Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

F1.Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối

Posted by nqcentre on October 19, 2010

1. “Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối”  là gì?

ü            Dự đoán được những vấn đề, những rào cản và dựa vào đó để đưa ra kế hoạch hành động.

ü            Xây dựng những nguyên tắc, cách thức thực hiện để làm việc đạt hiệu quả và hiệu suất cao nhất.

ü            Dành thời gian cho những vấn đề quan trọng bằng cách nhanh chóng tập trung vào trọng tâm của những vấn đề cốt lõi và đặt những vấn đề ít quan trọng hơn sang một bên.

ü            Sử dụng những người thích hợp một cách đúng lúc; duy trì thông báo cho họ về những vấn đề, quá trình và những thay đổi xác đáng.

ü            Nhận ra và có những hành động đúng đắn khi tiến trình công việc đang đi dần tới những kết quả không mong muốn.


Bảng phân cấp Năng lực:

Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối”

Cấp 1

Năng lực cơ bản/ nền tảng

– Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hợp lý để luôn sẵn sàng và đáp ứng được yêu cầu công việc.

– Sử dụng hiệu quả thời gian.

– Tổ chức nguồn lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng thời hạn.

– Đóng góp tích cực vào việc lập kế hoạch cho những công việc liên quan đến của bản thân.

– Thông báo thường xuyên cho mọi người về tiến trình công việc.

Cấp 2

Năng lực làm việc

– Quản lý thời gian của mình và của người khác một cách hợp lý

– Xây dựng các kế hoạch hoàn chỉnh, xác định thời gian, độ phức tạp của của từng công việc, quy trình, dự án.

– Thực hiện và giám sát hiệu quả những kế hoạch phức tạp để hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được các mục tiêu đề ra.

– Phát hiện vấn đề và hành động kịp thời để ngăn ngừa những kết quả không mong muốn.

 

Cấp 3

Năng lực làm việc tốt

– Đưa ra những chỉ dẫn có giá trị trong việc giúp các nhóm lên kế hoạch, tổ chức thực hiện và phối hợp hành động một cách có hiệu quả.

– Xây dựng các kế hoạch cho các dự án phức tạp, bao gồm nhiều nhóm làm việc; tiến hành và phối hợp hiệu quả những kế hoạch này.

– Chứng tỏ sự hiểu biết sâu sắc về mối quan hệ giữa những thành tố khác nhau của một dự án có quy mô lớn mà theo đó phải tổ chức các nhóm làm việc để sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực hữu hạn.

 

Cấp 4

Một chuyên viên giỏi

– Xây dựng, triển khai những kế hoạch khó khăn, phức tạp nhất, bao gồm nhiều nhóm làm việc và có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động của công ty.

– Bộc lộ sự hiểu biết sâu sắc về mối quan hệ giữa những nhóm làm việc khác nhau.

– Đưa ra những hành động kịp thời, mang tính chiến lược trong việc thiết kế và lãnh đạo nhóm, tạo điều kiện cho việc làm việc tập thể đạt hiệu quả.

– Luôn có sự chuẩn bị chu đáo và dự đoán trước được ảnh hưởng của khuynh hướng ngành; phát triển những kế hoạch chiến lược của công ty với sự nhiệt tình, nỗ lực cao nhất của bản thân.

 

Tuy nhiên, nếu quá lạm dụng kỹ năng này, bạn có thể bỏ qua yếu tố quan hệ trong công việc; bị xem là quá cứng nhắc và kiểm soát quá chặt; không linh hoạt và gặp khó khăn với những thay đổi quá nhanh; không cởi mở tiếp nhận gợi ý của người khác và mất bình tĩnh khi sự việc không diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra.

 

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm  và thực hiện

ü      Liệu tôi có hiểu một cách rõ ràng về những kết quả người ta trông chờ vào dự án này không?

ü      Lần cuối cùng tôi không hoàn thành công việc đúng thời hạn do thiếu sót trong khâu lập kế hoạch là khi nào?

ü      Liệu danh sách những việc cần làm mà tôi lập ra có gây cản trở tới kết quả công việc không?

ü      Tôi có biết những nguồn lực nào có sẵn cho dự án / công việc này không ?

ü      Tôi phải làm thế nào để có thể tận dụng được những công nghệ sẵn có để lập kế hoạch cho dự án này?

ü      Tại sao những người khác lại ngạc nhiên về phương pháp lập kế hoạch của tôi ?

ü      Liệu tôi có sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn trong các hoạt động khác không?

ü      Liệu các thành viên trong nhóm của tôi có đang giải quyết cùng một vấn đề với tôi không?

ü      Làm thế nào để xây dựng một cơ cấu cho dự án để tôi có thể thực hiện được nhiều nhiệm vụ cùng một lúc?

ü      Sử dụng những kỹ thuật lập dự án để tổ chức công việc của bạn hiệu quả hơn. Thảo luận với đồng nghiệp của bạn về sự hữu ích của những kỹ thuật này. Sử dụng những kỹ thuật phù hợp nhất đối với tình huống của bạn để nâng cao kỹ năng này của bạn

ü      Nghiên cứu những chiến lược mới. Thảo luận với các thành viên trong nhóm về những chiến lược đó. Sử dụng một chiến lược phù hợp nhất với trường hợp của bạn.

ü      Hợp tác chặt chẽ với cấp trên của bạn trong việc xây dựng kế hoạch cho một cuộc họp bàn về một dự án. Thảo luận chương trình làm việc, thành viên tham dự, những tài liệu ,thiết bị cần thiết… Lập một danh sách những việc cần làm để lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp. Thu thập ý kiến phản hồi từ cấp trên và những người tham dự về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức của bạn.

ü      Tổ chức một cuộc họp nhóm. Chuẩn bị một chương trình làm việc và cùng cấp trên của bạn xem lại chương trình đó. Xin ý kiến nhận xét về khả năng sắp xếp, tổ chức công việc của bạn.

ü      Tìm những nhà quản trị dự án giỏi về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Phỏng vấn họ về những kỹ thuật mà họ sử dụng, áp dụng ít nhất một kỹ thuật thành công vào dự án của bạn.

ü      Phối hợp tổ chức một sự kiện đặc biệt hoặc có liên quan đến nhiều nhóm làm việc.Lập danh sách tất cả những bộ phận, thành tố khác nhau của sự kiện đó. Xây dựng một kế hoạch phối hợp tất cả các thành phần đó. Thu thập ý kiến phản hồi từ những người tham gia và cấp trên của bạn về mức độ hiệu quả trong việc duy trì thông báo cho mọi người và phối hợp hành động của bạn. Suy nghĩ về những gì bạn đã học được và những gì bạn có thể sẽ làm khác đi trong tương lai.

ü      Quản lý những nhà thầu làm việc trong dự án của bạn. Thu thập ý kiến phản hồi từ họ và cấp trên của bạn về mức độ hiệu quả trong việc phối hợp hành động và tổ chức công việc của bạn. Hành động theo những gợi ý đó.

ü      Tổ chức một diễn đàn nói về nhiệm vụ, sản phẩm dịch vụ, công nghệ của nhóm bạn trước những người quan tâm từ các nhóm, đơn vị kinh doanh trong công ty. Phụ trách việc liên kết các bài thuyết trình và các thiết bị hỗ trợ. Thu thập ý kiến phản hồi từ đồng nghiệp về mức độ hiệu quả của bạn trong việc lập kế hoạch và tổ chức diễn đàn đó.

ü      Đóng vai trò liên kết giữa nhóm của bạn với nhóm khác mà bạn làm việc cùng. Chịu trách nhiệm phối hợp các nhóm (VD: điều phối thông tin và các hoạt động khác, lịch trình làm việc,…). Thu thập ý kiến phản hồi từ đồng nghiệp về mức độ hiệu quả của bạn trong vai trò này.

 

3. Chương trình đào tạo

3.1 Đào tạo trên lớp:

No Khóa đào tạo
1
  • Project Management: Planning, Scheduling and Control

 

3.2 Đào tạo trực tuyến:

No Khóa đào tạo
1
  • Succession Planning Strategies
2
  • Strategic Planning

 

4.Tự nghiên cứu

Đầu sách quan trọng cần nghiên cứu:

ü            PDI’s Successful manager’s handbook (bản năm 1992 hoặc 1996)

http://www.personneldecisions.com/publications/smh_seventhedition.asp

Các tài liệu tham khảo khác:

ü            Strategic Planning / Richard D’Aveni

ü            Planners on planning: Leading planners offer real-life lessons on what works, what doesn’t, and why/ Ed.: Bruce W. McClendon, Anthony James Catanese.

ü            Organization Planning and Development / William F. Glueck

ü            Manufacturing Planning and Control Systems / Thomas E. Vollmann, William L. Berry, D. Clay Whyback

ü            Understanding management / Richard L. Daft, Dorothy Marcic

ü            Total quality management: guiding principles for application / Jack P. Pekar .

ü            Operations management: multimedia version / Roberta S. Russell, Bernard W. Taylor III

ü            Strategic management: formulation, implementation, and control / John A. Pearce II, Richard B. Robinson, Jr

ü            Operations management: contemporary concepts / Roger G. Schroeder

ü            Operations management for competitive advantage / Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, F. Robert Jacobs

 

5. Chú ý

Nếu bạn quá chú trọng vào kỹ năng trên, có thể:

ü            Bỏ qua yếu tố con người trong công việc.

ü            Bị xem là cứng nhắc hoặc kiểm soát công việc quá chặt chẽ.

ü            Không độ lượng trước những vụ lộn xộn thông thường

ü            Không cởi mở đón nhận ý kiến của những người khác


Để tránh quá chú trọng vào kỹ năng trên, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

ü            Tôi có lo lắng khi mọi việc không đi đúng theo kế hoạch đã vạch không?

ü            Liệu kế hoạch của tôi có chi tiết đến mức người khác có rất ít cơ hội để góp ý?

ü            Tôi có tự nhận ra mình có khả năng là một người tổ chức, sắo xếp công việc chứ không đơn thuần là một thành viên tham gia vào nhóm không?

ü            Tôi phản ứng như thế nào khi người khác có vẻ không coi trọng hoặc bỏ qua kế hoạch mà tôi đã xây dựng?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: