6.1.7 Quy chế kiểm toán nội bộ

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ

 

4. NỘI DUNG QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ:

 

4.1. Chương I: Những vấn đề chung

 

Điều 1:   Tổ Kiểm toán nội bộ là bộ phận trực thuộc và giúp Giám đốc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát toán nội bộ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc (bao gồm cả hệ thống kế toán); kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính, báo cáo kế toán quản trị (gọi chung là báo cáo) trước khi trình ký duyệt; kiểm tra sự tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước và của Công ty; qua đó phát hiện các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến.

Điều 2:    Trách nhiệm của bộ phận trong Công ty là căn cứ trên quyền hạn và trách nhiệm của mình để tổ chức và thực hiện công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị mình một cách hữu hiệu, hiệu quả và bảo đảm phù hợp với các chính sách chung của Công ty. Bên cạnh đó, cần phải tổ chức và hoàn thiện công tác kế toán và lập báo cáo kịp thời. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo.

 

4.2 Chương II: NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ

 

Điều 3:     Tổ Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ:

1. Xây dựng chương trình kiểm toán hàng năm, trình Giám đốc phê duyệt.
2. Tổ chức thực hiện chương trình kiểm toán đã được phê duyệt và những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Giám đốc yêu cầu. Báo cáo định kỳ cho Giám đốc về việc thực hiện chương trình kiểm toán.
3. Quản lý nhân sự, trang thiết bị và chi phí của bộ phận theo quy định chung của Công ty và bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Tổ chức đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác.

Điều 4:     Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Tổ Kiểm toán nội bộ có

trách nhiệm và quyền hạn như sau:

1. Tuân thủ pháp luật, các quy định của nhà nước liên quan.
2. Duy trì sự khách quan, độc lập và trung thực trong quá trình kiểm toán.
3. Bảo mật các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm toán theo quy định của nhà nước và của Công ty.
4. Yêu cầu tất cả các cá nhân, bộ phận  trong Công ty cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho quá trình kiểm toán và tạo điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ.
5. Đề nghị trưng tập cán bộ nhân viên từ các bộ phận khác trong Công ty hoặc thuê chuyên gia để thực hiện kiểm toán khi cần thiết.
6. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công tác kiểm toán và sự trung thực của báo cáo kiểm toán.

 

4.3.           Chương III: CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ : (Tổ KTNB)

 

Điều 5:   Đứng đầu Tổ KTNB là Tổ Tổ trưởng Tổ KTNB do Giám đốc bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kiểm toán nội bộ.

Điều 6:   Tổ Tổ trưởng Tổ KTNB có trách nhiệm tổ chức nhân sự trong Tổ Kiểm toán nội bộ và đề nghị tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định chung của Công ty.

 

4.4.           Chương IV : TRÌNH TỰ KIỂM TOÁN

 

Điều 7:     Việc ra quyết định kiểm toán phải dựa trên các căn cứ sau:

• Chương trình kiểm toán hàng năm đã được Giám đốc phê duyệt.
• Những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Giám đốc giao.

Điều 8:    Tổ Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ra quyết định kiểm toán. Quyết định kiểm toán phải ghi rõ mục đích, phạm vi, đối tượng, thời hạn kiểm toán và các kiểm toán viên thực hiện. Những trường hợp điều chỉnh hay bổ sung những nội dung trên, cần có văn bản của Tổ Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ và gửi cho đối tượng kiểm toán cũng như các bộ phận có liên quan.

Điều 9:     Mỗi cuộc kiểm toán được tiến hành theo các bước:

• Chuẩn bị kiểm toán.
• Thực hiện kiểm toán.
• Báo cáo kiểm toán.
• Theo dõi sau kiểm toán.

Điều 10:   Chuẩn bị kiểm toán là những công việc chuẩn bị trước khi đến đối tượng kiểm toán, bao gồm việc xác định mục đích và phạm vi kiểm toán, tìm hiểu ban đầu về đối tượng kiểm toán, tổ chức lực lượng kiểm toán, lập kế hoạch sơ khởi và ra quyết định kiểm toán.

Điều 11:  Thực hiện kiểm toán là những công việc tiến hành tại đối tượng kiểm toán để thu nhập bằng chứng làm cơ sở cho kết luận kiểm toán, bao gồm việc khảo sát cơ bản về đối tượng kiểm toán, tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành các thử nghiệm mở rộng (nếu cần thiết) và xử lý các phát hiện kiểm toán. Việc xử lý phát hiện kiểm toán cần nêu rõ thực trạng, đối chiếu với tiêu chuẩn, đánh giá hậu quả, phân tích nguyên nhân và đưa ra kiến nghị thích hợp.

Điều 12:  Báo cáo kiểm toán là văn bản trình bày những nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán, bao gồm mục đích và phạm vi kiểm toán, các phát hiện kiểm toán cũng như các kiến nghị cần thiết. Báo cáo kiểm toán nội bộ do Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ký và chịu trách nhiệm.

 

Báo cáo kiểm toán được gửi đến đối tượng kiểm toán, Hội Đồng Quản Trị, Ban kiểm soát, Giám đốc và các bộ phận có thẩm quyền hoặc trách nhiệm đối với đối tượng kiểm toán. Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về việc lập và phát hành báo cáo kiểm toán đến những nơi thích hợp, trừ những trường hợp đặc biệt do Giám đốc quyết định.

 

Trưởng bộ phận được kiểm toán có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đối với các nội dung được nêu trong báo cáo kiểm toán trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận báo cáo kiểm toán. Văn bản trả lời được gửi tới các cá nhân và đơn vị được gửi báo cáo kiểm toán.

Điều 13:  Theo dõi sau kiểm toán là những công việc theo dõi các sửa chữa của đối tượng kiểm toán và đánh giá kết quả của các hoạt động này, bao gồm cả việc phúc tra và ra báo cáo theo dõi sau kiểm toán.

Việc xem xét các kiến nghị của Tổ Kiểm toán nội bộ, lựa chọn và thực hiện các biện pháp sửa chữa thích hợp là trách nhiệm của Trưởng bộ phận được kiểm toán. Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm theo dõi để ghi nhận các hoạt động sửa chữa (nếu có) và đánh giá kết quả của chúng. Nếu Trưởng bộ phận được kiểm toán và các bộ phận có liên quan xét thấy không cần thiết phải có hoạt động sửa chữa các vấn đề được nêu trong báo cáo kiểm toán thì cần phải xem xét mọi rủi ro có thể xảy ra và chịu trách nhiệm về việc không có những biện pháp sửa chữa thích hợp trong phạm vi quyền hạn của mình.

 

Điều 14:  Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức hồ sơ kiểm toán thích hợp để ghi chép về các công việc kiểm toán viên đã thực hiện, các bằng chứng thu thập được làm cơ sở cho kết luận kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cần được lưu trữ và bảo quản an toàn và bảo mật. Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền quản lý của Tổ Kiểm toán nội bộ, các bộ phận liên quan muốn xem xét hồ sơ kiểm toán phải được sự chấp thuận của Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ. Những đơn vị bên ngoài muốn được xem xét hồ sơ kiểm toán phải được sự chấp thuận của Giám đốc.

 

4.5.           CHƯƠNG V: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 15:   Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế này.

6.1.6 Mẫu kế hoạch tài chính

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Tháng . . . . / 2011

 

Tên Đơn vị  : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Người lập kế hoạch : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

STT

DIỄN GIẢI

SỐ TIỀN

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN

Thu

Chi

Tuần 1

Tuần 2

Tuần 3

Tuần 4

Tuần 1

Tuần 2

Tuần 3

Tuần 4

CỘNG

A

CÁC KHOẢN THU

B

CÁC KHOẢN CHI

CỘNG :

NGƯỜI LẬP

 

 

/         / 2011

6.1.5 Quy trình lập báo cáo thuê GTGT – Hồ sơ XNK

QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO THUẾ GTGT-HỒ SƠ XNK

 

Hàng  tháng các đơn vị phải kê khai và nộp đầy đủ các biểu mẫu, chứng từ, liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp, bao  gồm các mẫu quy định như sau:

     A- LẬP BÁO CÁO THUẾ GTGT

1/ Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số : 01/GTGT)

2/ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Mẫu số : 02/GTGT)

3/ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá , dịch vụ mua vào ( Mẫu số : 03/GTGT)

4/ Bảng kê hàng hoá , dịch vụ mua vào có hoá đơn bán hàng ( Mẫu số : 05/GTGT)

5/ Bảng kê bán lẻ  hàng hoá, dịch vụ ( Mẫu số : 06/GTGT)

6/ Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn ( Mẫu số : 26/GTGT)

7/ Bảng kê doanh thu và thuế đầu ra (Mẫu số : PTV-QT 6.2.2-2/BM01)

8/ Bảng phân bổ thuế GTGT đầu vào theo doanh thu phát sinh(Mẫu số:PTV-QT 6.2.2.2-/BM02)

9/ Đĩa lưu.

 

B – LẬP BỘ HỒ SƠ XUẤT KHẨU

1/ Bảng kê bộ hồ sơ xuất khẩu- Tháng

2/ Đĩa lưu.

 

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC BIỄU MẪU

 

     A- LẬP BÁO CÁO THUẾ GTGT

1/ Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số : 01/GTGT)

Cơ sở căn cứ vào bảng kê hoá đơn mua, bán hàng hoá, dịch vụ để kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng.

Cách ghi :

+ Dòng (1) : Tổng hợp doanh thu, thuế, từ bảng kê doanh thu thuế đầu ra( Mẫu số 02/GTGT)

+ Dòng (2) : bằng a+b+c+d.

( a,b,c,d: lấy số liệu từ bảng kê DT thuế đầu ra phân theo nhóm thuế suất)

+ Dòng (3) : bằng giá trị HH mua vào mẫu 03/GTGT+ (giá trị HH mua vào có HĐ BH – số  thuế GTGT được KT) mẫu 05/GTGT

+ Dòng (4) : bằng thuế GTGT (mẫu 03/GTGT)  + thuế GTGT ( mẫu số 05/GTGT)

+ Dòng (5) : bằng số liệu lấy từ (Mục IV – thuế đầu vào được KT) trong bảng phân bổ thuế GTGT đầu vào theo doanh thu phát sinh ( mẫu PT-QT-6.2.2-2/BM02).

+ Dòng (6) : bằng dòng 2-5.

+ Dòng (7) : bằng số thuế GTGT kỳ trước chuyển qua.

+ Dòng  (8): bằng số thuế đã nộp trong tháng.

+ Dòng (9) : bằng số thuế đã được hoàn trả trong tháng.

+ Dòng (10) : bằng dòng số 6+7.

 

 

2/ Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra ( Mẫu số : 02/GTGT)

Cách ghi:

+ Bảng kê bán hàng mở từng tháng, ghi theo trình tự thời gian hoặc kết hợp theo từng nhóm, loại hàng hóa, dịch vụ và theo từng mức thuế suất thuế GTGT riêng.

+ Căn cứ vào bảng kê chi tiết, cơ sở lập tờ khai hàng tháng.

+ Cột (5) mã số thuế người mua : trường hợp người mua không có mã số thuế thì gạch ngang (-) hoặc chừa trống.

+ Cột (6) : Ghi tên 1 số mặt hàng đại diện có doanh thu cao nhất ghi trên tờ hoá đơn.

+ Cột (7) : Đối với HĐ GTGT là giá tính thuế (chưa có thuế GTGT).

+ Cột (8) : Ghi tỷ lệ thuế suất được hưởng %

+ Cột (9) : Ghi số thuế GTGT trên hoá đơn.

* Cách kê khai hoá đơn bị hủy, hàng bán trả lại:

a/ Hoá đơn bị hủy:

• Phát sinh trong tháng chưa kê khai thuế: ghi số HĐ , số sêry, ngày,lý do HĐ hủy, không ghi giá trị.
• Đã kê khai doanh thu & thuế đầu ra nhưng giảm vào các tháng kế tiếp, khi kê khai thuế phải ghi số HĐ, số sêry, ngày, số biên bản hủy HĐ, ghi số âm doanh thu & thuế đầu ra để giảm trừ.

b/ Hoá đơn hàng bán bị trả lại:

• Trường hợp hàng hóa bị trả lại toàn bộ: ghi số HĐ, số sêry, ngày, sốbiên bản trả hàng, ghi số âm doanh thu & thuế đầu ra để giảm trừ.
• Trường hợp hàng hóa bị trả lại 1 phần : ghi số HĐ , số sêry, ngày, số biên bản trả hàng , ghi số âm doanh thu & thuế đầu ra căn cứ vào số hàng trả lại ghi trên biên bản & hoá đơn xuất trả hàng để giảm trừ.

c/ Xuất trả hàng cần lưu ý 2 trường hợp :

• Bên bán hàng xuất hoá đơn GTGT nhưng đơn vị trả hàng xuất bằng hóa đơn bán hàng, thì trên HĐ xuất trả hàng bên mua ghi rõ xuất trả hàng của HĐ số , sêry, xuất ngày, tháng, năm, số lượng, đơn giá chưa thuế, tổng tiền hàng, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn & biên bản trả hàng, bên bán làm cơ sở kê khai để giảm trừ doanh thu & thuế đầu ra.
• Bên bán hàng xuất bằng hoá đơn GTGT nhưng cơ sở trả hàng là tư nhân không có HĐ, thì yêu cầu lập biên bản trả hàng  ghi rõ lý do trả hàng kèm theo hóa đơn liên đỏ của bên bán. Biên bản này được giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ để điều chỉnh giảm doanh thu & thuế đầu ra khi kê khai thuế GTGTcủa bên bán.

 

3/ Bảng kê  hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào ( Mẫu số: 03/GTGT)

Liệt kê tất cả các chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào có HĐ (GTGT)  phát sinh trong tháng kể cả biên lai nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu.

+  Cột (5) :  Trường hợp người bán không có mã số thuế thì gạch ngang (-) hoặc chừa  trống.

+  Cột (6) :  Nếu hoá đơn gồm nhiều mặt hàng thì ghi mặt hàng có doanh thu cao nhất trên hoá đơn đó.

+  Cột (7) : Đối với HĐ GTGT là giá tính thuế (chưa có thuế GTGT).

+ Cột (8) :  Ghi tỷ lệ thuế suất được hưởng %

+  Cột (9) : Ghi số thuế GTGT trên hoá đơn hoặc số  thuế GTGT trên biên lai nộp thuế hàng nhập khẩu.

Nếu là hàng nhập khẩu ghi ngày, số biên lai, thuế GTGT vào các cột 2,3,4 số thuế GTGT ghi vào cột (9) riêng doanh thu cột (8) ghi giá trên hoá đơn nhập khẩu.

 

Trường hợp mua vào hàng hoá không đúng hoặc kém chất lượng, phải trảõ lại cho người bán, bên mua phải lập biên bản & hoá đơn trả hàng ( sử dụng HĐ đầu ra của đơn vị ) làm căn cứ để kê khai giảm trừ đầu vào .

 

4/ Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng ( Mẫu số :05/GTGT)

+ Lập bảng kê từng tháng, ghi theo thứ tự chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ .

+ Trường hợp sơ sở mua hàng hoá là nông sản , thủy sản chưa qua chế biến ( thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT ở khâu sản xuất )  mua của cơ sở  SX sử dụng HĐ GTGT đầu vào cũng được kê khai vào bảng này .

+ Cột (6)    : Ghi mã số thuế người bán, trường hợp người bán không có mã số thuế thì gạch ngang (-) hoặc chừa trống .

+ Cột (7)    : Ghi giá mua hàng hoá, dịch vụ, ghi trên hoá đơn bán hàng .

+ Cột (8)    : Ghi số tiền thuế được khấu trừ, áp dụng theo công thức tính sau :

Tiền thuế được      =      Giá mua hàng hoá, dịch vụ    X       1%

Khấu trừ                               ghi trên hoá đơn

+ Cột (9)    : Ghi tỷ lệ được khấu trừ (%)

+ Cột ( 10) : Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại của người bán

Số thuế GTGT được khấu trừ của biểu này sẽ được tổng hợp vào dòng số 5 tờ khai thuế GTGT số 01/GTGT hàng tháng .

 

5/ Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ ( Mẫu số 06/GTGT)

+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ dùng cho các cơ sở kinh doanh có bán lẻ hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng. Người bán hàng hóa, dịch vụ phải lập bảng kê bán lẻ, theo từng lần bán, theo từng loại hàng; cuối ngày phải lập bảng kê gửi bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT .

+ Bộ phận kế toán phân loại doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán lẻ theo từng loại hàng hóa, dịch vụ và theo nhóm thuế suất GTGT, tính doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hàng hóa, dịch vụ bán ra theo qui định. Cuối tháng bộ phận kế toán sẽ xuất hóa đơn bán lẻ hàng hóa dịch vụ theo nhóm thuế suất, kèm bảng kê bán lẻ, những hóa đơn này liên 2 không xé rời khỏi cuống .

+ Cột (2)  : Đơn giá là giá bán lẻ hàng hoá ( đã có thuế VAT) .

Cách tính doanh thu chưa thuế áp dụng công thức sau :

Giá chưa thuế    =                   Giá thanh toán

1+ (%) thuế suất của hàng hoá , dịch vụ đó

 

6/ Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, VCNB ( Mẫu số :26BC/HĐ)

+ Cột (B) : Ghi tên của từng loại hoá đơn, VCNB đang sử dụng .

