Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

TỔ CHỨC DỰ ÁN

Posted by nqcentre on December 22, 2007

TỔ CHỨC DỰ ÁN

  1.      CẤU TRÚC TỔ CHỨC 

1.1 Các khái niệm về tổ chức và cấu trúc tổ chức 

a)      Tổ chức và cấu trúc tổ chức 

         Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.    Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ   chức. 

b)   Không có tổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức thích hợp hay không thích hợp (No such thing as good or bad orginization, there are only appropriate or inappropriate ones) 

c)   Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành viên phải được xác định rõ ràng về  + quyền hạn —> the authority = the power+ bổn phận  —> the responsibility = the obligation      —> Trách nhiệm     = quyền hạn + bổn phận          (Accountability    = Authority   + Responsibility) 

1.2 Các loại cấu trúc tổ chức

Có 3 loại :       

+ Cấu trúc chức năng                                   

+ Cấu trúc dự án                                   

+ Cấu trúc ma trận 

a.      Cấu trúc chức năng Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao. 

Ưu điểm:         Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung         Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát         Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất         Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực         Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất         Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên         Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà 

Nhược điểm:         Không có quyền lực dự án tập trung à không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.         Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án         Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng         Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn         Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng         Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất

b.      Cấu trúc dự ánMột nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm / tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức.

Ưu điểm:         Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án          Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng         Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí         Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án         Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác         Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng 

Nhược điểm:         Sử dụng nguồn lực không hiệu quả         Không chuẩn bị những công việc trong tương lai         Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án         Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án         Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc.                          

 c.       Cấu trúc ma trậnCấu trúc này là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc chức năng và dự án. Ưu điểm:         Sử dụng hiệu quả nguồn lực         Tổng hợp dự án tốt         Luồng thông tin được cải thiện         Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng         Duy trì kỷ luật làm việc tốt         Động lực và cam kết được cải thiện Nhược điểm:         Sự tranh chấp về quyền lực         Gia tăng các mâu thuẫn         Thời gian phản ứng lại chậm chạp          Khó khăn trong giám sát và kiểm soát         Quản lý phí tăng cao         Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 

              
2.      XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TEAM WORK) 

2.1 Sự làm việc theo nhóm có hiệu quả  

a.      Thế nào là làm việc theo nhóm          Làm việc theo nhóm (Team work) là các cá nhân cùng làm việc với nhau để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt hơn là khi họ làm việc riêng rẽ.         Hiệu quả tổng hợp (Synergy):  Theo lý thuyết hệ thống:      Tối ưu tổng thể > tổng các tối ưu cục bộ      

b.      Sự làm việc theo nhóm có hiệu quả ·        Có 3 thành phần làm việc theo nhóm có hiệu quả:         Kỹ năng của các thành viên trong nhóm         Cấu trúc tổ chức         Kiểu quản lý ·        3 yếu tố để xây dựng nhóm:         Chọn đúng việc phối hợp các người trong nhóm         Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ         Chọn đúng kiểu lãnh đạo 

c.       Các phẩm chất nghề nghiệp của một thành viên trong nhóm         Quan tâm và chịu trách nhiệm của công việc         Chịu sự kích thích của môi trường làm việc         Cầu tiến trong nghề nghiệp         Lãnh đạo tổng quan+ Kỹ năng kỹ thuật + Kỹ năng xử lý thông tin+ Kỹ năng giao tiếp hiệu quả+ Kỹ năng ra quyết định 

d.      Lợi ích của làm việc theo nhóm         Nâng cao được thành quả         Xây dựng được hiệu quả tổng hợp         Nâng cao được khả năng sáng tạo         Làm giảm bớt được căng thẳng và các mâu thuẫn         Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả         Nâng cao được yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng lẫn nhau (khi làm việc chung thì mới hiểu được công việc và thông cảm lẫn nhau)         Đương đầu với thử thách 

e.       Các khó khăn của làm việc theo nhóm         Tốn thời gian và tốn công sức         Ra quyết định chậm          Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ”         Hình thành bè phái (factionalism) 

f.        Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm         Biết lắng nghe+ Thái độ: quan tâm, chú ý, tôn trọng.+ Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cắt ngang lời nói người khác.+ Tập trung: nội dung, cảm xúc          Giải quyết mâu thuẫn (Confict Resolution) 

Quan điểm cũ  Quan điểm mới
         Tìm cách tránh mâu thuẫn         Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý         Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu         Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ          Không thể trách được mâu thuẫn à cần phải đương đầu với mâu thuẫn         Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân khác nhau         Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt         Mâu thuẫn cần phải được quản lý và kiểm soát

  g.      Các điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả         Thời gian: mọi thành viên trong nhóm đều phải cam kết dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ (nếu mọi người đều có tư tương luôn dành khó khăn về phía mình thì nhiệm vụ dễ dàng thành công)         Tình cảm (Feeling): mọi thành viên trong nhóm phải quan tâm tới mục tiêu, cấu trúc công việc, tương lai và con người trong nhóm         Tập trung: Tất cả các thành viên trong nhóm phải biết vấn đề (issue) của nhóm và trong đầu mỗi thành viên phải có thứ tự các ưu tiên của nhóm 

2.2       Các thất bại của làm việc theo nhóm         Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)         Các thành viên đều lo lắng và nản lòng (có tâm trạng muốn thoát ra khỏi nhóm)         Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác. 

2.3       Xây dựng nhóma.      Các vấn đề cần quan tâm         Thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm         Cách giải quyết vấn đề hiệu quả         Cách giải quyết mâu thuẫn         Tính sáng tạo trong nhóm         Không khí làm việc tin cậy và hỗ trợ         Phải rõ được mục tiêu của nhóm và vai trò của các thành viên trong nhóm 

b.      Các biện pháp tổng quát         Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận. Những vấn đề không rõ thì nên nhờ tư vấn / chuyên viên         Thu thập thông tin đầy đủ         Phải có quá trình tự đánh giá 

c.       Điều kiện để thành công         Được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý         Sự tự nguyện tham gia của các thành viên trong nhóm 

3.  LÃNH ĐẠO (Leadership)

3.1. Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực         Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức.         Quyền lực: là khả năng của một người này ảnh hưởng tới hành vi của một người khác.         Nguồn gốc quyền lực:+ Quyền lực chính thức+ Quyền lực do sự tưởng thưởng+ Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)+ Quyền lực chuyên môn+ Quyền lực tôn phục (uy tín) Ngoài ra trong thực tế còn có các loại quyền lực khác:+ Thông tin+ Thuyết phục+ Liên kết (mối quen biết với người có quyền lực lớn) 

3.2.  Lý thuyết lãnh đạoCó 3 quan điểm:         Cổ điển         Hành vi         Phù hợp 

a.  Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển: người lãnh đạo sinh ra là có vai trò lãnh đạo         Tính cánh lãnh đạo > < không có tính cách lãnh đạo         Tính cánh lãnh đạo có hiệu quả > < tính cách lãnh đạo không hiệu quả 

b.  Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi: muốn làm lãnh đạo thì phải huấn luyện         Các nhiệm vụ của nhà lãnh đạo         Kiểu lãnh đạo a.       Lý thuyết lãnh đạo theo sự phù hợp: Việc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào các yếu tố của môi trường         Tính cách, kinh nghiệm của người lãnh đạo và của nhân viên         Cấu trúc của nhiệm vụ cần được thực hiện (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém)         Vị trí công tác của người lãnh đạo 

3.3.  Các kiểu lãnh đạo Các kiểu lãnh đạo:          Quan tâm đến công việc (Task-oriented): Quan tâm nhiều đến mục tiêu của công việc và có xu hướng dẫn tới cách cư xử chuyên quyền, độc tài         Quan tâm đến con người (People relation-oriented): Quan tâm nhiều hơn yếu tố con người và là kiểu lãnh đạo dân chủ.

2.1     Mô hình V. Vroom Leadership Model (1973) 
         AI               Authoritarian (độc đoán, chuyên quyền)            Tập trung         AII         CI               Consultative         CII         GII              Group                                                              Phân quyền ·        AI : Người lãnh đạo tự ra quyết định và chỉ sử dụng những thông tin sẵn có trong tay ·        AII : Người lãnh đạo trước khi ra quyết định yêu cầu thuộc cấp cung cấp thông tin và không nhất thiết phải nói với người hỗ trợ mình cần thông tin này để làm gì. Sau đó người lãnh đạo sẽ tự ra quyết định ·        CI : Người lãnh đạo gặp gỡ từng cá nhân và cho họ biết rõ mục tiêu của việc cần hỏi. Sau đó người lãnh đạo tự ra quyết định và quyết định này có thể bị ảnh hưởng của người hỗ trợ. ·        CII : Người ra quyết định tập trung cả nhóm để hỏi và cũng cho biết rõ mục tiêu cần hỏi. Sau đó người lãnh đạo tự ra quyết định và quyết định này có thể bị ảnh hưởng của những người hỗ trợ. ·        GII : Ra quyết định tập thể. 

Ba quy tắc để bảo vệ chất lượng của quyết định (3 rules to protect decision quality)

 1)      Quy tắc thông tin: Nếu:          chất lượng là quan trọng          nhà lãnh đạo không đủ thông tin  Thì:  loại bỏ kiểu AI  

2)      Quy tắc về phù hợp mục tiêu:

Nếu

         chất lượng là quan trọng          những người nhân viên không rõ mục tiêu của tổ chức  Thì:  không nên dùng GII 

3)      Quy tắc mà vấn đề không có cấu trúc: Nếu          chất lượng là quan trọng         vấn đề không có cấu trúc         người lãnh đạo không đủ thông tin và không biết lấy thông tin ở đâu  Thì:  AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ 

Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định

 1)      Quy tắc chấp nhận:

Nếu         Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không         Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được nhân viên chấp nhận hay khôngThì: AI, AII bị loại bỏ 

2)      Quy tắc mâu thuẫnNếu          Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không         Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được nhân viên chấp nhận hay không         Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên Thì: AI, AII, CI đều bị loại bỏ 

3)      Quy tắc công bằngNếu          Chất lượng là không quan trọng          Sự chấp nhận là quan trọngThì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ 4)      Quy tắc ưu tiên chấp nhậnNếu         Sự chấp nhận là quan trọng         Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không

         Tin tưởng vào nhân viên Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ

One Response to “TỔ CHỨC DỰ ÁN”

  1. […] 6. Tổ chức dự án […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 129 other followers

%d bloggers like this: