Tài liệu quản lý moving to http://tailieuquanly.com

Trang thông tin và download về các tài liệu quản lý kinh doanh.

Archive for the ‘Quy trinh quan tri hanh chinh’ Category

Mẫu quy định quản lý văn phòng phẩm

Posted by daviadmin on March 13, 2008

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

 

I - MỤC ĐÍCH:

- Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II – PHẠM VI:

- Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐỊNH NGHĨA:

- VPP: “văn phòng phẩm”

IV – NỘI DUNG:

1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm:

- Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy trình này.

- Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như như dưới đây.

- Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị như sau.

 

Stt

Chức danh

Viết

Sổ công tác

1

Chủ tịch, Phó chủ tịch, Tổng và Phó Tổng giám đốc

100.000-300.000

30.000-50.000

2

Giám đốc chuyên môn và tương đương

25.000-35.000

30.000-50.000

3

Trưởng phòng và tương đương

15.000-25000

15.000-25.000

2. Định mức sử dụng:

- Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.

- Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

- Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02.

3. Quy trình cấp phát.

- Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển BGĐ duyệt.

- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

- VPP được mua làm 01 lần, mức tồn kho quy định là 20 % mức duyệt mua

- Việc cấp phát thực hiện từ ngày 01 – ngày 05 của tháng. Sau khi nhận VPP và kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào biên bản cấp phát mã số: HC – 10 – BM04.

4. Cấp phát đột xuất:

- Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

- Đối với các loại VPP không có trong danh mục tiêu chuẩn thì người đề nghị phải đưa ra tiêu chuẩn, phòng HC chịu trách nhiệm kiểm tra và trình GD xem xét (và cập nhật vào danh mục VPP của công ty).

- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

- VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

5. Quản lý và sử dụng VPP:

- CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.

- Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

Xem thêm chi tiết tại: quản trị hành chính văn phòng

V. Phụ Lục:

1. Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM01

2. Bảng định mức văn phòng phẩm – mã số: HC – 10 – BM02

3. Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng- mã số: HC – 10 – BM03

4. Sổ cấp phát VPP – mã số: HC – 10 – BM04

5. Giấy đề nghị VPPmã số: HC – 10 – BM05

 

Nguồn: NQ center

Posted in Quan ly van phong pham | Tagged: | 1 Comment »

64. Danh mục tài liệu quản trị hành chính văn phòng ver 3.0

Posted by daviadmin on December 8, 2007

I/ Danh mục tài liệu:

1. Quy định quản lý thư viện công ty – 6 trang và các mẫu kèm theo:

a. Kế hoạch mua sách, tài liệu mã số : HC – 01 – BM01

b. Biên bản giao sách, tài liệu mã số : HC – 01 – BM02

c. Báo cáo danh mục sách, tài liệu hàng quý mã số : HC – 01 – BM03

d. Danh sách tài liệu, sách mã số : HC – 01 – BM04

e. Danh sách ưu tiên mượn sách, tài liệu mã số : HC – 01 – BM05

f. Sổ theo dõi cho mượn mã số : HC – 01 – BM06

g. Biên bản thư viện mã số : HC – 01 – BM07

2. Quy định quản lý tài sản – 6 trang và các mẫu kèm theo:

a. Biên bản bàn giao tài sản mã số : HC – 02 – BM01

b. Giấy đề nghị điều chuyển tài sản mã số : HC – 02 – BM02

c. Báo cáo tăng giảm tài sản hàng tháng mã số : HC – 02 – BM03

d. Biên bản kiểm tra tài sản mã số : HC – 02 – BM04

e. Kế hoạch kiểm kê mã số : HC – 02 – BM05

f. Biên bản kiểm kê mã số : HC – 02 – BM06

3. Quy trình sửa chữa – 6 trang

a. Phiếu yêu cầu sửa chữa mã số : HC – 03 – BM01

b. Sổ theo dõi sửa chữa mã số : HC – 03 – BM02

c. Phiếu nghiệm thu mã số : HC – 03 – BM03

4. Quy trình bảo trì, theo dõi bảo hành – 6 trang và các mẫu kèm theo:

a. Kế hoạch theo dõi bảo hành mã số: HC – 04 – BM01.

b. Danh sách các loại máy móc thiết bị mã số: HC – 04 – BM02.

c. Kế hoạch bảo trì mã số: HC – 04 – BM03

d. Phương án sửa chữa mã số: HC – 04 – BM04

e. Báo cáo tổng hợp tăng giảm các dụng cụ bảo trì mã số: HC – 04 – BM05

f. Danh sách các nhà cung cấp dịch vụ mã số: HC – 04 – BM06.

g. Hướng dẫn các sự cố thường gặp và cách xử lý mã số: HC – 04 – BM07.

h. Phiếu lý lịch máy mã số: HC – 04 – BM08.

5. Quy định quản lý và tổ chức cuộc họp – 10 trang và các mẫu kèm theo:

a. Kế hoạch tổ chức cuộc họp mã số: HC – 05 – BM01

b. Thư mời họp mã số: HC – 05 – BM02

c. Biên bản cuộc họp mã số: HC – 05 – BM03

d. Sổ theo dõi book phòng họp mã số: HC – 05 – BM04

6. Quy định quản lý con dấu – 5 trang và các mẫu kèm theo: a. Sổ theo dõi đóng dấu mã số: HC – 06 – BM01

7. Quy định tiếp khách – 7 trang và các mẫu kèm theo:

a. Phiếu yêu cầu tiếp khách mã số: HC – 07 – BM01

b. Kế hoạch tiếp khách mã số: HC – 07 – BM02

c. Báo cáo tiếp khách mã số: HC – 07 – BM03

8. Quy định quản lý máy vi tính, mạng, internet – 8 trang và các mẫu kèm theo:

a. Phiếu đăng ký tài khoản mạng mã số: HC – 08 – BM01

b. Phiếu đăng ký tài khoản Web mã số: HC – 08 – BM02

9. Quy định quản lý công văn đến, công văn đi – 8 trang và các mẫu kèm theo:

a. Sổ công văn đến mã số: HC – 09 – BM01

b. Sổ công văn đi mã số: HC – 09 – BM02

c. Sổ chuyển giao văn bản, giấy tờ mã số: HC – 09 – BM03

d. Danh mục thông báo. mã số: HC – 09 – BM04

10. Quy định quản lý văn phòng phẩm – 5 trang và các mẫu kèm theo:

a. Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm mã số: HC – 10 – BM01

b. Bảng định mức văn phòng phẩm mã số: HC – 10 – BM02

c. Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng mã số: HC – 10 – BM03

d. Sổ cấp phát VPP mã số: HC – 10 – BM04

e. Giấy đề nghị VPP mã số: HC – 10 – BM05

11. Quy định quản lý và sử dụng điện thoại – 6 trang và các mẫu kèm theo:

a. Biên bản cấp password điện thoại mã số: HC – 11 – BM01

b. Bảng so sánh bill điện thoại cuối tháng. mã số: HC – 11 – BM02

c. Sổ theo dõi điện thoại di động, liên tỉnh, quốc tế mã số: HC – 11 – BM03

12. Quy chế đi công tác, công tác phí – 8 trang và các mẫu kèm theo:

a. Giấy đề nghị đi công tác mã số: HC – 12 – BM01

b. Giấy giới thiệu mã số: HC – 12 – BM02

c. Kế hoạch đi công tác mã số: HC – 12 – BM03

d. Bảng xác nhận công tác mã số: HC – 12 – BM04

e. Báo cáo kết quả công tác mã số: HC – 12 – BM05

f. Bảng kê thanh toán công tác phí mã số: HC – 12 – BM06

g. Bảng kê phụ cấp lưu trú ở nước ngoài mã số: HC – 12 – BM07

h. Tờ trình công tác phí vượt khung hạng mã số: HC – 12 – BM08

13. Quy định quản lý và sử dụng xe ô tô – 5 trang và các mẫu kèm theo:

a. Phiều đề nghị sử dụng xe mã số: HC – 13 – BM01

b. Phiếu điều động xe mã số: HC – 13 – BM02

c. Phiếu xác nhận sử dụng xe. mã số: HC – 13 – BM03

d. Bảng kê sử dụng xăng hàng tuần. mã số: HC – 13 – BM04

e. Kế hoạch bảo trì xe mã số: HC – 13 – BM05

f. Bảng kê thanh toán chi phí ô tô mã số: HC – 13 – BM06

14. Quy định quản lý hồ sơ – 8 trang và các mẫu kèm theo:

a. Danh mục hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 01

b. Giấy đề nghị mượn hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 02

c. Biên bản giao nhận hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 03

d. Danh mục quản lý mượn hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 04

e. Giấy đề nghị huỷ hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 05

f. Biên bản huỷ hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 06

15. Quy định quản lý, kiểm soát tài liệu – 9 trang và các mẫu kèm theo:

a. Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới mã số: HC – 15 – BM01

b. Danh sách phân phối tài liệu mã số: HC – 15 – BM02

c. Danh sách tài liệu mã số: HC – 15 – BM03

d. Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu mã số: HC – 15 – BM04

e. Phiếu đề xuất áp dụng TLBN mã số: HC – 15 – BM05

16. Quy định soạn thảo văn bản – 6 trang

17. Quy trình tổ chức hội nghị – 6 trang và các mẫu kèm theo:

a. Giấy đề nghị tổ chức hội nghị mã số: HC – 17 – BM01

b. Kế hoạch tổ chức hội nghị mã số: HC – 17 – BM02

c. Bảng kê thanh toán chi phí hội nghị. mã số: HC – 17 – BM03

18. Quy định quản lý biểu mẫu, sổ sách – 5 trang và các mẫu kèm theo:

a. Danh sách biểu mẫu mã số: HC – 18 – BM01

b. Bảng định mức sử dụng biểu mẫu mã số: HC – 18 – BM02

c. Trình duyệt photo, làm sổ sách mã số: HC – 18 – BM03

d. Sổ phân phối photo, sổ sách mã số: HC – 18 – BM04

19. Quy trình xử lý thông tin – 5 trang và các mẫu kèm theo:

a. Sổ theo dõi và xử lý thông tin mã số: HC – 19 – BM01

20. Quy định kiểm soát khách, nhân viên ra vào cổng – 5 trang và các mẫu kèm theo:

a. Sổ theo dõi khách hàng ra vào cổng mã số: HC – 20 – BM01

b. Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng mã số: HC – 20 – BM02

c. Biên bản vụ việc mã số: HC – 20 – BM03

21. Quy định kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào cổng – 4 trang và các mẫu kèm theo:

a. Sổ theo dõi hàng hoá xuất nhập mã số: HC – 21 – BM01

b. Số theo dõi tài sản xuất nhập. mã số: HC – 21 – BM02

II/ Xuất xứ:

1. Tài liệu này là gì? Xuất xứ tài liệu từ đâu? Bạn xem chi tiết trong mục xuất xứ trên đầu trang web.

2. Khi mua tài liệu, bạn có trách nhiệm xem đầy đủ quy định sử dụng trong phần xuất xứ.

III/ Giá tài liệu:

1. Giá bộ tài liệu này là 150.000. Với trường hợp giao hàng trực tiếp ngoài tp HCM, chúng tôi tính thêm phí giao hàng là 10 % trên giá tài liệu nhưng tối thiểu là 50.000 và tối đa là 100.000 (không tính phí giao hàng cho tp HCM và thanh toán qua tài khoản).

2. Bạn có thể có tài liệu này mà không phải trả phí nếu bạn có khả năng trao đổi tài liệu với chúng tôi hoặc trao đổi hàng hoá dịch vụ như trao đổi banner…. với giá trị tương đương. Nếu bạn muốn trao đổi, vui lòng xem quy định trao đổi trên đầu trang web.

3. Chúng tôi không bán lẻ tài liệu này theo từng quy trình, mẫu riêng.

4. Để xem cách thức thanh toán bạn xem thông tin trong phần đặt hàng tại đầu trang (có thể thanh toán trực tiếp tại HCM, Hà nội và một số tỉnh trên toàn quốc).

IV/ Demo:

Xem tại đây Mẫu quy định quản lý văn phòng phẩm

Posted in Quy trinh quan tri hanh chinh | Tagged: | 2 Comments »

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 116 other followers