Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị

BẢN MÔ TẢ CHỨC NĂNG “PHẦN MỀM TÍNH TIỀN” 

SẢN PHẨM S-MART.NET

Danh mục hệ thống

• Thiết lập được hiển thị hay không hiển thị trường nào với từng (user)
• Mỗi user có thể cấm xem và tác động đến trường dữ liệu nào đó trong danh mục.
• Thiết lập được thông tin bắt buộc nhập hay không bắt buộc nhập
• Thiết lập được kiểu dữ liệu và mặt nạ nhập liệu cho danh mục
• Thiết lập được cơ chế lấy dữ liệu từ bảng khác(Trường hiển thị, trường lưu)
• Thiết lập được cơ chế tìm kiếm ưu tiên trên một cột bất kỳ
• Thiết lập được độ dài tối đa ký tự nhập vào cho từng trường
• Cho phép đánh dấu xoá danh mục và có thể khôi phục lại được
• Cho phép khoá một danh mục không cho người dung tác động (Danh mục hệ thống)
• Trình bày đẹp và thẩm mỹ
• Đơn giản dễ sử dụng và thao tác bàn phím có phím tắt rõ ràng
• Hệ thống danh mục  được tìm kiếm theo hai dạng
  • từ trái qua
  • trong toàn bộ câu

Quản lý Khách hàng

• Quản lý thông tin cơ bản của khách hang và có thể thêm các thuộc tính quản lý khách hang trong danh mục
• Thiết lập được tiền ra điểm số cho khách hàng ( ??? đồng / 1 điểm)
• Lập báo cáo điểm số cho khách hàng
• Thiết lập được cấp giá cho khách hàng với 2 phương pháp ( tự động và thủ công)
• Tự động là quy định số điểm tự động tăng cấp ( ??? điểm/ 1 cấp) ứng với mỗ một cấp sẽ có mức chiết khấu tương ứng theo phần trăm.
• Báo cáo được doanh số của khách hàng theo thời gian
• Quản lý và cảnh báo được sinh nhật của khách hàng. Báo trước bao nhiêu ngày theo thiết lập
• Quản lý được hạn mức nợ của khách hàng Cho phép bán quá hạn mức nợ hay không theo phân quyền.
• Quản lý được thời gian nợ của khách hàng, ngày hẹn trả
• Quản lý được công nợ của khách hàng
• Cho phép thanh toán trên tổng hoặc thanh toán trên từng hoá đơn phát sinh.
• Thiết lập chính sách giảm giá và chiết khấu cho khách hàng và nhóm khách hàng
• Cho phép lập báo cáo lợi nhuận bán hàng đối với khách hàng đó ( với mục tiêu xác định khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận hay in lợi nhuận)
• Thiết lập trả điểm cho khách hang bằng tiền hoặc bằng hàng hóa
• Thiết lập được hệ thống thẻ VIP cho khách hang và thẻ VIP có giới hạn thời gian

Quản lý nhà cung cấp

• Quản lý thông tin nhà cung cấp, thêm được thông tin và bỏ bớt thông tin
• Quản lý được đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
• Quản lý được công nợ với nhà cung cấp
• Quản lý được hạn thanh toán với nhà cung cấp
• Quản lý được xuất nhập tồn với từng nhà cung cấp.
• Lập được phiếu nhập kho từ lấy dữ liệu từ đơn đặt hàng

Quản lý thông tin hàng hoá

• Quản lý được tình trạng xuất nhập tồn của từng kho hàng
• Thiết lập được giới hạn tồn tối thiểu và tối đa cho hàng hoá trên từng kho (Chi nhánh)
• Mỗi chi nhánh có một giới hạn tồn khác nhau. Và cảnh báo được ( Cảnh báo chỉ hiện lên đối với những người quản lý kho trong phân quyền không  hiện tất cả người dùng)
• Có khả năng định nghĩa đơn vị tính và tiến hành nhập xuất được nhiều đơn vị tính
• Định nghĩa gói hàng và tiến hành gói hàng để bán hoặc nhập xuất
• Quản lý được hạn sử dụng của hàng hoá và cảnh báo hạn sử dụng.
• Giá vốn của hàng hoá  xác định ở từng kho lưu trữ ( chi nhánh)
• Áp được giá bán cho từng chi nhánh
• Đồng thời  chốt được giá vốn ở thời điểm. trên từng kho, từng chi nhánh

Thiết lập các chính sách khuyến mại, giảm giá trên hang hóa

• Thiết lập được hàng hóa giảm giá theo thời gian
• Thiết lập được nhóm hàng hóa theo thời gian
• Thiết lập mua hàng tặng hang
• Thiết lập tổng tiền hang tặng hang
• Thiết lập mua hang tặng tiền

Nhập mua hàng

• Có thể nhập nhiều đơn vị tính
• Có thể nhập theo lô
• Có thể nhập hạn sử dụng
• Có thể nhập theo gói sản phẩm
• Có thể nhập chuyển nội bộ
• Sau khi nhập tính giá vốn tại thời diểm nhập
• Quản lý được thông tin VAT lúc nhập vào
• Chuyển kho nội bộ có thể lấy từ phiếu nhập hàng, Và nhập hàng có thể lấy từ đơn đặt hàng
• Đơn giản dễ sử dụng và trình bày đẹp
• Nhập có hóa đơn tài chính hoặc không
• Nhập theo đơn giá đã có VAT hoặc chưa VAT tự động chia ngược ra VAT khi có
• In mã vạch trực tiếp được từ phiếu nhập hàng theo đúng số lượng của phiếu
• Có khả năng in mã vạch các mặt hàng có hạn sử dụng trên mã vạch  có thêm thông tin hạn sử dụng để khi bán hàng trừ trực tiếp hàng có hạn sử dụng trong hệ thống cảnh báo.
• Hệ thống phiếu nhập hàng có thể lấy trực tiếp được từ Excel, máy kiểm kho(Có cộng dồn), từ phiếu đặt hàng, bảng báo giá nhà cung cấp, từ hệ thống cảnh báo giới hạn tồn và báo cáo xuất nhập tồn
• Cảnh báo được giá nhập hiện tại khi cao hơn giá bán hiện tại
• Cập nhập giá nhập cuối cùng vào danh mục hàng hóa từ phiếu nhập hàng
• Hiển thị được hàng tồn hiện tại trên kho đang nhập khi vừa chọn hàng
• Hiện thị hàng hóa theo đúng nhà cung cấp vừa chọn
• Hiển thị công nợ trước và sau khi phát sinh phiếu nhập hàng hiện tại
• Có khả năng chuyển chi tiết hàng hóa của phiếu nhập sang toàn bộ các phiếu khác thuận tiện cho việc xuất bán ngay hoặc chuyển kho toàn bộ phiếu.
• Hệ thống phím tắt theo chuẩn quy định có thuận tiện cho việc thao tác

 Hệ thống báo cáo liên quan đến phiếu nhập kho

• -    Báo cáo chi tiết nhập hàng
• -    Báo cáo tổng hợp nhập hàng
• -    Báo cáo nhập hàng theo nhà cung cấp
• -    Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp
• -    Báo cáo chi tiết công nợ Nhà CC
• -    Bảng đối chiếu công nợ Nhà CC từ ngày đến ngày
• -    Báo cáo tình hình công nợ theo hóa đơn
• -    Cảnh báo hạn sử dụng có báo trước bao nhiêu ngày
• -    Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa
• -    Báo cáo hàng vào tiền tồn kho
• -    Báo cáo giới hạn tồn

Nhập hàng trả lại từ khách hàng

• -    Chọn giá theo phiếu khách hàng mang trả lại
• -    Giảm trừ công nợ khách hàng
• -    Hiện tồn khi chọn hàng hóa
• -    Hiện công nợ khi chọn khách hàng
• -    Báo cáo liên quan

Nhập chuyển nội bộ

-    Nhập tương ứng với phiếu xuất nội về cả về số lượng và giá
-    Báo cáo liên quan

Xuất Bán Lẻ

• Có thể xuất cho khách hàng và áp dụng các chính sách khuyến mãi và chiết khấu đã được thiết lập
• Có khả năng xuất theo nhiều đơn vị tính
• Có khả năng xuất theo lô
• Có khả năng xuất từ một phiếu nhập đi với giá khác (đối với hàng nhập về bán ngay)
• Có khả năng quản lý VAT xuất ra
• Tính luôn giá hoạch toán sau khi xuất
• Hiện thị được hàng tồn sau khi chọn hàng
• Bán hàng theo thiếp lập được xuất âm hay không được xuất âm
• Thiết lập được hệ thống cảnh báo tặng thẻ thanh toán khi tổng tiền đến một ngưỡng giá trị
• Xuất hàng được theo mã và hạn sử dụng để trừ hàng trực tiếp trong hệ thống cảnh báo
• Cảnh báo nếu nợ  chọn khách hàng, và nợ không được vượt định mức nếu có giới hạn nợ
• Thanh toán được hàng có mã vạch từ cân điện tử
• Đẩy dữ liệu được ra màn hình hiển thị
• Thiết lập hệ thống in (n) bản in một lần
• Cảnh báo giá bán thấp hơn giá nhập
• Thanh toán được bằng:

• Thẻ tặng 100,200…
• Thẻ ngân hàng
• Thẻ khuyến mãi
• Thẻ VIP
• Ngoại tệ

Hệ thống phím tắt theo chuẩn quy định có thuận tiện cho việc thao tác

Hệ thống báo cáo doanh thu liên quan

• Báo cáo doanh thu theo ngày, kho, khách hàng, nhóm hàng…
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên thu ngân
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên tư vấn bán hàng
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên giao hàng
• Báo cáo doanh thu theo hóa đơn
• Báo cáo doanh thu theo khách hàng
• Báo cáo doanh thu theo từng ngày
• Báo cáo doanh thu theo từng tháng
• Báo cáo doanh thu theo từng năm
• Báo cáo doanh thu theo chương trình khuyến mãi
• Báo cáo doanh thu thanh toán bằng tiền mặt và thẻ tặng
• Báo cáo doanh thu thanh toán qua thẻ ngân hàng
• Báo cáo doanh thu theo hệ thống thẻ VIP
• Báo cáo hàng tặng
• Báo cáo lợi nhuận kinh doanh trên từng mặt hàng
• Báo cáo tình hình công nợ nhân viên

Xuất Bán Buôn

• Có thể xuất cho khách hàng và áp dụng các chính sách khuyến mãi và chiết khấu đã được thiết lập
• Có khả năng xuất theo nhiều đơn vị tính
• Có khả năng xuất theo lô
• Có khả năng xuất từ một phiếu nhập đi với giá khác (đối với hàng nhập về bán ngay)
• Có khả năng quản lý VAT xuất ra
• Tính luôn giá hoạch toán sau khi xuất
• Hiện thị được hàng tồn sau khi chọn hàng
• Bán hàng theo thiếp lập được xuất âm hay không được xuất âm
• Thiết lập được hệ thống cảnh báo tặng thẻ thanh toán khi tổng tiền đến một ngưỡng giá trị
• Xuất hàng được theo mã và hạn sử dụng để trừ hàng trực tiếp trong hệ thống cảnh báo
• Cảnh báo giá bán thấp hơn giá nhập
• Hệ thống phiếu bán buôn có thể lấy trực tiếp được từ Excel, máy kiểm kho(Có cộng dồn), từ phiếu đặt hàng của khách hàng, bảng chào giá, từ phiếu nhập kho
• Bán hàng được theo cấp giá theo từng khách hàng
• Khuyến mại được theo cấp cho từng khách hàng
• Cảnh báo nếu nợ  chọn khách hàng, và nợ không được vượt định mức nếu có giới hạn nợ
• Thanh toán được hàng có mã vạch từ cân điện tử
• Thiết lập hệ thống in (n) bản in một lần
• Hệ thống phím tắt theo chuẩn quy định có thuận tiện cho việc thao tác

Hệ thống báo cáo doanh thu liên quan

• Báo cáo doanh thu theo ngày, kho, khách hàng, nhóm hàng…
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên thu ngân
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên tư vấn bán hàng
• Báo cáo doanh thu theo nhân viên giao hàng
• Báo cáo doanh thu theo hóa đơn
• Báo cáo doanh thu theo khách hàng
• Báo cáo doanh thu theo từng ngày
• Báo cáo doanh thu theo từng tháng
• Báo cáo doanh thu theo từng năm
• Báo cáo doanh thu theo chương trình khuyến mãi
• Báo cáo doanh thu thanh toán bằng tiền mặt và thẻ tặng
• Báo cáo doanh thu thanh toán qua thẻ ngân hàng
• Báo cáo doanh thu theo hệ thống thẻ VIP
• Báo cáo hàng tặng
• Báo cáo tổng công nợ khách hàng
• Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng
• Bảng đối chiếu công nợ khách hàng
• Báo cáo tình hình công nợ theo hóa đơn
• Báo cáo lợi nhuận kinh doanh theo từng mặt hàng
• Báo cáo tình hình công nợ nhân viên

Xuất hàng

• Xuất thanh lý (đừng dùng từ xuất huỷ)
• Xuất theo giá vốn
• Hệ thống xuất âm
• Lý do xuất thanh lý(lý do cho từng mặt hàng)
• Báo cáo liên quan

Xuất chuyển nội bộ

• Xuất theo giá nhập, giá bán, giá vốn theo tùy chọn
• Quản lý công nợ theo phiếu xuất chuyển nộ bộ
• Hệ thống xuất âm
• Báo cáo liên quan

Xuất trả lại nhà cung cấp

• Xuất theo giá có bảng chọn giá các lần nhập theo nhà cung cấp
• Hiện danh sách mặt hàng theo nhà cung cấp
• Hệ thống xuất âm
• Giảm trừ công nợ nhà cung cấp
• Báo cáo liên quan

Tiện ích và tích hợp hệ thống phần cứng

Tiện ích

• Vớt dữ liệu từ Excel
• Xuất dữ liệu ra excel, word, pdf…
• Cảnh báo hạn sử dụng
• Cảnh báo sinh nhật khách hàng
• Cảnh báo công nợ khách hàng
• Cảnh báo giới hạn tồn

Tích hợp hệ thống phần cứng

• Máy in mã vạch
  • Code128
  • Code39
  • EAN13
  • EAN8

• -    Máy in hóa đơn
• -    Máy kiểm kho
• -    POS
• -    PDA
• -    Máy in thẻ nhựa
• -    Hệ thống cân điện tử
• -    Màn hình hiển thị
• -    Đầu đọc mã vạch theo các cổng: USB, PS2, COM
• -    Đầu đọc thẻ từ

HOTLINE TƯ VẤN : 0936.88.99.44

Văn phòng thành phố Hà Nội Địa chỉ: Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 043.556.2057 – 042.219 0909 – 042.212 8686 Fax: 043.556 3015 Website: http://www.ato.com.vn http://www.ato.vn Email: atoinfo@ato.com.vn

Văn phòng thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: số 1/24 Cù Chính Lan – P13- Quận Tân Bình – Hồ Chí Minh Điện Thoại: 08.62.936.639 – 36.012.789 Fax: 08.3813.4072 Website: http://www.ato.com.vn http://www.ato.vn Email: hcm@ato.com.vn

5.2.1 Quy định đánh giá công việc nhân viên

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY ĐỊNH ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC

 

Nhằm đánh giá chính xác công việc thực hiện mỗi CNV của công ty, BGĐ quy định việc đánh giá thực hiện công việc như sau:

1. Thời gian đánh giá: Thực hiện hàng tuần, vào cuối tuần. Cuối tháng sẽ tiến hành tổng hợp để tính điểm đánh giá của từng nhân viên.
2. Hình thức đánh giá: việc đánh giá thực hiện bằng biễu mẫu kèm theo quy định này. Việc đánh giá do Trưởng bộ phận thực hiện.
3. Trọng số của các yếu tố được xác định theo bảng dưới đây, sau thời gian thực hiện 03 tháng quy định này, công ty sẽ xác định lại trọng số cho từng yếu tố.

