Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

Quy trình ký hợp đồng tổ chức hội nghị

Posted by nqcentre on March 22, 2011

QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, TIỆC  

I/ MỤC ĐÍCH:          

–   Hướng dẫn các bước thực hiện quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng tổ chức hội nghị, tiệc… 

II/ PHẠM VI: 

–   Áp dụng cho bộ phận sale. 

III/ ĐỊNH NGHĨA: 

–    Không có. 

IV/ NỘI DUNG: 

1.         Nhận thông tin: 

Nhân viên sale chịu trách nhiệm nhận và xử lý các thông tin của khách hàng liên quan đến việc tổ chức hội nghị, tiệc. Các nguồn thông tin bao gồm:

         Khách hàng liên hệ trực tiếp sale hoặc ngược lại.

         Thông tin từ BGD

         Thông tin từ bộ phận lễ tân

         Thông tin qua mail hoặc website NV sale chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu: KD – BM01. 

Trường hợp khách hàng không cung cấp đủ thông tin thì NV sale chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin. 

Đối với trường hợp công ty có quy định phân quyền sale giữa nhân viên sale, sale manager, director thì nhân viên sale phải chuyển thông tin cho quản lý liên quan (tiếp tục thực hiện theo các bước dưới đây). 

2.         Phản hồi thông tin cho khách hàng: 

         Việc phản hồi thông tin cho khách bao gồm: 

+    Trả lời khách hàng trong việc không đáp ứng được nhu cầu.

+    Trả lời khách hàng nếu đủ năng lực phục vụ. 

         NV sale chịu trách nhiệm xem xét các thông tin về  năng lực phục vụ của khách sạn so với yêu cầu của khách hàng. Khi xác định năng lực, nhân viên sale cần tham khảo ý kiến tư vấn của bộ phận buồng, nhà hàng, kỹ thuật và các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng. 

         Với danh mục các trường hợp theo quy định riêng của Giám đốc điều hành cần xin ý kiến của GD thì thông tin cho GD để GD có ý kiến chỉ đạo. 

         Trường hợp không đủ năng lực phục vụ thì NV sale phải báo cáo cho manager biết xin ý kiến chỉ đạo, nếu manager đồng ý thì trả lời cho khách hàng, đồng thời đề nghị khách có thể chuyển sang thời gian khác được không? Nếu khách vẫn không đồng ý thì có thể giới thiệu các đơn vị khác cho khách hàng.  

3.         Đàm phán và ký hợp đồng. 

         Nhân viên sale chịu trách nhiệm lập dự thảo hợp đồng và tổ chức quá trình thương thảo hợp đồng giữa hai bên. 

         Việc tổ chức ký hợp đồng do nhân viên sale tổ chức thực hiện, Trưởng phòng sale – marketing chịu trách nhiệm xem xét tính hợp lý, hợp pháp và đầy đủ của hợp đồng. 

         Sau khi ký nháy, Trường phòng sale chuyển hợp đồng cho GD ký. 

         Hợp đồng được lập thành 04 bản, 02 bản gửi cho khách hàng, nhân viên sale giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán. 

         Ngay sau khi ký hợp đồng, nhân viên sale hướng dẫn khách hàng tới phòng kế toán để làm thủ tục đặt cọc thực hiện dịch vụ. Mức độ đặt cọc tuỳ thuộc theo chính sách của công ty trong từng thời gian cụ thể.

Trường hợp các yêu cầu tổ chức của khách hàng làm phát sinh các chi phí mà nếu không tổ chức hội nghị khách sạn không thể chuyển sang sử dụng cho công việc khác thì việc đặt cọc phải bao gồm các chi phí đó (sale manage chịu trách nhiệm về nội dung này). 

         Trường hợp khách hàng không chịu đặt cọc thì nhân viên sale báo cáo sale manage xin ý kiến giải quyết. Nếu khách hàng vẫn không đặc cọc thì ra thông báo huỷ hợp đồng trừ trường hợp khách hàng có biện pháp bảo đảm khác hay có bảo lãnh của Giám đốc.   

4.         Tổ chức hội nghị. 

Việc tổ chức hội nghị, tiệc là sự phối hợp của các bộ phận như sau:         Sale         Lễ tân         Buồng         Nhà hàng         Kỹ thuật.. 

Bộ phận sale chịu trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức và phối hợp, đốc thúc, giám sát các bộ phận thực hiện theo kế hoạch.

 Việc tổ chức hội nghị được thực hiện theo quy trình tổ chức hội nghị, quy trình tổ chức tiệc. 

5.         Thanh lý hợp đồng 

         Sau khi thực hiện xong hợp đồng, bộ phận sale có trách nhiệm làm thanh lý hợp đồng. Bản thanh lý hợp đồng bao gồm các nội dung: 

+   Các nội dung đã thực hiện theo hợp đồng

+    Những nội dung chưa thực hiện và cách giải quyết.

+    Quyết toán chi phí. 

         Bản thanh lý hợp đồng phải được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ hai bản, trong đó 01 bản được chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tuc thanh toán hợp đồng. 

         Dựa trên biên bản thanh lý, phòng kế toán chịu trách nhiệm kết toán công nợ với khách hàng. 

         Trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm chễ, bộ phận sale có trách nhiệm cùng với phòng kế toán để đốc thúc công nợ của khách hàng. 

         Việc thu hồi công nợ thực hiện theo quy trình thu hồi công nợ của công ty. 

V/ TÀI LIỆU THAM KHẢO: 

         Không có.   

VI/ BIỂU MẪU KÈM THEO: 

1.      Phiếu thông tin tổ chức hội nghị                   mã: KH – BM01 

2.      Phiếu thông tin tổ chức tiệc             mã: KH – BM02

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: