, thành viên các hiệp hội….

B

Tại sao khách hàng mua:

–            Người mua thu được gì đối với những lợi ích được trình bày ở mục phân tích lợi ích và ứng dụng.

–            Sản phẩm của doanh nghiệp thoã mãn một nhu cầu hay mới chỉ là một mong muốn/mơ ước (động cơ mua hàng xuất phát từ lý do này là không chắc chắn).

–            Khi lựa chọn sản phẩm này, người mua có tiết kiệm ngay được tiền bạc hoặc thu được lợi ích về lâu dài không.

–            Có thể xác định được khoảng thời gian thu hồi vốn đã bỏ ra để mua sắm không.

–            Hãy xem xét hàng loạt các lý do mua sắm khác: như thờ i gian giao hàng, do nhãn hiệu…

–            Với một số khách hàng nhất định, có những cản trở cụ thể nào đối với việc mua hàng không, ví dụ như chi phí phải trả trước.

–            Hiện người mua tiềm năng đang làm gì khi chưa mua sản phẩm của DN.

C

Xác định thị trường tổng thể:

–      Cho đến hiện tại có bao nhiêu người mua tiềm năng được dự kiến trong khu vực địa lý đề cập tới trong kỳ kế hoạch – liên hệ loại khách hàng với dữ liệu điều tra nghiên cứu:

–      Lượng người mua lớn tới đâu, từ đó xác định được một cách tương đối dung lượng hàng bán và mức độ tiếp xúc với khách hàng.

–      Mức độ thường xuyên mua, khối lượng mua là bao nhiêu.

–      Quy mô thị trường tính bằng tiền (đồng).

–      Trong tương lai- thị trường mới xuất hiện, đang tăng trưởng, hay sẽ bão hoà.

–      Thị trường bị ảnh hưởng thế nào bởi nhân tố tăng trưởng kinh tế chung, hãy cung cấp những bằng chứng củng cố cho luận điểm của bạn.

–      Những chính sách của chính phủ có ảnh hưởng tới thị trường không.·

–      Những nhân tố cơ bản làm tăng trưởng thị trường được mong đợi là gì.

–      Dựa vào các dự đoán trên, ước tính số lượng người mua trong vòng 3-5 năm và 10 năm tới, quy mô của họ, mức độ thường xuyên mua sắm, số lượng những lần mua, và sau đó là dung lượng thị trường tính bằng tiền…

D

Phân đoạn thị trường:

–            Chia nhỏ thị trường tổng thể thành nhiều đoạn cụ thể có thể quyết định những phân đoạn nào cần tập trung nỗ lực maketing- qua đó mỗi yếu tố thị trường được xác định và lượng hoá.

–            Lựa chọn một phương pháp phân đoạn thích hợp với doanh nghiệp của bạn ,ví dụ: theo khu vực địa lý hoặc theo đặc điểm cá nhân của người mua.

–            Trong mỗi phân đoạn này có thể có các phân đoạn nhỏ hơn được chia theo: chất lượng, giá cả, điều kiện hoàn vốn… những phân đoạn phụ này cũng có thể được chia nhỏ hơn nữa.

–            Xác định dung lượng thị trường tính bằng tiền cho mỗi phân đoạn· Xác định đoạn thị trường nào bạn nên nhắm tới.

–            Tìm hiểu liệu có sự tập trung người mua theo khu vực hoặc theo ngành không.

–            Tính mùa vụ có ảnh hưởng tới một vài phân đoạn ( hay tất cả các phân đoạn) không.

–            Bạn làm thế nào để đáp ứng được, trước những thay đổi nhu cầu thị trường hoặc phân đoạn thị trường, khi những yếu tố này trở nên quan trọng.

E

Phân tích cạnh tranh:

–      Xác định các yếu tố cạnh tranh.

–      Xác định tình hình cạnh tranh cụ thể – ai là đối thủ chính, cơ sở của họ đặt ở đâu, họ đã hoạt động trong lĩnh vực này bao lâu, quy mô của họ lớn hay nhỏ, thị phần thế nào, ai là kẻ mạnh nhất.

–      Động thái cạnh tranh- các nhà cung cấp bao quát thị trường được tới đâu; cung thừa hay thiếu, điều đó dẫn tới hoạt động tiếp thị tích cực hay cơ hội cho các đối thủ khác; địa phương nào là vùng đang tăng trưởng nhanh, đâu là những ví dụ điển hình của kẻ thắng/kẻ bại trong cạnh tranh, hay tất cả đều thành công- một yếu tố cho thấy thị trường dễ xâm nhập.

–      Các đối thủ cạnh tranh có liên kết với nhau để chống lại những kẻ mới xâm nhập thị trường không.

–      Những kế hoạch của bạn có ảnh hưởng lớn đến các đối thủ cạnh tranh không- bạn dự tính sẽ chiếm bao nhiêu phần trăm thị trường.

–      Trong số các khách hàng của bạn, bao nhiêu phần trăm là khách hàng mới, bao nhiêu phần trăm là do thu hút được từ phía các đối thủ cạnh tranh.

–      Các đối thủ cạnh tranh sẽ phản ứng như thế nào, ví dụ tung dư luận xấu, tiến hành chiến tranh giá cả, tẩy chay, phá hoại ngầm hay bỏ mặc.

–      Chiến lược phòng thủ của doanh nghiệp là gì.

–      Điểm A+B nhằm mục đích xác định tổng thể thị trường thực bao gồm những người chắc chắn sẽ mua trong khu vực thị trường được doanh nghiệp hướng tới.

–      Phương pháp này có thể khó thực hiện ở Việt Nam, đặc biệt là cho thị trường hàng tiêu dùng phổ thông vì mới chỉ có một số lượng khiêm tốn những nghiên cứu thị trường.

–      Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn định hướng vào các loại nhà máy hay doanh nghiệp nhất định.

–      Bạn cũng có thể phải thoả hiệp đôi chút khi ước tính dung lượng của thị trường, đồng thời tìm kiếm những phương pháp đơn giản hơn.

–      Hãy sử dụng các kết quả của những nỗ lực marketing ban đầu của mình cũng như của các đối thủ cạnh tranh để lượng hoá thị trường tiềm năng…

 

 

CHIẾN LƯỢC MARKETING VÀ KẾ HOẠCH BÁN HÀNG

 

Mục đích: Làm thế nào để đạt được doanh số cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Diễn tả chính xác doanh nghiệp cần làm gì để đạt được thị phần mong muốn. Đây chính là bản tóm tắt chi tiết của chiến lược marketing và các phương pháp khuyến mãi cũng như các chiến thuật phụ trợ cần tận dụng

 

Stt

Đề mục

Điểm

Thực hiện/diễn giải

A

Xác định người mua tiềm năng và lý do mua-hãy bắt đầu bằng tích các khách hàng hiện tại, những điểm mạnh và điểm yếu của chiến lược marketing đang áp dụng cũng như khả năng tăng doanh số.

Hãy đặt câu hỏi: người mua có phải là một cá nhân.

Lý do mua có phải dựa trên: hình tức, giá cả, tính năng, độ bền, tốc độ, độ chính xác, dễ sử dụng, chất lượng…

Trong trường hợp đó, quyết định mua được đưa ra như thế nào- đối thoại, qua telephone, bán hàng trực tiếp tận nơi, khách hàng tới mua tận nơi, mua qua bưu điện.

Nếu người mua là một công ty hay tổ chứcXác định chính xác cần phải tiếp xúc với ai và những ai có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng.

Lý do dẫn đến quyết định mua hàng của người được tiếp xúc đầu tiên, cũng như của những người có thực quyền quyết định.

·Đối với các khách hàng lớn có phải trải qua các bước sơ tuyển không, trước khi có thể cung cấp hàng hoá hay dịch vụ cho họ.

 

B

 Phương pháp xúc tiến:

–      Cần phân biệt “chiến lược đẩy” với “chiến lược kéo”-đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tiếp xúc với thị trường thông qua các phương tiện xúc tiến đại chúng rất tốn kém, quy mô sản xuất của các doanh nghiệp này có thể là quá nhỏ để có thể nhận biết tới thị trường.

–      “Chiến lược đẩy” vì vậy trở nên hợp lý hơn, với các phương pháp xúc tiến thông qua các kênh phân phối.

–      Đối với các đại lý phân phối trung gian, hãy xem xét các chiến thuật để lôi kéo và duy trì lòng trung thành của họ.

–      Xem xét các tỷ lệ hoa hồng và các biện pháp khuyến khích khác, VD: những đồ vật khuyến mãi nhỏ phân phối cho các tổng đại lý/người bán lẻ; tiếp cận những người bán lẻ thông qua các nhân viên marketing; hoạt động giải trí; mời ăn tối…

–      Đối với công tác xúc tiến thông qua phương tiện đại chúng, xem xét những khía cạnh cụ thể, hoặc tập hợp những nhân tố nào có thể đóng vai trò làm công cụ tạo ra sở thích của công chúng đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc bản thân doanh nghiệp.

–      Phương tiện truyền thông tốt nhất để thực hiện các chiến thuật.

–      Quảng cáo rộng rãi: TV, đài phát thanh, các tạp chí, qua bưu điện

–      Quảng cáo chọn lọc: tạp chí chuyên ngành, gửi thư giới thiệu tới các doanh nghiệp, hiệp hội, hội nghị, triển lãm.

–      Liên hệ trực tiếp: cửa hàng, phòng trưng bày, điện thoại, viếng thăm cá nhân, chương trình video

C

Triển khai kế hoạch tiếp xúc và tổ chức bán hàng:

–         Xác định độ nhạy cảm của doanh số đối với chi phí quảng cáo hoặc số lượng các loại tiếp xúc·

–         Tầm quan trọng của: quan hệ kinh doanh, quan hệ cá nhân, các cuộc viếng thăm,…trong việc duy trì doanh số.

–         Tổ chức việc bán hàng theo hình thức nào, quy mô ra sao; VD: nhân viên của doanh nghiệp, qua hệ thống đại lý trung gian, hay các đại diện bán hàng tại các địa phương hưởng lương hoa hồng.

–         Chiến lược nào cần phải sử dụng để xác định/lôi kéo những đại lý lý tưởng.

–         Khi nào và tiến hành như thế nào các hoạt động quảng cáo, khuyến mãi-có thể phải cần tới các phương pháp khác nhau đối với từng phân đoạn thị trường.

–         Cần nhân viên bán hàng thuộc loại nào: kiên nhẫn, xông xáo, chuyên nghiệp, xuất sắc, nổi tiếng, có quan hệ tốt…

–         Những kinh nghiệm mà nhân viên bán hàng cần có: bằng cấp chuyên môn, số năm kinh nghiệm trong nghề, từng sử dụng/bán sản phẩm tương tự.

–         Nhân viên bán hàng được tuyển dụng, đào tạo, khuyến khích, thưởng, tổ chức, giám sát, dự tính hoạt động, điều khiển, hỗ trợ và giữ lại như thế nào.

–         Tổng hợp thành một bảng các chi phí marketing và bán hàng thông thường hàng tháng.

–         Tổng hợp thành một bảng riêng biệt các chi phí quảng cáo và khuyến mãi.

D

Doanh số trung bình:

–            Hiểu khái niệm “Doanh số trung bình” như một công cụ hữu ích trong quản lý và tính toán chi phí.

–            Để có được một hợp đồng bán hàng, cần phải có bao nhiêu lần tiếp xúc, trong khoảng thời gian bao lâu.

–            Chỉ hợp đồng được một lần thôi hay nhiều lần, bán hàng nhiều lần lặp lại dễ dàng hơn hay đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

–            Tổng doanh số thu được với những nỗ lực như vậy là bao nhiêu.

–            Doanh số trung bình dự tính là bao nhiêu, chi phí để đạt được “doanh số trung bình” cho một lần bán hàng tính theo các chỉ số kể trên là bao nhiêu.

–            Chi phí trung bình cho một hợp đồng nhân với tổng số hợp đông bán hàng bằng tổng chi phí marketing.

–            Khi xem xét một ngành/nhóm khách hàng, hãy so sánh chi phí cho một hợp đồng trung bình của ngành đó lớn hơn hay nhỏ hơn so với toàn bộ khu vực thị trường.

–            Trong trường hợp chi phí bán hàng biến động với biên độ lớn, không nên lập kế hoạch dựa vào các con số trung bình này.

E

Xác định giá cả và lợi nhuận:

–         Giá cả của sản phẩm là bao nhiêu; giá đó đã được xác định như thế nào và tại sao lại chọn phương pháp đó, VD: dựa vào chi phí trực tiếp nhân với một hệ số, dự kiến giá trị của sản phẩm trên thị trường, lấy giá của đối thủ cạnh tranh nhân với một hệ số,…·

–         Người mua nhạy cảm với giá cả của sản phẩm như thế nào, liên hệ với phần phân tích mua hàng/phân tích lợi ích; xem xét việc mua sắm có chiếm một ngân khoản lớn của người mua hay không; giá có giảm không khi mua với số lượng lớn.

–         Chính sách giá cả đặc biệt có được sử dụng như một công cụ bán hàng không – giảm giá theo số lượng, đối xử đặc biệt, bớt giá,…

–         Có cung cấp trợ giúp về mặt tài chính không-gửi bán, chiết khấu mua vào, tín dụng, thuê mua, chuyển nhượng hợp đồng.

–         Lợi nhuận tính bằng tính bằng tiền và tính theo phần trăm giá bán là bao nhiêu-phần này đòi hỏi phải tính toán được chi phí sản xuất

F

Phân phối sản phẩm:

–      Sản phẩm/dịch vụ được phân phối đến người mua bằng cách nào, do ai thực hiện.

–      Cơ sở/văn phòng của bạn có tầm quan trọng như thế nào trong quá trình phân phối-có cần thiết phải đặt ở nhiều địa điểm không.

–      Có các nhân tố đặc biệt về bao gói, đóng nhãn hiệu hay vận chuyển nào làm tăng chi phí không.

–      Có cần phải đào tạo khách hàng hay cung cấp dịch vụ lắp đặt hoặc tài liệu hướng dẫn không.

G

Phân tích cạnh tranh:

Các đối thủ cạnh tranh tổ chức, xúc tiến, tuyển dụng, định giá, bán hàng, phân phối như thế nào, so sánh với doanh nghiệp của bạn.

H

Dự tính doanh số bán hàng:

Lập bảng tổng kết các đơn hàng nhận được với doanh số, nhóm theo từng loại sản phẩm.

 

 

SẢN XUẤT/VẬN HÀNH

 

Mục đích: Giải trình chi tiết sản phẩm sẽ được sản xuất (hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp) như thế nào; cần có những nguồn lực nào để quá trình đó vận hành một cách có hiệu quả.

 

Stt

Đề mục

Điểm

0-5

Thực hiện/diễn giải

A

Đánh giá phương pháp sản xuất·

–         Mô tả các công đoạn sản xuất ra sản phẩm, vẽ sơ đồ mô tả quá trình

–         Quá trình sản xuất là liên tục hay gián đoạn·

–         Có những công đoạn sản xuất nào tốn thời gian hơn các công đoạn khác, số lượng các máy móc khác nhau có phản ánh sự khác biệt đó không·

–         Có công đoạn nào phải được thực hiện tách biệt về mặt vật lý do các lý do an toàn, vệ sinh hay tiếng ồn..không·

–         Có công đoạn nào phải sử dụng thầu phụ bên ngoài không, và chất lượng được quản lý như thế nào ·

–         Thời gian vận hành của toàn bộ quá trình sản xuất

B

Nguyên vật liêu và các quy trình

–         Cần nguyên vật liệu gì, lấy từ nguồn nào

–         Số lượng bao nhiêu, nhập về thành nhiều đợt hay không, thời hạn,số lượng và chất lượng mỗi đợt giao hàng có chính xác không; chất lượng yêu cầu nguồn cung cấp có đảm bảo không, thời gian nhận hàng kể từ khi có đơn hàng là bao lâu·

–         Lượng hàng tồn kho dự trữ cần bao nhiêu –xem xét các yếu tố thời gian đặt hàng, nguồn nguyên vật liệu, yêu cầu của sản xuất/bán hàng·

–         Kho nguyên vật liệu có cần các phương tiện đặc biệt không, hỏng hóc và hao hụt có phải là vấn đề cần lưu tâm không·

–         Tầm quan trọng và cách tiến hành quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

–         Có những yêu cầu đặc biệt về sức khoẻ/an toàn không·

–         Các quy trình được tiêu chuẩn hoá hay từng công đoạn có tính riêng biệt·

–         Cơ sở sản xuất có đầy đủ/đồng bộ không, hãy nên một kế hoạch phát triển·

–         Có cần thầu phụ trong quá trình sản xuất không-nếu có, nêu tỷ lệ của nó trong sản phẩm cuối cùng·

–         Có sự tin tưởng/phụ thuộc đáng kể nào vào các nhà thầu phụ nhất định không, mối quan hệ với các nhà thầu đó được duy trì như thế nào ·

–         So sánh chi phí thực hiện hợp đồng thầu phụ với chi phí tự sản xuất

–         Có sự thay đổi nào trong tương lai hướng tới (hoặc loại bỏ) thầu phụ không

 

C

Nhu cầu về thiết bị·

–            Cần phải có thiết bị gì- so sánh tương quan năng suất, chi phí vận hành, bảo dưỡng,cũng như giá cả·

–            Xác định thực trạng thiết bị hiện có, quyết định liệu có phải nâng cấp/thay thế và các giai đoạn tiến hành·

–            Tổng hợp nhu cầu thiết bị thành một bản dự toán·

–            Loại nhân viên sản xuất cần tuyển dụng, bố trí và trả long

–            Có tuyển dụng nhân viên/công nhân mùa vụ (hoặc làm nửa ngày) không·

–            Những yếu tố nào quyết định hiệu suất công việc –VD: độ tin cậy của thiết bị, đội ngũ nhân viên ổn định

–            Mất bao lâu để hoàn chỉnh và vận hành công việc kinh doanh mới·

–            Tổng chi phí khởi sự là bao nhiêu·

–            Chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm ·

–            Có áp dụng định mức tiêu chuẩn không, chúng được xây dựng như thế nào, các chi phí này thay đổi theo khối lượng sản xuất ra sao

D

Chi phí sản xuất·

–         Ước tính chi phí sản xuất tiêu chuẩn cho một đơn vị sản phẩm – sử dụng cho mục đích giám sát và điều khiển; trước hết hãy phân loại các chi phí·

–         Các chi phí biến đổi chỉ xuất hiện khi cơ sở sản xuất được đưa vào hoạt động, chi phí này này không đổi cho một đơn vị sản phẩm – không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu)·

–         Các chi phí biến đổi cũng chỉ xuất hiện khi có hoạt động sản xuất, nhưng thường liên quan đến yếu tố thời gian hơn là số lượng sản phẩm sản xuất ra (ví dụ: chi phí điện lực)·

–         Các chi phí cố định như tiền thuê đất, thuê nhà xưởng …thường khó có thể điều chỉnh trong quá trình sản xuất và thường không được tính vào định mức chi phí sản xuất tiêu chuẩn.·

–         Hãy sử dụng mẫu dưới đây

E

Phân tích cạnh tranh·

–      So sánh doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh về thiết bị, vị trí, phương pháp, hiệu suất và tính năng.

–      So sánh tổng chi phí sản xuất ·

–      Những mối quan hệ ban đầu này sẽ phát triển như thế nào và tại sao

 

MẪU TÍNH TOÁN ĐỊNH MỨC CHI PHÍ SẢN XUẤT

 

  Chi phí cho
đơn vị sản phẩm
Chi phí
một giờ máy
Chi phí cho sản phẩm
X trong một giờ
Chi phí cho sản
phẩm Y trong một giờ
Nguyên liệu        
Chi phí vận hành thiết bị        
Chi phí lao đông trực tiếp        
Phế liệu        
Tổng chi phí        
Chi phí trên một đơn vị sản phẩm        

Tầm quan trọng của phần này thường bị đánh giá thấp. Nó đặc biệt quan trọng trong trường hợp của một nền kinh tế đang chuyển đổi.

 

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ- SỰ PHỐI HỢP VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU HÀNH CỦA CÁC BỘ PHẬN QUẢN LÝ

 

Mục đích: Mô tả cơ cấu tổ chức quản lý, các kỹ năng cụ thể cần có, những người giữ các vị trí chủ chốt và các phương pháp điều hành mà họ sử dụng để hỗ trợ nhau nhằm đạt được sự thành công của doanh nghiệp

 

Stt

Đề mục

Điểm

0-5

Thực hiện/diễn giải

A

Các chức năng tác nghiệp:

–         Xác định các chức năng của những lĩnh vực tác nghiệp cụ thể (VD: tài chính, marketing, kỹ thuật…) nhấn mạnh vào những khía cạnh quan trọng nhất của các tác nghiệp đó

–         Sau đó, xem xét các chức năng tác nghiệp này tác động qua lại với nhau thế nào trong các quan hệ báo cáo (ai báo cáo cho ai), các luồng thông tin trao đổi, ảnh hưởng của việc bố trí địa điểm làm việc của các bộ phận đó.

–         Dựng một sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp – biểu đồ hoá mối quan hệ giữa các lĩnh vực chức năng.

 

B

Các hệ thống kinh doanh:

 

–             Các bộ phận chức năng tác nghiệp kể trên cần được hỗ trợ bởi những hệ thông kinh doanh, qua đó có thể tiến hành công tác quản lý và điều chỉnh; VD: các hệ thống kế toán, kiểm toán kho, kiểm soát chi phí, kiểm soát tiền mặt, kiểm tra chất lượng, các trung tâm chịu trách nhiệm và hệ thống giám sát hiệu quả.

–            Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), những hệ thống này thường rất sơ đẳng – chúng được thiết kế bởi chủ doanh nghiệp và dẫn tới một hệ thống quản lý dựa vào lòng tin và tạo ra ít cơ hội cho việc giao trách nhiệm và phát triển hệ thống quản lý.

–            Xem xét một cách nghiêm túc các hệ thống hiện tại – những khó khăn trong quá trình phát triển và làm thế nào để nâng cấp chúng.

 

C

Tuyển chọn, đào tạo các cán bộ chủ chốt:

–         Xác định những vị trí chủ chốt cần có để thực hiện kế hoạch của bạn.

–         Những cán bộ đó đã ở trong doanh nghiệp hay cần được tuyển dụng.

–         Đánh giá những kỹ năng hiện có của cán bộ, chú ý tới những vị trí chủ chốt, những vị trí đòi hỏi kỹ năng thấp có thể được nhóm với nhau, lưu ý tới những kỹ năng cần có để vận hành những công nghệ hoặc hệ thống kinh doanh nhất định.

–         Doanh nghiệp có định đào tạo từ nội bộ, tuyển dụng từ bên ngoài, sử dụng kỹ năng của các nhà đầu tư/các đối tác, tiếp nhận đào tạo của các nhà cung cấp thiết bị hoặc các nhà tư vấn không.

–         Đánh giá nhu cầu đào tạo, loại hình đào tạo nào sẽ áp dụng – đào tạo tại chỗ qua công việc, qua các trường dạy nghề, các khoá đào tạo – xem xét các chi phí cho những hoạt động này.

D

Khuyến khích và đãi ngộ: Đối với các cán bộ chủ chốt – lương, thưởng, hoa hồng; có sử dụng hợp đồng lao động không và có những điều khoản đặc biệt nào.

E

Quyền sở hữu:

–         Nếu quyền sở hữu có vai trò khuyến khích đặc biệt quan trọng- hãy thảo luận.

–         Những ai là chủ doanh nghiệp và cổ phần của họ, các kế hoạch tương lai về quyền sở hữu của doanh nghiệp, những ai là thành viên hội đồng quản trị.

 

.Thế mạnh của bộ máy quản lý là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các ngân hàng trong việc xem xét cân nhắc các khoản đầu tư trung và dài hạn

 

 

 

TỔNG HỢP CHI PHÍ

 

Mục đích: Tổng hợp các chi phí triển khai và vận hành doanh nghiệp như đã trình bày trong bản kế hoạch. Mọi sự sắp xếp và tính toán chi phí cho các yêu cầu đã xác định trong các phần trước, cũng như cho các yếu tố thích hợp khác

 

Stt

Đề mục

Điểm

0-5

Thực hiện/diễn giải

A

–            Xem xét những hạng mục như: đặc điểm kỹ thuật và chi phí cho văn phòng, nhà xưởng; chi phí xây mới hay sửa chữa thiết bị sản xuất, chi phí lắp đặt nội thất và thiết bị văn phòng.

–             Nên mua sắm hay thuê những tiện ích và thiết bị đó.

–            Chỉ ra những người cung cấp/nhà thầu có khả năng·

–            Đối với nhà xưởng, thiết bị,..có sẵn đưa vào thực hiện kế hoạch, liệt kê chi tiết giá mua nguyên thuỷ cũng như giá trị còn lại trong sổ kế toán.

–            Tóm tắt tất cả các thông tin trên trong một bảng.

b

Tồn kho đầu kỳ:

–            Giá trị hàng tồn kho, nguyên vật liệu…phải được xác định bằng giá mua nguyên thuỷ, hàng mới nhập được định giá theo các bản chào hàng của nhà cung cấp.

–            Xem xét khả năng đặt hàng theo số lượng một cách kinh tế nhất cũng như thời gian giao hàng.

–            Sử dụng các thông tin này để tính toán nhu cầu lưu kho (bao nhiêu ngày) để đạt được doanh số mục tiêu (nguyên vật liệu, bán thành phẩm cũng như thành phẩm).

–            Tính toán thời gian và chi phí đặt hàng

C

Những chi phí khởi sự:

–         Tổng hợp thành bảng các loại và khối lượng các chi phí khác như: chi phí quảng cáo ban đầu, đặt cọc cho các công ty cung ứng dịch vụ, dịch vụ phí về pháp luật và kế toán, xin giấy phép hoặc đăng ký kinh doanh, tuyển dụng và đào tạo, đăng ký nhãn mác..

–         Khi thích hợp, cân nhắc các khoản mục như giải phóng mặt bằng, đền bù, thủ tục thuê đất- điều tra toàn diện các khoản mục chi phí này thông qua các nhà chức trách địa phương.

D

Chi phí gián tiếp:

–         Tập hợp thành bảng các chi phí gián tiếp điển hình theo tháng và năm, theo đà phát triển của doanh nghiệp.

–         Áp dụng đối với các chi phí phân phối, chi phí bán hàng và marketing, chi phí thành lập doanh nghiệp (ví dụ chi phí bảo hiểm, thuê nhà, tiện ích điện nước, chi phí hành chính kể cả trả lương nhân viên quản lý).

E

Vốn lưu động:

–  Đây là lượng vốn cần thiết để duy trì lượng tiền mặt, duy trì kho hàng cũng như hàng hoá đã phân phối nhưng chưa được thanh toán (tức là bằng tổng tài sản lưu động trừ nợ ngắn hạn; những số liệu này được ước tính từ dự đoán về dòng tiền trong chương tiếp theo.

F

Lập bảng cho từng loại khoản mục chi phí kể trên, liệt kê khối lượng chi phí và thời gian (tháng) cần phải thanh toán các khoản mục đó.

 

DỰ BÁO TÀI CHÍNH

Mục đích: Tổng hợp toàn bộ kế hoạch như đã phác thảo, trên cơ sở đó cụ thể hoá cho các năm hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp, dưới dạng tiền trong một thời kỳ. Phần này hỗ trợ việc tính toán các nhu cầu tiền mặt, chỉ rõ khi nào các dòng tiền sẽ quay trở lại doanh nghiệp; nó cũng đồng thời là công cụ phân tích năng lực tài chính và những giá trị tương lai có thể đạt được của doanh nghiệp. Bản dự báo tài chính này cũng có thể được cập nhật trong quá trình tiến hành kế hoạch. Phần này nên thực hiện sau cùng.

 

Stt

Đề mục

Điểm

0-5

Thực hiện/diễn giải

A

Dự báo Lãi – Lỗ hàng tháng:

–         Mẫu của phần này được trình bày chương 10· Các khoản thu nhập và0 chi phí được ghi cho tháng mà các hoạt động đó thực sự phát sinh, và do đó có thể khác với thời điểm (tháng) doanh nghiệp thực sự trả tiền hay thu tiền về.

–         Đối với thu nhập – giao dịch được ghi nhận trong tháng mà doanh nghiệp gửi hoá đơn tới khách hàng (người mua)- hàng coi như đã được bán.

–         Đối với chi phí – giao dịch được ghi nhận trong tháng mà doanh nghiệp nhận được hoá đơn (từ người bán).

–         Mua sắm nguyên vật liệu- ban đầu được ghi nhận thành tăng khối tài sản, sau đó được ghi thành chi phí sản xuất đồng thời với việc gửi hoá đơn thanh toán tới người mua sản phẩm (hoặc dịch vụ).

B

Dự đoán dòng tiền mặt theo tháng:
Mẫu của phần này được trình bày ở chương 10

Phần này có được nhờ sự tham chiếu phần dự báo lãi lỗ hàng tháng , tuy nhiên các giá trị chỉ được ghi nhận trong tháng thực sự diễn ra các hoạt động thanh toán bằng tiền mặt.
Có 3 giai đoạn.- tương ứng với ba phần – điền số liệu vào mẫu kể trên

(1) Dòng tiền phảnánh hoạt động tác nghiệp đơn thuần.

(2) Dòng tiền từ hoạt động đầu tư ban đầu (mua sắm tài sản cốđịnh và đầu tư khác)

(3) Dòng tiền mặt phản ánh hoạt động đầu tư từ bên ngoài vào doanh nghiệp và từ doanh nghiệp ra bên ngoài (đầu tư hoặc cho vay)

C

Dự báo Bảng cân đối kế toán:

–         Mẫu của phần này được trình bày chương 10.

–         Thông thường, doanh nghiệp cần dự báo cho ít nhất là một năm đầu tiên, hoặc thậm chí dài hơn nếu tới cuối năm thứ nhất, hoạt động mua sắm ban đầu (capital investment) và các hoạt động đầu tư/ cho vay (financing) chưa hoàn tất.

D

Phân tích tỷ lệ tài chính:

–            Các tỷ lệ này có thể được tính toán từ các dự báo của bạn.

–            Có thể tính toán các tỷ số nhất định nhằm đánh giá: tính sinh lợi, khả năng chuyển hoá thành tiền mặt cũng như khả năng thanh toán nợ.

–            Điểm hoà vốn cũng có thể được tính toán để xác định mức doanh số mà tại đó doanh nghiệp bắt đầu thu được lợi nhuận.

E

Những rủi ro chính:

Những rủi ro có thể ảnh hưởng tới các con số dự báo và tính toán của bạn cần phải được nhắc tới với các tác động của nó cũng như những biện pháp được sử dụng để giảm thiểu những yếu tố đó.

 

Từ chương 7 tới phần này là những phần thu hút được sự quan tâm nhiều nhất. Để chuẩn bị chu đáo cho phần này, hãy đọc tập tài liệu “Kế Hoạch Kinh Doanh – Kế Hoạch & Dự Báo Tài chính”. Xem bìa sau tập tài liệu này để biết chi tiết về tài liệu trên và các ấn phẩm bổ ích khác. Một phần mềm dự báo tài chính đơn giản cũng được cung cấp để giúp bạn hoàn tất phần trình bày này.

 

PHỤ LỤC VÀ DIỄN GIẢI

PHỤ LỤC

Sẽ không thích hợp nếu bạn trình bày các bảng biểu và bảng tính… chi tiết vào phần chính của kế hoạch. Thay vào đó, hãy trình bày chúng vào một tập tài liệu mỏng riêng biệt đi kèm, nhờ vậy bản kế hoạch trông sẽ đỡ giống một tài liệu có nhiều tập. Ngoại lệ duy nhất là bản dự báo tài chính được trình bày như một nội dung chính của kế hoạch.
Chỉ đưa vào phần phụ lục những gì thích hợp, không nên cố gắng tạo ấn tượng bằng một tập tài liệu dày.

 

Trình bày và diễn giải·
Hãy sử dụng một phương tiện xử lý văn bản, nghiên cứu các kế hoạch hoặc tài liệu đã có sẵn để tận dụng những mẫu trình bày tốt·
Cần đảm bảo rằng trang đầu có đầy đủ các chi tiết về tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, tên người liên hệ, ngày tháng hoàn thành, số hiệu.

 

DỰ BÁO THU NHẬP VÀ CHI PHÍ THÁNG… NĂM..

Đơn vị: 1000 VNĐ

 

Chỉ tiêu Th1 Th2 Th3 Th4 Th5 Th6 Th7 Th8 Th9 Th10 Th11 Th12 Tổng %
Doanh số                            
Giá vốn hàng bán(nguyên vật liệu)                            
Tồn kho đầu kỳ                            
Chi phí sản xuất trực tiếp                            
Lương lao động trực tiếp                            
Tiền thuê nhà xưởng, thiết bị                            
Các chi phí trực tiếp khác                            
Mua sắm nguyên vật liệu, linh kiện…trong ky                            
Thuế Doanh thu (đã bỏ)                            
Trừ: Tồn kho cuối ky                            
Các thu nhập khác từ hoạt đông kinh doanh                            
Lãi gộp                            
……………………..                            
Chi phí phân phối                            
Chi phí phân phối                            
Chi phí Marketing và bán hàng                            
Quảng cáo                            
………………………..                            
Chi phí xí nghiệp                            
Thuê đất                            
Bảo hiểm                            
Chi phí các tiện ích(điện, nước..)                            
Sửa chữa, bảo dưỡng                            
Chi phí hành chính                            
Lương nhân viên hành chính                            
Chi phí khách sạn, đi lại                            
Điện thoại, Fax                            
In ấn VPP                            
Đặt mua ấn phẩm, báo chí                            
Các dịch vụ kế toán và pháp luật                            
Chi phí kiểm tra                            
Chi phí nghiên cứu và phát triển(R&D)                            
Các chi phí khác                            
………………                            
Khấu hao                            
Khấu hao –chi phí ban đầu                            
Khấu hao – văn phòng, nhà cửa & tiện ích                            
Khấu hao – nhà xưởng và máy móc                            
Khấu hao – nội thất và thiết bị văn phòng                            
Khấu hao – máy tính                            
Khấu hao – phương tiện vận tải                            
………………….                            
Chi phí tài chính                            
Lãi vay ngắn hạn các cổ đông                            
Lãi vay ngân hàng (ngắn và dài hạn                            
……………..                            
Tổng chi phí gián tiếp                            
Lợi tức trước thuế                            
Thuế lợi tức (thuế thu nhập DN)                            
Lợi tức ròng (lợi sau thuế tức)                            
Lợi tức kỳ trước chuyển sang                            

 
DỰ BÁO DÒNG TIỀN MẶT – NĂM THỨ NHẤT

 

Chỉ tiêu Th1 Th2 Th3 Th4 Th5 Th6 Th7 Th8 Th9 Th10 Th11 Th12 Tổng
Dòng tiền vào từ các hoạt động                          
Tiền mặt thu được                          
Lãi suất thu được                          
………………………….                          
Dòng tiền ra từ các hoạt động                          
Chi phí tiền mặt cho sản xuất trực tiếp                          
Chi phí vận chuyển                          
Chi phí bán hàng va Marketing                          
Chi phí quảng cáo                          
Tiền thuê đất                          
Bảo hiểm                          
Điện nước                          
Sửa chữa và bảo dưỡng                          
Lương nhân viên hành chính                          
Đi lại, khách sạn                          
Điện thoại, Fax                          
In ấn, văn phòng phẩm và bưu điện                          
Đặt mua ấn phẩm, báo chí                          
Các dịch vụ kế toán và pháp luật                          
Chi phí kiểm tra                          
Chi phí nghiên cứu và phát triển(R&D)                          
Các chi phí khác                          
Lãi vay trung và dài hạn ngân hàng                          
Lãi vay ngắn hạn ngân hàng                          
Lãi vay ngắn hạn cổ đông                          
Lãi vay bên thứ ba                          
Thuế VAT phải thu / phải trả                          
Thuế thu nhập                          
Thuế doanh thu                          
…………………                          
Dòng tiền vào/ra từ các hoạt động tài chính                          
Vốn cổ đông                          
Vay bên thứ ba                          
Vay các cổ đông                          
Vay ngắn hạn ngân hàng                          
…………….                          
Dòng tiền ra từ các hoạt động mua sắm đầu tư ban đầu                          
Các chi phí ban đầu                          
Chi cho nhà cửa và tiện ích                          
Chi cho nhà xưởng và máy móc                          
Chi cho nội thất và thiết bị văn phòng                          
                           
Chi cho máy tính                          
Chi mua sắm phương tiện vận tải                          
Chi mua sắm phương tiện vận tải                          
Dòng tiền tăng/giảm trong kỳ (Net cashflow for the month)                          
Dòng tiền từ kỳ trước chuyển sang                          
Dòng tiền chuyển sang kỳ sau                          

 

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN HÀNG THÁNG- NĂM THỨ NHẤT

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: