Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

Archive for the ‘He thong kiem soat noi bo’ Category

Kiểm soát quy trình bán hàng

Posted by nqcentre on April 30, 2012

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Nội dung kiểm tra

- Các chức năng cơ bản trong quy trình
– Mục tiêu của quy trình
– Rủi ro của quy trình
– Cơ chế kiểm soát áp dụng
– Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng
– Hệ thống chứng từ trong quy trình
– Quy chế nghiệp vụ bán hàng

Mô hình công ty nghiên cứu
– Công ty sản xuất
– Quy mô vừa
– Sản xuất hàng công nghệ
– Cơ cấu tổ chức công ty :
+ HĐTV
+ Ban kiểm soát
+ Tổng Giám Đốc
+ Kiểm toán nội bộ
+ BP Tiếp thị & bán hàng
+ BP Tài chính – Kế toán & IT
+ BP hành chánh – Nhân sự
+ BP sản xuất
+ BP Vật tư – mua hàng
+ BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng…)
+ Đội xe tải
+ Và 3 BP : Kho, quỹ, bảo vệ

Các chức năng cơ bản

- Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng
– Thu tiền
– Ghi nhận – báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời
– Thu tiền : thu bằng nộp trước
– Ghi nhận và báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu

Mục tiêu của việc bán hàng :
– Bán đúng :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng
– Bán đủ : đủ số lượng đã thỏa thuận
– Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết

Mục tiêu của việc thu tiền :
– Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
– Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu
– Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo
– Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu
(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng

Rủi ro của quy trình

- Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời
– Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời
– Ghi nhận & báo cáo : không….

Các cơ chế kiểm soát

- Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản

- Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

Một số rủi ro

- Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)
+ Đánh giá uy tín
+ Duyệt hạn mức tín dụng
+ Phân tích tuổi nợ
+ Nếu bán hàng lần đầu

- Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu
+ Phê duyệt giá bán
+ Cập nhật giá mới

- Giao hàng trể
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng
+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng

- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
+ Khách hàng ký duyệt mẩu hàng
+ Đối chiếu đơn đặt hàng
+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

- Phát hành hoá đơn sai
+ Phê duyệt hoá đơn
+ Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho

- Tiền bán hàng bị lạm dụng :
+ Định kỳ đối chiếu công nợ
+ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

- Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép
+ Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về :
+ Các đơn hàng chưa thực hiện
+ Các số dư phải thu quá hạn
+ Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho
– Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng
– Phân tích tỷ lệ lãi gộp
– Phân tích vòng quay hàng tồn kho
– Giám sát số ngày thu tiền bình quân

Hệ thống chứng từ căn bản

- Đơn đặt hàng
– Phiếu xuất kho
– Hoá đơn
– Phiếu thu/Báo có ngân hàng

Quy trình nghiệp vụ Thể hiện qua chứng từ

- Chứng từ là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp,vụ đã phát sinh và đã hoàn thành
– Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau :
+ Thông qua các chữ ký
+ Thông qua số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quan

Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

- Thể hiện qua chứng từ :
+ Chứng từ có mấy chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào
+ Ký để làm gì

- Thể hiện qua số liên :
+ Phát hành mấy liên
+ Cho những ai ở đâu
+ Để làm gì

Đơn đặt hàng

- Ai phát hành : Khách hàng phát hành
– Chữ ký :
+ Chứng từ có mấy chữ ký : Ít nhất là 2 chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền
+ Ký để làm gì :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán
– Số liên :
+ Mấy liên : 2 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng
-> 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành
– Chữ ký
+ Chứng từ có mấy chữ ký : 5 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)
-> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)
-> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
– Số liên :
+ Phát hành mấy liên : 4 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì
-> 1 liên gốc lưu tại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu
-> 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho
-> 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
-> 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

Hoá đơn của Bộ tài chính

- Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán
– Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 3
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)
-> Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)
-> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)
– Số liên :
+ Mấy lên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)
-> 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng
-> 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu

Phiếu thu

- Ai phát hành : Bộ phận kế toán
– Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 4 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì
-> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng
– Số liên :
+ Mấy liên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu
-> 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền
-> 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền

Tóm tắt

- Xác định các chức năng quy trình
– Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát
– Xác định rủi ro có thể có
– Đưa ra cơ chế kiểm soát thích hợp
– Quy trình được thể hiện qua chứng từ
– Trên cơ sở đó soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm những nội dung trên để những bộ phận và cá nhân có liên quan cùng thực hiện

Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.

Posted in He thong kiem soat noi bo | Tagged: | Leave a Comment »

Thiết lập cơ chế kiểm soát

Posted by nqcentre on April 30, 2012

Cơ chế kiểm soát là gì?- Là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro.
– Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.

Một số thủ tục kiểm soát căn bản

- Phê duyệt
– Định dạng trước
– Báo cáo bất thường
– Bảo vệ tài sản
– Bất kiêm nhiệm
– Sử dụng chỉ tiêu
– Đối chiếu
– Kiểm tra & theo dõi

1. Thủ tục phê duyệt
– Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh
– Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty

Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định :
– Quy định về cấp phê duyệt
– Quy định về cơ sở của phê duyệt
– Quy định về dấu hiệu của phê duyệt
– Quy định về cấp ủy quyền

Đối với thủ tục này cần lưu ý :
– Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.
– Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
– Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

2. Thủ tục định dạng trước

- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý.
– Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ.
– Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
-> Ai được phép thay đổi các định dạng này?

Một số ví dụ :
– Chỉ khi tất cả các thông tin hiển thị trên màn hình được trả lời, máy tính mới xử lý tiếp
– Mã hóa tất cả các loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản cố định,…
– Xét duyệt trên máy tính
– Máy tính tiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch)….

3. Thủ tục báo cáo bất thường

- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp…(“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)
– Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc
– Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp

- Thế nào là “bất thường”, cụ thể :
+ Các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định
+ Các nghiệp vụ ngoại lệ
+ Những bất hợp lý
+ Những vấn đề chưa từng xảy ra , đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn
+ Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống….
– Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện. Nhưng phần lớn do con người thực hiện

- Nhiều công ty xem những báo cáo bất thường này là những đóng góp có giá trị cho công ty và họ đã đề ra những chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc…cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc.
– Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của công ty

Cần lưu ý :
– Báo cáo kịp lúc
– Cụ thể hoá thế nào là bất thường, thế nào là bát hợp lý, thế nào là đáng lưu ý
– Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các bất thường này
– Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

4. Thủ tục bảo vệ tài sản

Là tập hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị :
– Mất mát
– Lãng phí
– Lạm dụng
– Hư hỏng
– Phá hoại

Ví dụ :
– Hạn chế tiếp cận tài sản : hệ thống kho bãi, password máy tính…
– Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty
– Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security
– Kiểm kê tài sản
– Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn …

5. Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

- Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective)
– Lượng hoá tất cả những objective mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành ………. và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này
– Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn
– Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)

- Chỉ tiêu phải có tính khả thi
– Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu
– Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu
– Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập
– Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Một số ví dụ :
– Salesmen & Doanh số
– Khoán chi phí ĐTDĐ
– Khoán vhi phí thủ tục hải quan …

6. Thủ tục bất kiêm nhiệm

Đây là việc tách biệt giữa 4 chức năng :
– Phê duyệt
– Thực hiện
– Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…)
– Ghi nhận (kế toán,…)
Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận

- Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu
– Phải chỉ ra được các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ

-> Các nhân viên cấu kết với nhau

7. Thủ tục đối chiếu

- Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng/ban/bộ phận trong doanh ngiệp
– Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ
– Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ

Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong tực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ
Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo

Cần lưu ý :
– Đối chiếu kịp thời
– Cần điều tra rõ nếu có khác biệt
– Phải có người theo dõi việc đối chiếu
– Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn

8. Thủ tục kiểm tra & theo dõi

- Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”
– Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi
– BGĐ giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra & theo dõi (thường là kiểm toán nội bộ)
– Giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng
– Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá “

Cần lưu ý :
– Bạn không thể xem xét mọi thứ -> Thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro Ban giám đốc quan tâm
– Phát hiện các dấu hiệu bất thường -> Cần điều tra và đưa trách nhiệm rõ ràng
– Định ký & đột xuất xem xét -> Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng quý hay bất kỳ?

Tính ngăn ngừa & tính phát hiện của thủ tục kiểm soát

- Tính ngăn ngừa
+ Thực hiện trước, trong khi nghiệp vụ phát sinh
+ Thường do các phần hành thực hiện
+ Tác dụng ngăn ngừa không cho rủi ro xảy ra
– Tính phát hiện
+ Thực hiện sau khi các nghiệp vụ phát sinh
+ Tổng thể cho mọi ngiệp vụ, thường do các nhân viên ở vị trí có tầm nhìn tổng hợp hoặc các cấp lãnh đạo thực hiện
+ Tác dụng phát hiện rủi ro khi chúng xảy ra
+ Công cụ chủ yếu : kế hoạch, báo cáo, chỉ số tổng hợp

Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát

- Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp
– Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)
– Có thể sử dụng một cơ chế hay phối hợp một số cơ chế để kiểm soát một rủi ro
– Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro

.

 

Posted in He thong kiem soat noi bo | Tagged: | Leave a Comment »

Kiểm soát tiền lương

Posted by nqcentre on April 29, 2012

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG

Các quy trình về nhân sự

- Quy trình tuyển dụng
– Quy trình KL
– Quy trình tiền lương
– Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển
– Quy trình đánh giá nhân sự
=> Chúng ta tập trung nghiên cứu về quy trình tiền lương

Nội dung nghiên cứu

- Khái niệm về tiền lương
– Cơ sở hưởng lương
– Nguyên tắc quyết định mức lương
– Chức năng cơ bản của quy trình
– Mục tiêu của quy trình
– Rủi ro trong quy trình
– Cơ chế kiểm soát trong quy trình
– Quy trình & chứng từ
– Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong “quy trình tiền lương”

Khái niệm về tiền lương
– Tiền lương có thể là : thu nhập của người lao động
– Tiền lương có thể là : chi phí của người sử dụng lao động
– Tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao động
– Khi chúng ta nghiên cứu quy trình nghiệp vụ này, tiền lương sẽ được hiểu như sau :
“Là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ công ty”

Tiền lương có thể bao gồm :
– Lương căn bản và
– Thu nhập thường xuyên khác, chẳng hạn :
+ Hoa hồng doanh số
+ Tiền làm thêm giờ
+ Tiền tăng ca sản xuất …

Quan điểm về tiền lương
– Vấn đề “người bóc lột người”
– Vấn đề “làm giàu cho chủ”
– Vấn đề “ tầm nhìn” và “sứ mệnh” của công ty
– Win – win Basis => win1 – win2 – win3…

Cơ sở hưởng lương

- Lương theo thời gian (lương tháng): (Nhân viên văn phòng)
– Lương theo sản phẩm: (Nhân viên sản xuất)
– Lương theo doanh số: (Nhân viên bán hàng)
– Lương theo công nợ: (NV sản xuất hoặc lao động thời vụ)…

Nguyên tắc quyết định mức lương

1. Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này được xác định dựa vào sự đánh giá :
– Khả năng có thể đóng góp (NV mới)hay
– Thực tế đóng góp (nhân viên củ) đối với công ty
(Năng lực chỉ là một trong những yếu tố để đánh giá mức đóng góp của nhân viên chứ không phải là căn cứ duy nhất)

2. Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại
– Những công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực ;
– Những công ty cùng là tư nhân, hay cùng là nhà nước, hay cùng là nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, cùng là công ty của Mỹ…
– Những công ty cùng là địa bàn hoạt động
– Những công cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý,…….
=> Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác

3. Căn cứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính của công ty
– Tình hình kinh doanh tốt & khả năng tài chính tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao hơn so với thị trường lao động (Công ty giàu lên thì NV cũng được giàu lên)
– Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt (đang chựng lại hay đi xuống) => Lương thấp hơn so với thị trường lao động (Nhân viên chia sẽ với công ty lúc khó khăn)
=> Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên

4. Căn cứ vào sự công bằng
– Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty
+ Phải xây dựng được ngân sách lương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty
+ Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty
+ Phải xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty
+ Phải xây dựng được khung lương cho từng vị trí/chức danh trong công ty
+ Đối với rất nhiều nhân viên :“Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”
+ Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên
+ Vấn đề “Công bằng trong phân công phân nhiệm và vấn đề công bằng về mức lương”

Gia Các Khổng Minh bàn về: “Người làm tướng trong thiên hạ”
(Cty có thể được xem như là thiên hạ thu nhỏ)

5. Căn cứ vào “giá trị vật chất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận được từ công ty (chứ công ty không trao)
Giá trị tinh thần khác với giá trị vật chất
Giá trị tinh thần có thể là :
– Môi trường làm việc tốt (đồng nghiệp, tiện nghi…)
– Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp
– Cơ hội thăng tiến
– Sự ổn định công việc về lâu dài
– Danh tiếng công ty
– Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần…

6. Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn …
Ví dụ :
– Quy định về mức lương tối thiểu
– Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số …
=> Thực chất đây cũng là một sự đảm bảo về công bằng xã hội về thu nhập theo quan điểm nhà nước

Các chức năng cơ bản

- Xác định mức lương
– Chấm công
– Tính lương
– Trả lương
– Ghi nhận & báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.
– Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.
+ Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời
+ Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.
+ Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.
– Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
– Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.

Quy trình & chứng từ

- Bảng theo dõi lao động
– Bảng chấm công
– Bảng lương
– Phiếu lương từng người (Payroll Slip)
– Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng

Rủi ro của quy trình

Ba nhóm rủi ro trong quy trình này :
– Rủi ro về xác định mức lương
– Rủi ro về tính lương
– Rủi ro về chi trả lương
– Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương

- Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.
– Nhóm rủi ro về tính lương :
+ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
+ Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời

- Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
+ Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…
+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)

Cơ chế kiểm soát rủi ro

- Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực
KS:
+ Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
+ Người chấm công # Người tính lương và Người tính lương # Người chi trả lương
+ Phê duyệt các thay đổi bảng lương
+ Thẻ bấm giờ…

- Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty
KS:
+ Chính sách lương rỏ ràng
+ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự
+ Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương
+ Phê duyệt bảng lương

- Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên
KS:
+ Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân
+ Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân

- Chi lương không đúng theo bảng lương
KS:
+ Phê duyệt trước khi chi lương
+ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương
+ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng

- Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lương
KS:
+ Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép
+ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch

Các cơ chế kiểm soát mang tính phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về các biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận.
– Phân tích tỷ suất biến động nhân viên
– So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
– Phân tích biến động tiền lương bình quân

Quy trình & chứng từ

- Phiếu đề nghị
– Bản giải trình
– Phiếu chi
– Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho
– Hoá đơn (nhận từ người bán)

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Không đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiền
KS:
+ Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi
+ Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ
+ Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai

- Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền
KS:
+ Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi
+ Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân hàng
+ Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ

Các cơ chế phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Các khoản chi số tiền lớn
+ Các khoản chi có nội dung bất thường
+ Thâm hụt ngân quỹ
– Phân tích biến động lãi tiền gửi
– Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt

Cơ chế phê duyệt: Phân cấp & uỷ quyền duyệt chi

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

- Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt
KS:
+ Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt
+ Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng)
+ Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép
+ Kiểm quỹ định kỳ/bất thường
+ Phê duyệt các khoản chi tiền mặt

- Chi tiền không đúng mục đích
KS:
+ Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng
+ Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt
+ Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ

Rủi ro của quy trình

- Chi không đúng
+ Chi không đúng nhu cầu, không cần chi cũng chi (lãng phí)
+ Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ,…)
+ Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng
– Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết)
– Chi không kịp thời
– Người thực hiện chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ
– Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi tiêu không đạt mục tiêu đề ra

Cơ chế kiểm soát

- Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

Chức năng của quy trình

- Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán)
– Đề nghị chi tiêu (các BP trong công ty)
– Quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền)
– Thực hiện việc chi tiêu (Theo phân công, như BP hành chính, BP khác)
– Báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi tiêu)
– Ghi nhận (BP kế toán)

Mục tiêu của quy trình

- Chi đúng : hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của công ty
– Chi đủ, chi kịp thời : Bảo đảm nhu cầu tiền cho các khoản chi
– Bảo đảm hiệu quả sinh lời số dư tiền mặt
– Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu.

Các khoản chi tiêu

- Chi mua công cụ dụng cụ
– Chi tiếp khách
– Chi quảng cáo và tiếp thị
– Chi công tác phí
– Chi văn phòng phẩm
– Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…)
– Chi thăm viếng, quà cáp
– Chi từ thiện
– Chi tiêu khác

Công cụ dụng cụ là gì?
– Là tài sản của công ty
– Là tư liệu lao động
– Không phải là tài sản cố định
– Không phải là đối tương lao động

Các loại chi của công ty
– Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư)
– Chi mua vật tư (nguyên vật liệu)
– Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ
– Chi thuế cho nhà nước
– Chi lãi cho chủ nợ
– Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nói trên)

Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.

Posted in He thong kiem soat noi bo | Tagged: | Leave a Comment »

Kiểm soát quy trình mua hàng

Posted by nqcentre on April 29, 2012

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG

Nội dung nghiên cứu quy trình

- Chức năng của quy trình
– Mục tiêu của quy trình
– Rủi ro của quy trình
– Cơ chế kiểm soát áp dụng
– Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát tương ứng
– Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ
– Quy chế hoá các nội dung của quy trình qua “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”

Các chức năng cơ bản

- Mua hàng
– Trả tiền hàng
– Ghi nhận & báo cáo

Mục tiêu của quy trình
– Mua hàng :=> Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng
– Trả tiền :=> Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp
– Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ)=> đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượng

Mục tiêu chức năng mua hàng

- Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :
+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng)
+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)
– Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt
– Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng trả tiền :

- Trả đúng :
+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng hàng đã mua
+ Đúng giá đã thõa thuận
– Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp
– Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :

- Phải ghi nhận & báo cáo được :
+ Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.
+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC…
Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.

Rủi ro của quy trình

- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu
– Mua không đúng hàng
– Mua không đúng nhà cung cấp
– Mua giá cao
– Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua)
– Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất
– Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả
– Trả tiền nhầm NCC
– Trả nhầm lô hàng mua
– Trả tiền nhầm giá so với giá đã thõa thuận
– Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.

Phân loại rủi ro & xác định nguyên nhân

- Rủi ro môi trường kinh doanh
+ Rủi ro từ nhà cung cấp
+ Rủi ro do chính trị, kinh tế, xã hội, KHCN…

- Rủi ro hoạt động
+ Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng
+ Rủi ro liên quan đến tài sản từ nguyên do :
-> Gian lận
-> Sai sót

- Rủi ro tuân thủ pháp luật, đặc biệt là liên quan đến hoá đơn chứng từ, hợp đồng…

Cơ chế kiểm soát

- Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạnh trước

Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng

Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
– Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết (What, Who, whom, Why, When, Where, How, How much, How many…)
– Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…

Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
– Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
– Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
– Chọn nhà cung cấp có uy tín…

Mua giá cao

Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
– Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….

Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm/quá trể)
– Phê duyệt cam kết trả tiền
– Theo dõi kế hoạch tiền mặt
– Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi)
– Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
– Người đề nghị mua # người mua # người nhận hàng # người trả tiền # người ghi chép nghiệp vụ (BKN & ĐC)….

Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
– Đối chiếu giữa BP kế toán với BP mua hàng
– Đối chiếu giữa BP kế toán với Thủ kho
– Đối chiếu giữa BP kế toán với nhà cung cấp
– Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty…

Một số thủ tục kiểm soát khác
– Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)

- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
– Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
– Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)

Quy trình nghiệp vụ & HT chứng từ

- Phiếu yêu cầu vật tư
– Phiếu đề nghị mua vật tư
– Phiếu nhập kho
– Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng

Phiếu yêu cầu vật tư

- BP phát hành :
+ BP sản xuất, hoặc
+ Thủ kho phát hành

- Có 1 hoặc 2 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra (nếu có)

- Phát hành ít nhất là 2 liên :
+ 1 liên BP phát hành giữ
+ 1 liên chuyển cho BP vật tư

Phiếu đề nghị mua vật tư

- BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư
– Có 3 chữ ký :
+ Người lập (NV mua hàng)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng)
+ Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền)
– Phát hành 3 liên :
+ 1 liên lưu tại BP mua hàng
+ 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi
– Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng chi tiết

Phiếu nhập kho

- BP phát hành : BP vật tư
– Có 5 chữ ký :
+ Người lập (NV VT)
+ Người kiểm tra (Trưởng BP VT)
+ Người giao hàng (Đại diện NCC)
+ Người phê duyệt nhận hàng
+ Thủ kho
– Phát hành 4 liên :
+ 1 liên BPVT lưu
+ 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho
+ 1 liên giao cho NCC
+ 1 liên chuyển cho BP kế toán

Phiếu chi

- BP phát hành : BP kế toán
– Có 5 chữ ký :
+ Người lập
+ Người kiểm tra
+ Người phê duyệt
+ Người chi tiền
+ Người nhận tiền
– Phát hành 4 liên :
+ 1 liên gốc lưu BP KT
+ 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)
+ 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ)
+ 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)

Tóm tắt

- Các chức năng của quy trình
– Các mục tiêu của quy trình
– Rủi ro của quy trình
– Cơ chế kiểm soát
– Luân chuyển chứng từ trong quy trình
– Quy chế hoá tất cả những nội dung trên trong “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”

Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.

Posted in He thong kiem soat noi bo | Tagged: | Leave a Comment »

Các khía cạnh hệ thống kiểm soát nội bộ

Posted by nqcentre on April 27, 2012

CHỦ ĐỀ 2: Các khía cạnh của HTKSNB

- Mục tiêu của DN & mục tiêu của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ (Buổi 1)
– Rủi ro của DN & rủi ro của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ (Buổi 3)
– Cơ chế kiểm soát (Buổi 4)
– Qui chế quản lý (trên cơ sở cơ chế kiểm soát)
– Giám sát sự vận hành của HTKS
– Môi trường kiểm soát (Nguồn lực & VHDN) cơ chế chạy trong môi trường nào.
=> Thiết lập “Ma trận KS” cho doanh nghiệp, gồm cơ chế & quy chế, và cả theo chiều dọc & chiều ngang.

Xác định & đánh giá rủi ro

- Trên cơ sở mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ của doanh nghiệp.
– Xác định và đánh giá rủi ro đối với mục tiêu của toàn doanh nghiệp và rủi ro đối với mục tiêu của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
– Đáp ứng nhanh chóng đối với các thay đổi môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của chính doanh ngiệp.

Đưa ra cơ chế kiểm soát(Hay còn gọi là Thủ tục kiểm soát)
– Phê duyệt
– Định dạng trước
– Báo cáo bất thường
– Bảo vệ tài sản

- Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Đối chiếu
– Kiểm tra & đối chiếu

Quy chế quản lý

- Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, Ban lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này
– Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/thủ tục kiểm soát
– Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được “luật hoá”

- Cơ chế kiểm soát – Mặt chìm
– Cơ chế quản lý – Mặt nổi
(Cơ chế kiểm soát được cụ thể hóa bằng các qui định – các qui định có lồng thủ thục kiểm soát trong đó. Và các qui định này được hệ thống hóa và tập hợp lại trong các quy chế quản lý của doanh nghiệp)

- Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của DN được chia làm 3 loại :

+ Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN)
=> Ví dụ : bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm…
+ Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý…)
=> VD : quy chế tổ chức & hoạt động P. Kinh doanh,…
+ Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp)
=> VD : quy chế bán hàng, quy chế tiền lương…

- Một quy chế thường chức đựng các quy định

Quy chế thường bao gồm các quy định
Các quy định trong quy chế có thể là :
+ Giả định
+ Quy định
+ Chế tài (nếu vi phạm thì xử lý thế nào)
(Tham khảo thêm ở tài liệu: Lí luận chung về nhà nước và pháp luật)

Cơ chế & Quy chế (Trong ma trận kiểm soát)

Một doanh nghiệp có thể thuộc một trong các trường hợp sau :
– 1. Không có hệ thống quy chế quản lý hoàn chỉnh, hoặc có nhưng manh mún
– 2. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát.
– 3. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, và trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quản lý này không thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát không được vận hành.
– 4. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu.
– 5. Như trường hợp (4) và HTKSNB này được thường xuyên cập nhật & đánh giá rủi ro mới, cũng như đưa ra các thủ tục kiểm soát tương ứng với những rủi ro này => Liên tục hoàn thiện HTKSNB

HTKSNB & và ISO

- Rủi ro về chất lượng : Chất lượng sản phẩm không đúng như cam kết với khách hàng (VD : CLSP không ổn định, hay CLSP thấp hơn mức mà DN đã cam kết với khách hàng,…)
– ISO là “hệ thống quản lý chất lượng” nhằm giảm thiểu hay triệt tiêu rủi ro về chất lượng. (Chứ ISO không có nghĩa là “sản phẩm chất lượng cao”)
– Nói rộng hơn, ISO là “hệ thống quản lý doanh nghiệp” hướng về chất lượng sản phẩm nhằm đạt mục tiêu là đảm bảo tính ổn định về chất lượng sản phẩm như đã cam kết với khách hàng.

ISO phục vụ cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp làm “nô lệ” cho ISO?
HTKSNB & ISO :
– ISO & rủi ro về chất lượng sản phẩm
– HTKSNB & tất cả các rủi ro của doanh nghệp

HTKSNB & ISO : => Khác nhau về mặt phạm vi

Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý

- Kiểm tra giám sát việc thực thi các quy chế quản lý
(Cũng chính là việc kiểm soát giám sát sự vận hành các cơ chế kiểm soát, hay sự vận hành của HTKSNB):
+ Có đầy đủ?
+ Có chính xac?
+ Có kịp thời?

- Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi :
+ Lãnh đạo tự làm.
+ Cử cán bộ kiêm nhiệm.
+ Cử cán bộ chuyên trách.
+ Thành lập bộ phận chuyên trách.

- Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải có :
+ Năng lực
+ Có chuyên môn
+ Độc lập
+ Được trao đầy đủ thẩm quyền
+ Có đạo đức nghề nghiệp

- Việc giám sát phải :
+ Vừa định kỳ
+ Vừa đột xuất
+ Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa hoc

- Thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát
Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện việc giám sát sự vận hành của HTKSNB :
+ Uỷ ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT
+ Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO
+ Kiểm toán nội bộ => Kiểm soát hoạt động
+ Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước

Môi trường kiểm soát

- Trao đổi thông tin
– Hình thức pháp lý của doanh nghiệp
– Nguồn lực của doanh nghiệp
– Văn hoá của doanh nghiệp

Trao đổi thông tin

- Trong doanh nghiệp : (nhiều chiều)
+ Giữa các cấp quản lý
+ Giữa các bộ phận
+ Giữa các nhân viên
– Với bên ngoài doanh ghiệp : Nhà cung cấp, khách hàng, ngân hành, đối thủ cạnh tranh, chính quyền, hiệp hội nghề nghiệp, báo chí, nước ngoài, đối tác tiềm năng…

Hình thức pháp lý của DN

- Doanh nghiệp nhà nước
– Doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội
– Hợp tác xã

- Công ty cổ phần
– Công ty TNHH
– Công ty hợp doanh
– Doanh nghiệp tư nhân

- Công ty 100% vốn nước ngoài
– Công ty liên doanh
– Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)

- Chi nhánh thương nhân nứơc ngoài
– Văn phòng đại diên
(Chưa kể lĩnh vực ngân hàng)

Nguồn lực của doanh nghiệp

- Nhân lực
– Tài lực
– Vật lực
– Thời gian
– Nguồn lực khác (như giá trị, niềm tin, bí quyết công nghệ, thông tin, tài liệu có giá trị…)

Văn hoá doanh nghiệp

Đi tìm chân dung “Con voi văn hoá doanh nghiệp”
=> Tiếp cận & Hiểu khái niệm văn hoá doanh nghiệp

- Văn hoá doanh nghiệp – là VH của một doanh nghiệp
– Văn hoá kinh doanh – là VH của một cộng đồng kinh doanh
– Văn hoá xã hội – là VH của một dân tộc
– Văn hoá gia đình

Nhà nước quan lý đất nước bằng pháp luật
Giám đốc quản lý công ty bằng quy chế

Quản lý đất nước và văn hoá xã hội
Quản lý công ty & văn hoá doanh nghiệp

Cơ sở vật chất & trang thiết bị là “phần xác” của doanh ngiệp
– VHDN là “phần hồn” của doanh nghiệp
– VHDN là những “giá trị tin thần” của doanh nghiệp (ngoài giá trị khác như giá trị vật chất và giá trị thương hiệu).
– VHDN là cái mà người ta không thể sờ được mà chỉ có thể cảm nhận được mà thôi. Tuy nhiên, đôi khi cảm nhận về văn hoá doanh nghiệp cũng như cảm nhận về sắc đẹp => mang tính chủ quan.

Kết quả của quá trình xây dựng VHDN?

Người ngoài DN nghĩ về DN :
– Đó là chất lượng và uy tín của sản phẩm:
– Đó là hình ảnh của DN (Corporate Image)
– Bản sắc/cốt cách/nét riêng/đặc thù của DN
=> VHDN là một phần quan trọng tạo nên hình ảnh của DN và cũng là một phần của thương hiệu công ty & nhãn hiệu sản phẩm
=> Cá tính DN cũng là một phần của VHDN và cũng là một phần của thương hiệu công ty
-> lãnh đạo DN có cá tính

Người của DN nghĩ về DN trên 3 khía cạnh:
– Về công việc của mình (quá khứ, hiện tại và tương lai)
– Về công ty của mình (qua sứ mệnh & tôn chỉ)
– Về đồng nghiệp của mình trong DN (những người trong DN : cấp trên, cấp dưới & đồng cấp)
– Tự hào về công việc, công ty & đồng nghiệp của mình (tâm tư, tình cảm của mỗi người dành cho công việc, cho công ty và cho đồng nghiệp/cấp trên/nhân viên => giá tị, niềm tin…)
– Lãnh đạo và DN phải có VH (có tâm, có tầm nhìn)

Việt Nam : Xây dựng một nền văn hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc
Doanh nghiệp : Xây dựng một nền văn hoá tiên tiến, mang đậm bản sắc công ty
Xây dựng VHDN tức là tạo ra sự cảm nhận tốt của mọi người về doanh nghiệp

Tóm tắt

- Chúng ta đưa ra 6 khía cạnh của HTKSNB
– Chúng ta đã nghiên cứu được 4 khía cạnh
(1) Mục tiêu
(2) Quy chế
(5) Giám sát thực hiện quy chế quản lý
(6) Môi trường kiểm soát/văn hoá doanh nghiệp
– Chúng ta tiếp tục nghiên cứu 2 khiá cạnh còn lại :
(3) Xác định rủi ro
(4) Đưa ra cơ chế/thủ tục kiểm soát
– Trên cơ sở nghiên cứu khía cạnh của HTKSNB, chúng ta sẽ thiết lập được ma trận kiểm soát của DN

Ma trận kiểm soát


Xem bài khác về  Hệ thống kiểm soát nội bộ

.

Posted in He thong kiem soat noi bo | Tagged: | 1 Comment »

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 124 other followers