ü      Số lượng : 1

ü      Chất lượng: 1

ü      Thời gian: 1

ü      Cải tiến: 0.5

ü      Quy định * 0.5

4. Nội dung đánh giá:

Tiêu chuẩn đánh giá	Điểm
	1-3	3-5	5-6.5	6.5-8	8-10
Số lượng công việc	Hoàn thành số lượng công việc dưới 80 % số lượng	Hoàn thành số lượng công việc từ 80-100 %	Đảm bảo hoàn thành số lượng công việc được giao	Đảm bảo hoàn thành số lượng công việc, vướt kế hoạch 1 – 3 công việc hoặc 100 – 120 %	Đảm bảo hoàn thành số lượng công việc, vướt kế hoạch 1 – 3 công việc hoặc 120 % trở lên
Chất lượng công việc	Không đảm bảo theo yêu cầu 3 lần trở lên/tháng hoặc 1-2 lần nhưng ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty.	Không đảm bảo theo yêu cầu 1- 2 lần/tháng.	Đảm bảo theo đúng yêu cầu	Đảm bảo công việc có chất lượng tốt, được khách hàng, đồng nghiệm đánh giá cao.	Hoàn thành công việc với chất lượng tốt, đem lại giá trị cao cho công ty.
Thời gian hoàn thành công việc	Không hoàn thành công việc không đúng thời hạn 3 lần trở ean/tháng Hoặc không hoàn thành 1-2 lần/tháng, nhưng ảnh hưởng nghiệm trọng.	Không hoàn thành công việc không đúng thời hạn 1 – 2 lần/tháng	Hoàn thành công việc đúng thời hạn	Hoàn thành công việc trước thời hạn	Hoàn thành công việc trước thời hạn, việc hoàn thành trước thời hạn mang lại giá trị cao cho cty.
Cải tiến	0 tính	0 tính	Mặc định được 5 điểm, nếu có có tiến nhỏ	Có cải tiến, quy giá trị lớn hơn 1 triệu hoặc có giá trị	Cải tiến có giá trị lớn hơn 5 triệu.
Quy định	Vi phạm quy định ở mức nghiêm trong, 2 lần/tháng	Vi phạm quy định ở mức nghiêm trong, 1 lần/tháng. Hoặc Vi phạm quy định không nghiệm trọng 2 lần trở lên /tháng	Vi phạm quy định không nghiệm trọng 1 lần/tháng	Không vi phạm	Không vi phạm + phát hiện ra vi phạm

 

5.1.5 Quy định chế độ báo cáo nội bộ

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUI ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO NỘI BỘ

I – CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG BÁO CÁO:

1. Báo cáo ngày: Được thực hiện trước 10 giờ sáng mỗi ngày, báo cáo của các đơn vị cho Giám đốc gồm:

1.1 Phòng Kế toán:

• Tình hình tồn quỹ tại Công ty và ngân hàng.
• Tình hình thu chi, công nợ tức thì trong ngày.

1.2   Phòng Kinh doanh:

• Báo cáo doanh thu ngày.
• Tình hình nhận đơn hàng và giao hàng.

1.3   Phòng nhân sự:

• Báo cáo nhân sự hàng ngày.
• Tình hình đột xuất trong ngày.

 

2. Báo cáo tuần: Được thực hiện trước 10 giờ sáng ngày thứ bảy, báo cáo của các đơn vị cho Giám đốc gồm:

2.1  Phòng Kế toán:

• Báo cáo tiền về, công nợ.
• Các chi tiêu lớn trong tuần
• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc
• Báo cáo tình hình thanh lý hợp đồng
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới.

 

2.2  Phòng Nhân sự:

• Biến động nhân sự lớn trong tuần.
• Tình hình đào tạo nhân viên.
• Tình hình thực hiện quy định an toàn lao động vệ sinh lao động.
• Tình hình an ninh nhà máy, thực hiện kỷ luật, vi phạm…
• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới.

 

2.3  Phòng Kinh doanh:

• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong tuần.
• Báo cáo tình hình quyết toán nguyên phụ liệu đơn hàng.
• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Tổng hợp doanh thu trong tuần, số lượng bán hàng.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc .
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới.

 

3. Báo cáo tháng: (thực hiện từ ngày 1-5 của tháng sau – kèm theo báo cáo của tuần thứ tư)

3.1  Phòng Kế toán:

• Tình hình công nợ tháng, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý.
• Báo cáo tiền về, công nợ.
• Các chi tiêu lớn trong tháng: văn phòng công ty, chi vật tư, máy móc.
• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng sau).
• Tình hình luân chuyển tiền trong tháng và dự kiến của tháng tới
• Tình hình tồn kho và thanh lý đơn hàng, hợp đồng.
• Báo cáo chất lượng tháng
• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.

 

3.2  Phòng nhân sự:

• Công tác hành chánh nhân sự trong tháng.
• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.
• Tình hình đào tạo trong tháng.
• Tình hình thực hiện quy định an toàn lao động vệ sinh lao động.
• Tình hình an ninh nhà máy, thực hiện kỷ luật, vi phạm…
• Các quy định mới về lao động trong tháng.
• Báo cáo chất lượng tháng.
• Tình hình thực hiện Audit của khách hàng.
• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.

 

3.3  Phòng Kinh doanh:

• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong tháng.
• Dự kiến đơn hàng của tháng sau
• Báo cáo doanh thu tháng, số lượng bán hàng trong tháng..
• Tình hình khiếu nại của khách hàng.
• Tình hình giao hàng của nhà cung ứng.
• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.
• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.
• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc
• Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.

 

4. Báo cáo quý. Thực hiện từ ngày 1-15 của tháng sau:

4.1  Phòng Kế toán:

• Tình hình công nợ quý, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý.
• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng đầu quý sau).
• Tình hình luân chuyển tiền trong quý và dự kiến của quý tới
• Những trọng tâm công việc của quý sau

 

4.2  Phòng Nhân sự:

• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.
• Trọng điểm của quý sau

 

4.3  Phòng Kinh doanh:

• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong quý.
• Dự kiến đơn hàng của quý sau.
• Báo cáo doanh thu, số lượng hàng bán trong quý, so sánh với các quý trước.
• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.

 

5. Báo cáo sáu tháng:

Thực hiện trước ngày 5 tháng 7 cùng năm và ngày 5 tháng 1 của năm sau.  Báo cáo sáu tháng đầu năm bao gồm cả báo cáo quý II và báo cáo sáu tháng cuối năm báo gồm cả quý IV của năm đó.

 

5.1  Phòng Kế toán:

• Tình hình công nợ sáu tháng, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý. Thống kê và phân tích tình hình công nợ của khách hàng.
• Bảng cân đối kế toán sáu tháng
• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng đầu quý sau).
• Tình hình luân chuyển tiền trong quý và dự kiến của sáu tháng tiếp theo
• Những trọng tâm công việc của sáu tháng tiếp theo

 

5.2  Phòng Nhân sự:

• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.
• Trọng điểm của sáu tháng tiếp theo

 

5.3  Phòng Kinh doanh:

• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong quý.
• Dự kiến đơn hàng của sáu tháng tiếp theo.
• Báo cáo doanh thu, số lượng hàng bán trong 6 tháng so sánh với các thời điểm trước đó..
• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.

 

6. Báo cáo năm:  Lập báo cáo trước ngày 20 của tháng 1 năm sau

6.1  Phòng Kế toán:

• Bảng cân đối kế toán
• Bảng lưu chuyển tiền tệ
• Bảng kế quả kinh doanh
• Kế quả kiểm kê tài sản.
• Dự toán ngân sách cho năm sau.
• Trọng điểm của năm sau
• Báo cáo chất lượng năm

 

6.2  Phòng nhân sự:

• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.
• Tình hình đào tạo cả năm.
• Tình hình thực hiện an toàn lao động, vệ sinh lao động của năm.
• Tình hình vi phạm kỹ luật, khen thưởng năm.
• Trọng điểm của năm sau
• Báo cáo chất lượng năm.

 

6.3  Phòng Kinh doanh:

• Dự kiến đơn hàng của năm sau.
• Báo cáo doanh thu, sản lượng năm.
• Báo cáo tình hình theo dõi, giám sát nhà cung ứng năm.
• Báo cáo khiếu nại khách hàng năm.
• Dự toán doanh thu cho năm sau
• Báo cáo tình hình nghiên cứu thị trường năm.
• Báo cáo mức thoả mãn khách hàng năm
• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.
• Trọng điểm của năm sau
• Báo cáo chất lượng năm.

 

II – TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Phòng Tổ chức Hành chánh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, thực hiện quy định này..
2. Quy định về báo cáo theo các yêu cầu trên sẽ được thực hiện 15 ngày sau kể từ ngày ký.  Đơn vị nào không thực hiện sẽ bị nhắc nhở phê bình và ghi vào thành tích của đơn vị.

 

5.1.4 Quy định lập kế hoạch công việc

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY ĐỊNH LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

1. Phương pháp lập kế hoạch:

• Kế hoạch công tác được lập theo mẫu đính kèm theo quy định này. Mẫu kế hoạch công tác gồm: kế hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch tuần, kế hoạch thực hiện các mục tiêu, kế hoạch thực hiện các yêu cầu chuyên môn cụ thể…
• Kế hoạch năm, tháng, tuần sẽ gồm cột thời gian thực hiện, nội dung, kết quả phải đạt, ghi chú. Kế hoạch thực hiện mục tiêu, thực hiện chuyên môn lập theo sơ đồ gannt.

2. Phân loại kế hoạch:

2.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu, Kêá hoạch thực hiện chuyên môn:

• Kế hoạch thực hiện mục tiêu, các công việc chuyên môn phải nêu rõ kết quả cần đạt, các công việc này phải phù hợp thực tế, có khả năng thực hiện được, đáp ứng cả yêu cầu trước mắt và lâu dài.
• Căn cứ lập kế hoạch do Giám đốc giao hoặc công việc chuyên môn mang tính thường xuyên.

 

2.2 Kế hoạch công tác năm:

 Kế hoạch công tác năm được lập dưa trên chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của bộ phận, theo mục tiêu của công ty và mục tiêu của bộ phận.

• Hàng năm trước ngày 25 tháng 12 của năm trước, các bộ phận lập kế hoạch công tác của năm sau và trình Giám đốc duyệt.
• Kế hoạch công tác năm lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
• Trong kế hoạch công tác năm, những công việc phải thực hiện phải ghi rõ ai chủ trì, thời gian thực hiện , các vấn đề trọng tâm khi xây dựng kế hoạch.
• Trong trường hợp có sự thay đổi hay phát sinh, Trưởng bộ phận cập nhật kế hoạch công tác năm và chuyển cho GĐ phê duyệt. Việc cập nhật kế hoạch công tác năm phải được thực hiện ít nhất 1 quý một lần. Trường hợp không có thay đổi, phát sinh thì Trưởng bộ phận không cần cập nhật.  Việc cập nhật kế hoạch năm chỉ tính những việc phát sinh kể từ tháng kế tiếp.

 

2.3 Kế hoạch công tác tháng:

• Kế hoạch công tháng được lập dưa trên chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của bộ phận trong tháng, theo kế hoạch thực hiện mục tiêu của công ty và mục tiêu của bộ phận, theo kế hoạch công tác năm.
• Hàng tháng trước ngày 25 của tháng trước, các bộ phận lập kế hoạch công tác của tháng sau và trình Giám đốc duyệt.
• Kế hoạch công tác tháng lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
• Trong kế hoạch công tác tháng, những công việc phải thực hiện phải ghi rõ ai chủ trì, thời gian thực hiện, kế hoạch nhân sự, ngân sách, đề xuất.
• Các vấn đề phát sinh, thay đổi được cập nhật vào kế hoạch tháng hoặc kế hoạch năm cho phù hợp.

 

2.4 Kế hoạch công tác tuần:

Kế hoạch công tuần được lập dưa trên chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của bộ phận trong tuần, theo kế hoạch thực hiện mục tiêu của công ty và mục tiêu của bộ phận, theo kế hoạch công tác tháng.

• Hàng tuần trước 9 giờ ngày thứ hai, các bộ phận lập kế hoạch công tác tuần và trình Giám đốc duyệt.
  • Kế hoạch công tác tuần lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
  • Trong kế hoạch công tác tuần, những công việc phải thực hiện phải ghi rõ ai chủ trì, thời gian thực hiện, các vấn đề trọng tâm cần chú ý.
  • Các vấn đề phát sinh, thay đổi được cập nhật vào kế hoạch tuần, kế hoạch tháng hoặc kế hoạch năm cho phù hợp.

5.1.3 Nội quy công ty

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

NỘI QUY CÔNG TY

  ĐIỀU  1  THỜI GIAN LÀM VIỆC – THỜI GIAN NGHỈ NGƠI:

1/.  THỜI GIAN LÀM VIỆC:

• Thời giờ làm việc của tất cả  CBCNV là 8 h / 1 ngày ( 06 ngày / 1 tuần ).
• Văn phòng công ty:  Sáng từ  8h 00‘ đến 12h00‘, chiều từ  13h 30‘ đến 17h 30‘.
• Phân xưởng sản xuất: Đối với văn phòng phân xưởng: Sáng từ  8h 00‘ đến 12h00‘, chiều từ  13h 30‘ đến 17h 30‘, đối với CNV sản xuất: Sáng từ  7h 30‘ đến 12h00‘, chiều từ  13h ‘ đến 17h 30‘.
• Trong trưòng hợp cần thiết phải làm gấp để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty có quyền yêu cầu người lao động tăng ca  làm thêm giờ nhưng không quá 4 giờ trong một ngày .
• Tiền lương tăng ca được tính như sau : Tăng ca ngày thường được trả 150%, tăng ca ngày lễ, chủ nhật được trả 200 % .

 

 2/.   THỜI GIAN NGHỈ NGƠI:

2.1          Tất cả người lao động trong Công ty nghỉ hàng tuần vào ngày chủ nhật (theo yêu cầu sản xuất công nhân có thể tăng ca và sẽ nghỉ bù vào ngày khác).

2.2          Nghỉ hội họp, học tập đầu ca hoặc cuối ca: 8 h 00‘ hoặc 17 h 30’ (được hưởng lương).

2.3          Đối với công nhân nữ có con nhỏ dưới 12 tháng tuổi được nghỉ mỗi ngày 60 phút được hưởng nguyên long. Đối với phụ nữ có thai đến tháng thứ bảy chỉ làm 7 giờ hành chánh/ngày và hưởng lương 8 giờ.

2.4          Giờ làm thêm: Giám Đốc Công ty có thể huy động công nhân viên làm thêm giờ nhưng phải được người lao động đồng ý và phải đảm bảo nguyên tắc sau:

+   Một ngày không quá 4 tiếng.

 

3/.  CHẾ ĐỘ NGHỈ  :   

 3.1   Nghỉ được hưởng 100 % lương (Điều 73 chương VII – mục I – thời gian nghỉ ngơi):

• Tết Dương lịch  :  01 ngày  (01/01 dương lịch ).
• Tết  Aâm lịch      :  04 ngày  (1 ngày cuối năm + 3 ngày đầu năm) 
• Ngày  30/4         :  01 ngày (ngày chiến thắng).
• Ngày  1/ 5          :  01 ngày (Quốc tế lao động).
• Ngày  2 / 9         :  01 ngày  (Quốc khánh).

Nếu ngày nghỉ nói trên trùng vào ngày chủ nhật hằng tuần thì người lao động được nghỉ bù vào ngày tiếp theo.

 

3.2   Những ngày nghỉ khác được hưởng  100 % lương:

• Được phép nghỉ  03 ngày đối với các trường hợp: người lao động kết hôn, bố mẹ (bên chồng ,vợ), chồng hoặc con chết.
• Được phép nghỉ  01 ngày nếu có con kết hôn.

 

3.3       Nghỉ phép thường niên được hưởng 100% lương: Tất cả CNV trong Công Ty làm việc đủ 12 tháng được nghỉ phép(không tính ngày lễ, chủ nhật):

• 12 ngày đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường .
• 14 ngày với người làm công việc nặng nhọc .
• Nếu chưa đủ 12 tháng thì cứ mỗi tháng được nghỉ 01 ngày phép NLĐ có thể nghỉ 01 lần hay nhiều lần trong năm nhưng phải báo trước ít nhất  02 ngày cho phụ trách để có kế hoạch sắp xếp  . Trường hợp bất khả kháng phải nghỉ đột xuất thì báo cho người phụ trách ngay trong ngày nghỉ
• Cứ 05 năm thâm niên làm việc cho Công ty, người lao động được nghỉ thêm 1 ngày phép .
• Khi NLĐ cần giải quyết công việc gia đình , ngày phép không còn NLĐ có thể làm đơn xin nghỉ việc riêng không hưởng lương  (đơn phải gởi trước 24 giờ ). Và tổng số ngày nghỉ không quá 3 ngày / tháng  – 20 ngày / năm .

 

3.4 . Nghỉ bệnh :

• Khi bệnh hay tai nạn lao động trong giờ làm việc tại Công Ty, người lao động được đưa tới trạm xá gần nhất để khám bệnh hay được cấp cứu để chuyển viện lên tuyến trên (ngoại trừ khẩn cấp).
• Khi bệnh ở nhà, người lao động phải báo cáo ngay cho Công ty biết về thời gian cần nghỉ và khi bình phục trở lại làm việc phải trình giấy chứng nhận của Bác Sĩ  (đúng tuyến khám chữa bệnh, hoặc khu vực bảo hiểm) nêu rõ bệnh và thời gian cần được nghỉ ,

 

ĐIỀU  2  :  NHỮNG QUY ĐỊNH VÀ NỘI QUY  TRONG CÔNG TY :

       1/.  AN TOÀN LAO ĐỘNG , VỆ SINH CÔNG NGHIỆP :

1.1       Tất cả CBCNV trong Công ty phải tuân thủ các quy định , thực hiện nghiêm chỉnh về an toàn lao động.   Chỉ được sử dụng máy móc, thiết bị đã được hướng dẫn phân công. Nếu thấy hiện tượng máy móc bị hư hỏng hoặc khác thường phải báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, không tự ý sửa chữa. Mọi vi phạm các quy định về an toàn lao động được coi như lỗi nặng .

1.2       CBCNV phải bảo quản chu đáo các thiết bị, máy móc dụng cụ trong khi sử dụng, làm vệ sinh hằng ngày đối với các dụng cụ, máy móc thiết bị mình đang sử dụng. Rác phải bỏ vào thùng đựng rác, không được xả rác nơi làm việc hoặc bất cứ nơi nào khác .

1.3       CBCNV phải chấp hành đúng về trang phục Bảo hộ lao động trong khi làm việc .

1.4       CBCNV không uống rượu, hút thuốc trong giờ làm việc, trong khu vực chứa hàng, kho, và nơi để vật liệu dể cháy, hoặc đến nơi làm việc có hơi bia, say rượu.

1.5       CBCNV tuyệt đối chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công sản xuất. Nếu có gì chưa thông có quyền trực tiếp đề nghị cấp trên giải quyết.

 

2/.   NỘI QUY CÔNG TY :

 2.1       Làm việc đúng giờ, trong giờ làm việc không được đi lại lung tung từ chỗ này sang chỗ khác (nếu không có nhiệm vụ) không được làm bất cứ việc gì khác ngoài nhiệm vụ được giao .

2.2       Người lao động phải chấp hành nghiêm chỉnh mệnh lệnh điều hành sản xuất kinh doanh của người phụ trách trực tiếp .

2.3       Người lao động chỉ được phép thực hiện nhiệm vụ .

2.4       Không đùa giỡn, la lối làm mất trật tự trong Công ty, làm mất năng suất của người khác. Các trường hợp đánh nhau, có hành vi thô bạo làm xúc phạm đến danh dự của người khác, cố tình gây tình trạng căng thẳng trong Công Ty đều được coi là lỗi nặng .

2.5       Không vắng mặt trong Công ty trong giờ làm việc nếu chưa được Ban Giám Đốc cho phép .

2.6       CBCNV phải trung thực có ý thức bảo vệ tài sản của Công Ty, thực hành tiết kiệm, giữ gìn bí mật công nghệ kinh doanh của Công Ty .

2.7       Không xâm phạm (lấy cắp hoặc phá hoại) tài sản của cá nhân hay Công Ty  .

2.8       Tuân thủ luật pháp của Nhà nước .

2.9       Không mang chất dễ cháy, chất nổ, chất độc vào Công ty .

2.10   Mỗi CBCNV phải có trách nhiệm tham gia vào công tác Bảo hộ lao động, Phòng cháy chữa cháy thực hiện tốt theo phương án PCCC đã ban hành, ngăn chặn mọi vi phạm về quy định PCCC .

2.11   Nghiêm cấm hút thuốc trong khu vực sản xuất  – kho .

2.12   Không tự ý tháo gỡ nắp cầu chì , không tự ý móc nối đường dây dẫn điện .

2.13   Mọi cá nhân nếu thấy có dấu hiệu cháy phải làm đúng tiêu lệnh PCCC và tìm cách báo cho Ban Giám Đốc biết .

 

ĐIỀU 3  : HÀNH VI VI PHẠM KỶ LUẬT  VÀ HÌNH THỨC XỬ LÝ HÀNH VI VI PHẠM KỶ LUẬT  -  TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT :

1/. HÀNH VI VI PHẠM KỶ LUẬT:

Người lao động không chấp hành đúng các quy định của Bản Nội Quy này coi như vi phạm kỷ luật lao động của Công Ty :

1.1          Đi trễ về sớm không có lý do chính đáng, kéo dài thời gian nghỉ quá quy định .

1.2          Không làm tốt công việc được giao, làm những việc ngoài phạm vi được phân công, gây thiệt hại tài sản Công Ty (không nghiêm trọng) do cẩu thả .

1.3          Không chấp hành theo sự phân công, điều động của người có chức năng điều hành .

1.4          Cố tình trì trệ, chậm chạp gây ảnh hưởng cho người khác làm thiệt hại đến sản xuất .

1.5          Làm mất trật tự trong giờ làm việc, tự ý rời vị trí đi làm việc riêng, hay đến bộ phận khác làm ảnh hưởng đến sản xuất, cố tình gây thương tích cho người khác .

1.6          Ăn uống, ngủ trong giờ làm việc, nơi làm việc. Không giữ vệ sinh hàng hóa, dụng cụ lao động và khu vực sản xuất .

1.7          Hút thuốc, uống bia rượu hoặc có mùi bia rượu trong khi đang làm việc .

1.8          Không chấp hành hay vi phạm các quy định về an toàn lao động, mang hung khí chất nổ chất dể chá, văn hóa đồi trụy vào các khu vực Công Ty .

1.9          Dùng các dụng cụ ,vật  liệu sản xuất hay bất cứ vật gì của Công Ty cho mục đích cá nhân . Cố tình làm hư hại tài sản của Công Ty, hay sử dụng các dụng cụ lao động của người khác mà không được bố trí hay đồng ý của người đó và ban quản lý .

1.10      Tự ý bỏ việc 05 ngày / tháng – 20 ngày / năm mà không có lý do chính đáng .

1.11      Người lao động chống lại sự kiểm tra giám sát (giỏ, tuí xách ) của bảo vệ khi ra vào Công Ty hoặc bị nghi ngờ .

 

2/.   HÌNH THỨC XỬ LÝ HÀNH VI VI PHẠM  KỶ LUẬT LAO ĐỘNG :

• Việc xử lý vi phạm kỷ luật của Công ty được thực hiện theo qui định của pháp luật lao động, theo các qui định của Công ty liên quan như: Nội qui lao động, Hướng dẫn xem xét khiếu nại và thi hành kỷ luật…
• Việc xử lý vi phạm đối với CBCNV được thực hiện theo biên bản vi phạm.
• Khi có CBCNV thuộc bộ phận mình vi phạm thì Trưởng bộ phận trực tiếp phải liên đới chịu trách nhiệm (tuỳ theo các trường hợp cụ thể).

 

Người vi phạm nội quy, kỷ luật lao động tùy theo mức phạm lỗi, bị xử lý bằng một trong những hình thức sau đây:

 

2.1        Khiển trách bằng miệng hoặc văn bản đối với người lao động khi phạm lỗi lần đầu nhưng ở mức độ nhẹ.

2.2       Khiển trách bằng văn bản đối với trường hợp đã khiển trách bằng miệng từ hai lần trở lên, vi phạm nội quy công ty ở mức độ nhẹ.

2.3       Hình thức chuyển việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là 06 tháng được áp dụng .

*   Đối với người lao động đã bị khiển trách bằng văn bản mà tái phạm trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày bị khiển trách hoặc có những hành vi, vi phạm đã được quy định trong bản nội quy lao động .

*  Đối với những vi phạm được coi là lỗi nặng nhưng chưa gây tác hại nghiêm trọng (như đánh nhau, gây căng thẳng trong Công ty, an toàn lao động, PCCC …. ) .

2.4       Hình thức sa thải được áp dụng theo điều 85 BLLĐ .

*  Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản và lợi ích của Công Ty .

*   Người lao động bị xử lý kỷ luật chuyển làm công việc khác mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật .

*   Người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày trong 01 tháng (cộng dồn) hoặc 20 ngày trong một năm  (cộng dồn) mà không có lý do chính đáng .

*   Người lao động hút thuốc, sử dụng lửa nơi khu vực cấm .

*   Người lao động tự móc nối điện …

 

       3/.  VỀ TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT  :

          Người lao động làm hư hỏng dụng cụ thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại cho Công ty  tùy trường hợp cụ thể căn cứ vào mức thiệt hại thực tế phải bồi thường theo quy định của pháp luật về thiệt hại đã gây ra .

3.1          Do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì không phải bồi thường .

3.2          Người lao động do chủ quan  làm mất dụng cụ thiết bị, làm mất tài sản  khác do Công Ty giao hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép thì phải bồi thường 100%  theo thời giá thị trường , hằng tháng tương tự sẽ trừ dần 30% cho đến khi đủ giá trị bồi hoàn .

3.3          CÁc trường hợp gây thiệt hại khác thực hiện theo các quy định riêng của công ty.

 

PHẦN III  :  ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH :

-                  Nội quy lao động này được phổ biến đến từng người lao động và được mọi người lao động có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy này.

-                  Phòng HCNS có trách nhiệm tổ chức thực hiện bản nội quy lao động này và giám sát, kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, CNV Công ty.

-                  Trưởng các bộ phận có trách nhiệm phổ biến nội dung bản nội quy này cho CNV được biết.

-                  Bản nội quy này được niêm yết công khai nơi công cộng và có hiệu lực kể từ ngày ban hành.