+ Cột (C) : Ghi ký hiệu HĐ, VCNB .

+ Cột (1) : Ghi số HĐ, VCNB còn lại của tháng trước chuyển tháng sau .

+ Cột (2) : Ghi số HĐ, VCNB mới lĩnh tăng trong tháng .

+ Cột (3) : Ghi số cộng của cột 1 và cột 2.

+ Cột (4) : Ghi số HĐ, VCNB đã sử dụng trong tháng.

+ Cột (5) : Ghi số HĐ, VCNB bị hủy.

+ Cột (6) : Ghi số HĐ, VCNB ẩm ướt mục nát, không sử dụng được, số bị hoả hoạn .

+ Cột (7) : Ghi số tổng cộng của cột 4,5,6.

+ Cột (8) : Số HĐ, VCNB còn lại đến kỳ báo cáo, số này bằng số liệu ở cột 3 trừ đi số liệu cột số 7.

 

7/ Bảng kê doanh thu và thuế đầu ra  (PTV-QT-6.2.2-2/BM01)

+ Cột (2) : Ngày, tháng, năm, phát hành hoá đơn .

+ Cột (3) : Số hoá đơn ( ghi đủ 6 chữ số ) .

+ Cột (4) : Tổng doanh thu chưa thuế .

+ Cột (5,6,7,8) : Doanh thu chưa thuế phân loại theo nhóm thuế suất tương ứng .

+ Cột (9) : Tổng thuế GTGT .

+ Cột (10,11,12,13) : Thuế GTGT phân loại theo nhóm thuế suất tương ứng .

Tổng doanh thu chưa thuế và thuế GTGT đầu ra phải tương ứng với dòng số 1 biểu số 01/GTGT.

 

  8/ Bảng phân bổ thuế GTGT đầu vào theo doanh thu phát sinh (PTV-QT-6.2.2-2/BM02)

 

+ Dòng (I)   :  * Cột 7,8,9,10,11 : Tổng doanh thu tháng , phân loại theo nhóm thuế suất tổng hợp từ bảng kê doanh thu thuế đầu ra (PTV-QT-6.2.2-2/BM01)

+ Dòng (II)  : * Cột 7,8,9,10,11 : Tổng thuế GTGT đầu ra , phân loại theo nhóm thuế suất tổng hợp từ bảng kê  doanh thu thuế đầu ra.

+ Dòng (III) :  * Cột 7,8,9,10,11 : Tổng thuế GTGT phát sinh, phân bổ theo tỷ lệ doanh thu đầu ra phát sinh cho từng nhóm thuế suất .

+ Dòng (IV) : * Cột 7,9,10,11: Tổng số thuế đầu vào được khấu trừ, phân theo nhóm thuế suất

* Cột 8 : Chừa trống ( không được khấu trừ đầu vào vì đầu ra  không chịu thuế)

+ Dòng (V) :  * Cột 7,9,10,11 : Thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra – thuế đầu vào được khấu trừ.( loại bỏ phần thuế GTGT đầu vào không chịu thuế )

 

B – LẬP BỘ HỒ SƠ XUẤT KHẨU

   1/ Bảng kê bộ hồ sơ xuất khẩu

+ Cột (2) : Số hợp đồng xuất khẩu

+ Cột (3) : Ngày, tháng, năm, ký hợp đồng.

+ Cột (4) : Trị giá hợp đồng (tính bằng USD)

+ Cột (5) : Tên khách hàng ký hợp đồng

+ Cột (6) : T/ chất hợp đồng mua bán, gia công, ủy thác.

+ Cột (7) : Số TT

+ Cột (8) : số hoá đơn GTGT

+ Cột (9) : Ngày, tháng, năm xuất hoá đơn

+ Cột (10) : Tên khách hàng ghi trên hoá đơn

+ Cột (11) : Số lượng (cái, tấn, cuộn)

+ Cột (12) : Trị giá hàng hóa ghi trên hoá đơn

+ Cột (13) : Cước thuê tàu

+ Cột (14) : Số tờ khai hải quan

+ Cột (15) : Ngày thực xuất, ghi trên tờ khai

+ Cột (16) : Số lượng hàng thực xuất, ghi trên tờ khai, được CQ hải chứng thực

+ Cột (17) : Trị giá hàng thực xuất (tính bằng USD)

+ Cột (18) : Số ký hiệu Invoice

+ Cột (19) : Ngày lập Invoice

+ Cột (20) : Số lượng thực xuất trên Invoice

+ Cột (21) : Trị giá Invoice (tính bằng USD)

 

Trên đây là quy trình lập báo cáo thuế GTGT – Bộ hồ sơ xuất khẩu hàng tháng của cơ sở, được các kế toán gởi về kế toán Thuế GTGT của Công Ty. Kế toánThuế GTGT Công Ty sau khi tổng hợp, trình Trưởng bộ phận duyệt sau đó trình Giám đốc duyệt,  nộp cho Cục Thuế theo các biểu mẫu quy định.

 

Đính kèm : 8 mẫu báo cáo thuế GTGT, 1 bảng kê bộ hồ sơ xuất khẩu.

6.1.4 Hướng dẫn luân chuyển chứng từ

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

HƯỚNG DẪN LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

 

1.1.   Qui định lập luân chuyển và lưu chứng từ kế toán:

 

STT

Loại Chứng Từ

Ký mã  hiệu

Trách nhiệm

Số  Liên

Luân chuyển & Lưu

Nơi sử dụng  bản photo

Là chứng từ gốc của

Liên 1

Liên 2

Liên 3

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

I

HÀNG TỒN KHO

1

Phiếu nhập kho

01-VT

KT

-

Nhập kho từ SX

1

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PNK )

-

Nhập từ mua ngoài

2-3

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PNK )

Làm chứng từ thanh toán + Kẹp vào PC (nếu Cơ sở tự thanh toán) + Chuyển về PTV để Kẹp vào PC (nếu Cty chi hộ) + Lưu hồ sơ NK (nếu là hàng Nhập khẩu)

Giao cho khách hàng (nếu có yêu cầu)

PC

-

Nhập nội bộ

2-3

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PNK )

Làm chứng từ thanh toán + Kẹp vào PC (nếu Cơ sở tự thanh toán) + Chuyển về PTV để Kẹp vào PC (nếu Cty chi hộ)

Giao cho cơ sở nội bộ (kẹp vào chứng từ xuất)

- PC -PXK

-

Nhập khác

1-3

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PNK )

Người giao (nếu có)

PTV lưu hồ sơ hàng trả (nếu có)

2

Phiếu xuất kho

02-VT

KT

-

Xuất kho để SX

1

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT chi tiết hàng tồn khỏ lưu (vào cuốn PXK )

-

Xuất nội bộ

2

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PXK )

Giao cho cơ sở nội bộ (kẹp vào chứng từ nhập)

- PC _PT

Xuất khác

1-2

Giao Thủ kho ghi thẻ kho và chuyển KT lưu (vào cuốn PXK )

Người nhận (nếu có yêu cầu)

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

3

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

03-VT

3

Lưu tại cuốn

Giao cho cơ sở nội bộ _lưu với chứng từ nhập kho (nếu có nhập kho) _hoặc lưu cùng phiếu chi

_Dùng thanh toán (kẹp vào PT) _Lưu tại cuốn nếu không thanh toán

Chứng từ PC (nếu có nhập kho)

- PNK - PT

4

Lệnh điều động

_KT _PTV

1

_Đóng thành cuốn _Kẹp vào cuốn PXK kiêm vận chuyển nội bộ

PXK

5

Thẻ kho

06-VT

Thủ kho

1

Thủ kho

6

Biên bản kiểm kê

08-VT

KT

3

Giao thủ kho

Chuyển về PKT

KT cơ sở lưu

II

BÁN HÀNG

-

Hoá đơn GTGT

KT CT PTV

3

Lưu tại cuốn

Giao khách hàng

Dùng để Thanh toán + Kẹp vào PT (nếu Cơ sở tự thu) + Chuyển về P.TV để kẹp vào PT (nếu Cty thu hộ). +Kẹp vào chứng từ ngân hàng (thu bằng CK)

KT Cơ sở

- -

Biên bản hủy hoá đơn Biên bản điều chỉnh Hóa đơn

KT CT PTV

2

PTV lưu

Giao cho khách hàng

KT Cơ sở

7

Biên bản trả hàng

KT

2

PTV lưu (hồ sơ trả hàng)

Giao cho khách hàng

KT Cơ sở

III

TIỀN TỆ

1

Phiếu thu

01-TT

KT

2

Thủ quỹ giữ ghi BCQ và chuyển kế toán lưu thành cuốn (liên màu trắng)

Giao cho người nộp tiền (nếu cần) (liên màu vàng)

2

Phiếu chi

02-TT

KT

1-3

Thủ quỹ giữ ghi BCQ và chuyển kế toán lưu thành cuốn (liên màu trắng)

Giao cho người nhận tiền (nếu cần) (liên màu vàng)

3

Biên bản kiểm quỹ

07-TT

KT

3

Thủ quỹ

PKT

Kế toán

IV

TÀI SẢN CỐ ĐỊNH :

1

BB giao nhận TSCĐ - Mua sắm mới - Nhập khẩu

01-TSCĐ

KT TSCĐ

3

KT TSCĐ lưu

Nơi nhận

Người giao

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

2

BB bàn giao trách nhiệm sử dụng TS

3

KT TSCĐ lưu

PKT

PTCS

3

Thẻ TSCĐ

02-TSCĐ

KT TSCĐ

1

KT TSCĐ lưu

4

BB thanh lý, nhượng bán tài sản

03-TSCĐ

KT TSCĐ

3

KT TSCĐ lưu

PKT

PTCS

5

BB nghiệm thu tài sản

KT TSCĐ

3

KT TSCĐ lưu

PKT

PTCS

6

Phiếu chuyển TSCĐ-CCDC

KT TSCĐ

2-3

KT TSCĐ lưu

Người giao

Người nhận

7

Hợp đồng mua  bán TSCĐ

PTV

Phòng TV lưu

Khách hàng

KT TSCĐ

V

CÔNG NỢ

-

BB đối chiếu công nơ

KT

3

Phòng kế toán

Giao cho khách hàng

KT cơ sở lưu

-

BB giảm giá hàng bán

KT

3

Phòng kế toán

Giao cho khách hàng

KT cơ sở lưu

VI

TIỀN LƯƠNG

Bảng lương,BHXH,KPCĐ,BHYT

_KT _PTV

3

PTV Lưu

Kẹp vào phiếu chi

KT

VII

HỢP ĐỒNG MUA BÁN

-

Hợp đồng

PTV

PTV lưu

Khách hàng

-

Biên bản thanh lý

PTV

PTV lưu

Khách hàng

VIII

Nghiệp vụ khác

Biên bản xử lý  liên quan hạch toán

Chứng từ ghi sổ

KT

2

KT cơ sở lưu

Nộp PKT (kèm chứng từ )

 

1.2.   Qui định nộp chứng từ kế toán về phòng kế toán

Các chứng từ khi nộp về phòng kế toán phải được:

-          Đóng thành cuốn theo loại và kèm theo chứng từ gốc

-          Đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở, các bộ phận liên quan (ngoại trừ phiếu chi  Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký sau khi chuyển về phòng kế toán)

-          Các phiếu thu, chi khối văn phòng công ty được lưu giữ tại bộ phận lập phiếu (chị Hường) cho đến khi có yêu cầu đưa vào kho lưu trữ .

 

STT	Loại chứng từ	Nộp về PKT chậm nhất	Người nhận
1	Phiếu thu	Ngày 20 tháng sau	KT kiểm tra
2	Phiếu chi	Ngày 20 tháng sau	( chứng từ
3	Phiếu nhập kho	Ngày cuối tháng sau	Các Phân xưởng in
4	Phiếu xuất kho	Ngày cuối tháng sau	Nộp cho kế toán
5	Biên bản kiểm kê	10 ngày sau kiểm kê	Tổng hợp in)
6	Các biên bản khác	Ngày 20 tháng sau
7	Bảng lương, BHXH,YT,kpcđ	Ngày 20 tháng sau
8	Chứng từ ghi sổ	Ngày 20 tháng sau

 

6.1.3 Quy định về chứng từ thanh toán

Tài Liệu Ứng Dụng Quản Trị Công Ty Thương Mại

                    Quy Trình và Biểu Mẫu

 

1          Quản trị marketing

 

2          Quản trị mua hàng

 

3.         Quản trị kho

 

4.         Quản trị bán hàng

 

5.         Quản trị nhân sự

 

6.         Quản trị tài chính kế toán

 

QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ THANH TOÁN

 

A/LẬP HÓA ĐƠN

  

Các bước	Trách nhiệm	Nội dung
Bước 1	Các cơ sở có yêu cầu	Lập phiếu yêu cầu xuất hóa đơn (theo mẫu 1)
Bước 2	Nhân viên lập hóa đơn	Nhận yêu cầu xuất hóa đơn từ cơ sở (phiếu yêu cầu hoặc báo bằng điện thoại có ghi nhận lại trường hợp gấp)
Bước 3	Nhân viên theo dõi thực hiện HĐKT         BGĐ, TPTV	Đối chiếu nội dung yêu cầu xuất hóa đơn với HĐKT, ĐĐH đã ký  Trường hợp 1(phù hợp): chuyển xuất hoá đơn. Trường hợp 2: Nếu đối chiếu không phù hợp chuyển xin ý kiến xem xét giải quyết (theo mẫu 2). +Xem xét giải quyết, đồng ý chuyển xuất hóa đơn .Nếu không đồng ý: lập lại bước 1.
Bước 4	Nhân viên lập hóa đơn	Lập hóa đơn xuất và trình ký
Bước 5	Nhân viên lập hóa đơn	Chuyển giao hóa đơn cho đơn vị có yêu cầu – lập sổ theo dõi giao nhận hóa đơn, ký nhận ghi rõ số liên
Bước 6	Nhân viên lập hóa đơn	Nhập dữ liệu xuất hóa đơn – cuối tháng báo cáo theo chương trình quản lý hợp đồng.
Bước 7	Nhân viên lập hóa đơn	Sắp xếp liên lưu hóa đơn theo số thứ tự đóng thành cuốn – Đóng cuốn phiếu yêu cầu theo đơn vị cơ sở
Bước 8	Tổtrưởng nghiệp vụ thuế   Nhân viên lập hóa đơn	Trong qúa trình thực hiện thì phát sinh các trường hợp sau : Nếu xuất hóa đơn sai, sẽ đối chiếu kiểm tra xác định và qui trách nhiệm cá nhân có liên quan. Lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, mở sổ giao nhận biên bản (kiểm soát nhắc nhở cơ sở hoàn tất biên bản để lưu), cuối tháng báo cáo. Bảo quản ,lưu giữ tuyệt đối không để xẩy ra mất hóa đơn

 

Phòng tài vụ sẽ thực hiện lập hóa đơn sau khi HĐKT (ĐĐH) đã được BGĐ ký duyệt, phần thanh lý hợp đồng sẽ được ký sau khi hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu đã hoàn tất.

 

B CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN

I/ Chứng từ chi

Căn cứ để thanh toán nghiệp vụ mua hàng ,dịch vụ ,chi phí phải có bảng báo giá  hoặc HĐKT (ĐĐH) có bút phê duyệt chấp thuận của BGĐ. Nếu nghiệp vụ  phát sinh không có bút phê duyệt của BGĐ thì kế toán và thủ quỹkhông thực hiện nghiệp vụ chi.

 

v           Về mua hàng hóa, công cụ:

-    Hóa đơn TGGT

-          Phiếu nhập kho

-          Phiếu đề nghị chi có bút phê của phụ trách đơn vị cơ sở và của BGĐ

-          Bảng báo giá  hoặc HĐKT (ĐĐH) có bút phê duyệt chấp thuận của BGĐ.

 

v     Về chi phí :

+   Có hóa đơn

-          Hóa đơn TGGT

-          Phiếu đề nghị chi có bút phê của phụ trách đơn vị cơ sở và của BGĐ

-          Bảng báo giá  hoặc HĐKT (ĐĐH) có bút phê duyệt chấp thuận của BGĐ.

+  Không hóa đơn

-          Giấy nhận tiền ghi đầy đủ nội dung và có duyệt chi của phụ trách đơn vị cơ sở hoặc của BGĐ .

-          Bảng báo giá có bút phê duyệt chấp thuận của BGĐ .

 

Trường hợp số tiền chi lớn hơn 2.000.000đ phải nộp thuế thu nhập không thường xuyên theo biểu thuế của pháp lệnh số 35/2001/PL-UBTVQH10 (mẫu đính kèm )

 

     Trường hợp đơn vị cơ sở chuyển về kho quỹ Cty chi ,cơ sở lập bảng kê  (theo mẫu 3) và các chứng từ  qui định trên (hóa đơn GTGT bản sao).

 

Sau khi kiểm tra đủ kế toán chi tiết  lập phiếu chi  , thủ quỹ căn cứ phiếu chi chi tiền có kiểm tra lại nội dung đúng theo yêu cầu

 

 

II/ Chứng từ thu

 

Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã xuất giao hàng .

Trường hợp khách hàng kiểm tra và loại các sản phẩm không đạt,phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn .